Of het nu gaat om uw interne organisatie efficiënter te maken, interactie met klanten te verbeteren, communicatie met leveranciers te verbeteren, administratie op punt te stellen u bent zich er ongetwijfeld van bewust dat het succes van uw onderneming in grote mate wordt bepaald door de sterkte van uw IT toepassingen. Vandaag heeft een IT organisatie niet enkel een ondersteunende functie, maar is het een drijvende kracht voor ondernemingsgroei.
Uw IT afdeling doet vandaag ongetwijfeld wat ervan verlangd wordt, maar is ze uitgerust om de uitdagingen van morgen aan te gaan? Zijn er solide fundamenten om op te steunen of is zijn er een groot aantal IT projecten en ontbreekt het overzicht op planning en uitvoering? Hebben de systemen binnen de onderneming een transparante structuur of bent u afhankelijk van de kritische kennis van één persoon of leverancier?
Objectieve evaluatie in functie van uw groei.
Om als organisatie vooruit te gaan, is het cruciaal een kritische analyse te maken van de sterktes én de zwaktes van de huidige situatie en op IT gebied is dit niet anders. IT is meer en meer een component waar ieder aspect van de bedrijfsvoering op steunt en dient enerzijds flexibel met wijzigingen om te gaan en anderzijds betrouwbaar en robuust te zijn voor kritische bedrijfsprocessen. Essentieel is dat deze analyse door een onafhankelijke partij gebeurt die als primaire doelstelling een objectieve analyse voor ogen heeft en die niet gericht is op het verkopen van de zoveelste ‘nieuwe tool’.
Een IT audit kan ofwel van algemene aard zijn, ofwel kan er ingezoomd worden op bepaalde deelaspecten binnen het IT gebeuren.
Beheer van de IT organisatie
Ongetwijfeld hebt u hoge verwachtingen van uw IT organisatie, maar hoe wordt verzekerd dat deze ook worden ingelost? Idealiter moet de IT afdeling de behoefte van haar klanten – de andere afdelingen van de organisatie – op een snelle, kwalitatieve en economisch verantwoorde manier te beantwoorden en dit zonder het risico te lopen de bestaande processen in gevaar te brengen of de veiligheid de compromitteren.
Plannen van nieuwe functionaliteiten
Een IT project begint steeds met een analyse van de behoefte van de klant en in functie van prioriteit en budget moet vervolgens de juiste oplossing gekozen worden. Belangrijk hierbij is dat de juiste behoeftes in kaart worden gebracht, de juiste toolkeuzes worden gemaakt en dat de juiste competenties binnen de organisatie aanwezig zijn om de geplande functionaliteit te realiseren. Verder is het van belang dat u niet telkens opnieuw het wiel uitvindt, maar dat een solide structuur aanwezig is waarop verder bouwen mogelijk is.
Bouwen van oplossingen
Op het moment dat de beslissing genomen is om uw project te starten, dient u er over te waken dat het project zijn beloftes op tijd, binnen budget en op een kwalitatieve manier waarmaakt. Tijdens veel projecten dient de afweging te worden gemaakt of bepaalde softwarecomponenten aangekocht zullen worden, dan wel door programmeurs op maat gemaakt. Uiteraard is de doelstelling daarbij dat het bouwen volgens de regels van de kunst gebeurt, zodat op het einde van de rit een veilige en kwalitatieve oplossing geïmplementeerd is.
Uitbaten en aanpassen van systemen
Eens een IT project gerealiseerd is, verandert ook de dynamiek van de activiteiten: enerzijds zijn er vroeg of laat aanpassingen nodig omwille van bijvoorbeeld wetswijzigingen of verandering in bedrijfsvoering, anderzijds dient u steeds oog te hebben voor het bewaken van de stabiliteit van de toepassing en ervoor te zorgen dat er op geen enkel moment gegevens verloren gaan.
Meten is weten
Tenslotte zijn ook systemen nodig die performantie in kaart brengen. Beschikt u over de juiste KPI’s en meet u die bovendien op een correcte manier? Worden enkel de interne processen gemeten of ook de mate waarin de IT afdeling in staat is haar klanten te bedienen? Vergeet ook tools om veiligheid en kwaliteit te meten niet.
Al deze aspecten van het IT gebeuren kunnen afgetoetst worden ten opzichte van de best practices zoals die gekend zijn in de markt en dit op maat van uw bedrijf. Waar er afwijkingen zijn, kunnen de risico’s in kaart gebracht worden zodat duidelijk de impact van mogelijke tekortkomingen zichtbaar is en worden aanbevelingen geformuleerd.
Kies IT oplossingen in functie van uw groei.
De IT audit biedt een objectieve evaluatie van uw huidige positie in functie van uw organisatiedoelstellingen. Door deze oefening te maken, krijgt u een beter inzicht in de sterke punten van uw IT organisatie en een overzicht van waar verbeteringen mogelijk zijn.
Op basis van risico, impact, toegevoegde waarde en geschatte kostprijs van de aanpassingen, kunt u dan aan de verschillende acties prioriteiten toekennen zodat u vrij snel tot de meest verstandige beslissingen komt en uw organisatie het best kunt vooruit helpen.
