Stel: je wil een huis bouwen. Dat is iets waar je goed over nadenkt. Je praat met verschillende mensen, laat je bijstaan door een architect, wikt en weegt alvorens je beslist en de bouwwerken starten. Vanuit onze praktijkervaring zien we dat bedrijven minder doordacht te werk gaan als het gaat over het automatiseren van bedrijfsprocessen.
Een paar voorbeelden om dit te verduidelijken.
Multi-kanaaloplossing
Een bedrijf heeft naast zijn bestaande website waar klanten algemene informatie vinden en hun eigen bestellingen kunnen beheren, ook gewerkt aan een app. Die app laat klanten toe om bestellingen op te volgen en aan te geven wanneer de bestelling best wordt geleverd. Voor beide oplossingen is het marketingdepartement verantwoordelijk. De salesmensen in de organisatie hebben een tabletoplossing die ze gebruiken om verkoop te ondersteunen bij de grote klanten van het bedrijf. Op zich werken de drie kanalen (web, app en tabletoplossing) perfect. Van klanten krijgt het bedrijf te horen dat de informatie op de website niet volledig is afgestemd met die in de app. Als ze met een verkoper spreken, zien ze dat die een ander systeem gebruikt met meer informatie over de klant. Door op voorhand goed te luisteren naar wat de klant wil, kan je beter inschatten welk kanaal je waarvoor wil gebruiken en kan je de ervaring van de eindklant beter afstemmen over de kanalen heen.
ERP-pakket wordt niet gebruikt
Een bedrijft beslist om een aantal ondersteunende processen zoals boekhouding, payroll, voorraadbeheer en logistiek te automatiseren. Na een tijdje regent het klachten bij de gebruikers van het nieuwe systeem. We stellen na een eerste bevraging vast dat de eindgebruikers van het systeem vooraf niet gehoord werden om hun input te vragen en aan te geven wat voor hen belangrijk was. Er was een pakket gekocht, er waren opleidingen georganiseerd en de gebruikers moesten ermee aan de slag. Het pakket kon echter de verwachtingen van de eindgebruikers niet invullen. Deze waren immers ongekend. Het resultaat was dat bepaalde taken opnieuw manueel werden uitgevoerd. Bovendien verdwenen blijkbaar ook gegevens, waardoor het vertrouwen in het systeem volledig weg was. Door op voorhand eindgebruikers te betrekken bij het automatiseren van hun werking, krijg je betrokkenheid en kan je meer rekening houden met hun wensen. Niet alle wensen zijn realiseerbaar; je krijgt wel van in het begin veel meer buy-in, wat de uiteindelijke introductie een pak eenvoudiger maakt.
Hoe komt dit? Vanuit onze praktijkervaring zien we dat de noodzakelijke tussenstap om goed in kaart te brengen WAT men wil op het vlak van automatisering wordt overgeslagen. Veelal wordt meteen de sprong gemaakt van probleem naar oplossing – het HOE.
Laat ons even terugkeren naar het bouwen van een huis. Het goed nadenken over een huis is een complexe en tijdrovende bezigheid. We laten ons bijstaan door ervaren mensen (architect, aannemers …) die tips geven, vragen stellen, ons helpen om ons toekomstbeeld te vormen. Hetzelfde proces moeten we volgen voor het automatiseren van onze bedrijfsprocessen. Ook hier zal het na overleg, na het bekijken van verschillende oplossingen (al dan niet bij andere bedrijven), na het stellen van vragen, duidelijk worden hoe de toekomst er het beste uitziet.
Het probleem is dat bedrijven hiervoor veelal niet de tijd nemen. Die tussenstap kost tijd en geld. Toch is het zo dat door op voorhand goed na te denken, heel wat problemen kunnen worden vermeden bij de implementatie, de invoering van de oplossing later. Uit onderzoek weten we dat de kost voor het oplossen van een probleem exponentieel toeneemt naarmate het automatiseringsproject loopt.
Hoe kan je dit vermijden?
Door in de ontwerpfase voldoende tijd te voorzien voor het in kaart brengen van de vereisten en door in de bouw van de oplossing de uitvoering van dichtbij op te volgen, kan je heel wat problemen vermijden achteraf. We gebruiken hiervoor een gestructureerde aanpak in twee stappen:
- In kaart brengen van de vereisten voor de bouw
Via gesprekken en vergaderingen met verschillende betrokkenen in uw onderneming brengen we in kaart wat er dient te gebeuren en waarom dit belangrijk is voor de organisatie. Zowel directie als mensen die de oplossing later zullen gaan gebruiken, worden nauw betrokken. Waar mogelijk worden klanten betrokken in deze oefening. De wensen (= de vereisten) voor de nieuwe oplossing worden overzichtelijk in kaart gebracht en in overleg worden prioriteiten bepaald. Dit is de goede basis voor een geslaagde uitvoering.
- Het beheren van de vereisten tijdens de bouw
Tijdens de bouw van de oplossing monitoren we of de vereisten worden opgeleverd zoals voorzien. De mensen die de bouw uitvoeren zijn niet altijd betrokken bij de ontwerpfase. Het is vaak cruciaal hen goed uit te leggen wat er moet gebeuren en waarom dat belangrijk is.
Grant Thornton helpt u om deze problemen aan te pakken binnen uw omgeving. Onze ervaren consultants brengen samen met u de vereisten in kaart op basis van de input van de verschillende belanghebbenden, helpen u de juiste partner te kiezen voor de bouw van de oplossing en betrekken u continu bij de opvolging van de bouw.
We zijn ervan overtuigd dat Grant Thornton u kan helpen in het op punt zetten van uw vereistenproces waardoor al uw projecten een oplossing bieden aan de werkelijke noden, net zoals u zou doen voor het bouwen van uw eigen huis…
