Tout employeur vise à optimiser ses charges salariales et frais de personnel. Il est dès lors important de déterminer quelles sont les formes de rémunération alternative possibles. Le remboursement de frais est l’une des alternatives les plus courantes. Pour déceler plus facilement les abus, l’administration a élargi l’obligation de déclaration des remboursements de frais à partir de cette année. Nous commencerons par passer brièvement en revue les principes de base.
Lorsque le travailleur engage des frais dans le cadre de l’exercice de ses activités professionnelles, le remboursement de ces frais par l’employeur n’est pas une rémunération. Autrement dit : si toutes les conditions sont réunies, le remboursement de frais est exonéré d’impôts et de cotisations sociales.
Vu que le remboursement de frais sur la base de justificatifs ou de notes de frais est souvent fastidieux, un système d’indemnités forfaitaires est appliqué. L’administration accepte cette pratique à condition que le montant soit déterminé « sur la base de normes sérieuses et concordantes qui sont le résultat d’observations et de recoupements nombreux ». Pour vous prémunir des risques fiscaux, vous pouvez, en tant qu’employeur, demander un ruling au Service des décisions anticipées. Nous pouvons évidemment vous offrir notre assistance.
Pour certains frais, le fisc prévoit lui-même les directives nécessaires (les indemnités déterminées en application de ces directives sont évidemment considérées comme des « indemnités sur la base de normes sérieuses »). Citons à titre d’exemples :
Un montant de €0,417/km (à partir du 1er juillet 2022) peut être payé pour les déplacements professionnels que le travailleur effectue avec son propre véhicule. Jusqu’au 30 juin 2022, ce montant était de €0,3707/km, mais il se peut qu’il augmente encore (avec effet rétroactif).
- Les frais de séjour pour déplacements professionels en Belgique
À partir du 1er avril 2022, le montant maximum de l’indemnité forfaitaire pour les repas et boissons (pour les déplacements d’au moins 6 heures) s’élève à €18,47/jour ou (maximum) €295,95/mois.
- Les frais de séjour pour déplacements professionels à l’étranger
Les dépenses pour les repas, les transports locaux et autres menues dépenses dans le cadre de déplacements professionels à l’étranger peuvent être remboursées forfaitairement sur la base des ‘indemnités de séjour’ fixées par le SPF Affaires étrangères, étant entendu qu’il est fait une distinction entre les missions de ‘courte durée’ (maximum 30 jours calendrier) et les déplacements professionels de longue durée (plus de 30 jours calendrier consécutifs).
Les travailleurs qui travaillent régulièrement à domicile peuvent percevoir une indemnité forfaitaire de €140,15/mois (juin - août 2022) et €142,95/mois (à partir de septembre 2022) pour leurs frais de bureau, €20,00/mois pour l’Internet, €20,00/mois pour un ordinateur et €10,00/mois pour d’autres appareils (par exemple, un deuxième écran, une imprimante ou un scanner).
Il est évident que les frais qui sont remboursés sur une base forfaitaire ne peuvent pas être remboursés encore une fois sur la base de justificatifs (élimination des doubles emplois).
Malgré l’exonération, l’employeur est obligé de déclarer ces remboursements de frais sur la fiche fiscale 281.10 (travailleur salarié) ou 281.20 (dirigeant d’entreprise) où une distinction est faite entre :
- « les indemnités forfaitaires sur la base de normes sérieuses »
- « les indemnités forfaitaires en absence de normes sérieuses », et
- « les indemnités sur la base de justificatifs » (c’est-à-dire le remboursement des frais réels).
À partir de 2022, il faudra mentionner le montant effectivement remboursé pour chacun des trois types. Auparavant, ce n’était le cas que pour les indemnités non déterminées sur la base de normes sérieuses. Pour éviter toute discussion, il est donc important de justifier suffisamment les indemnités octroyées.
Enfin, il faut savoir que les montants et conditions appliqués par le fisc ne correspondent pas nécessairement à ceux appliqués par l’ONSS. Il convient dès lors de vérifier si l’ONSS accepte les mêmes montants.
