Les indemnités octroyées par les employeurs à leurs travailleurs en télétravail sont un thème d’une actualité brûlante dans le contexte de la crise persistante liée à la pandémie du Covid-19. Dans notre article ‘Covid-19 : indemnité forfaitaire de télétravail’, nous avons déjà expliqué que les employeurs pouvaient octroyer une indemnité forfaitaire de télétravail à leurs travailleurs. Dans le présent article, nous commenterons les principales lignes de force de la circulaire du fisc du 14 juillet 2020[1].
Une nouvelle circulaire a récemment été publiée sur le sujet[2].
Nous en exposerons ci-après les principaux principes et nouveautés.
Principes
Le principe de l’indemnité de télétravail ne change pas. Les employeurs peuvent octroyer une indemnité forfaitaire de bureau à leurs travailleurs qui effectuent du télétravail. Cette indemnité constitue un remboursement non imposable de frais propres à l’employeur.
Attention, les dirigeants d’entreprise ou travailleurs salariés en télétravail qui relèvent de régimes spéciaux (par exemple cadres étrangers et structures de type salary-split) ne peuvent invoquer l’application de ce régime.
L’indemnité forfaitaire de bureau est supposée couvrir tous les frais de bureau, entre autres l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur, les fournitures informatiques et d’impression, les fournitures de bureau, les fournitures de base (eau, électricité, chauffage), les frais d’entretien, les frais d’assurance, le précompte immobilier et le café/l’eau/les rafraîchissements. L’employeur ne peut par conséquent pas intervenir d’une autre manière dans ces frais de bureau (par exemple en prenant à sa charge une partie des frais d’électricité).
L’indemnité forfaitaire de bureau peut être octroyée aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur une base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail, soit l’équivalent d’une journée de travail par semaine (par exemple une journée de travail complète par semaine, deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail).
Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle. Il n’est plus fait mention de la condition de télétravail à raison d’au moins cinq jours de travail par mois. La circulaire donne l’exemple d’un travailleur à temps plein qui, pour éviter l’heure de pointe du matin, preste chaque jour les deux premières heures de sa journée normale de travail depuis son domicile. Ces heures entrent également en considération pour l’appréciation du télétravail structurel et régulier. Le télétravail en dehors des heures normales de travail (par exemple le soir ou le week-end) n’entre en revanche pas en considération.
Nouveautés
L’indemnité ne peut dépasser €129,48 par mois. Le montant maximum a été augmenté temporairement à €144,31 par mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021.
L’employeur peut, sur la base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait dans lesquelles le télétravail est organisé faire une distinction quant au montant de l’indemnité de bureau octroyée. Si les conditions d’octroi de l’indemnité forfaitaire de bureau sont remplies, une telle différenciation ne constitue pas en soi un problème. Toutefois, s’il est constaté que cette différenciation vise à accorder à un membre spécifique du personnel une indemnité de frais plus élevée sans qu’une justification suffisante existe pour cela, ou qu’une catégorie de personnel est définie dans ce même but, cela ne sera pas accepté.
La circulaire confirme en outre que l’employeur peut intervenir dans l’achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique (siège de bureau, deuxième écran d’ordinateur, clavier, etc.) lorsque ceux-ci sont payés par le travailleur lui-même. L’administration accepte que les remboursements (dans ce cas, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau) de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique précités soient considérés comme un remboursement exonéré de frais propres à l’employeur, à condition qu’ils s’appuient sur des pièces justificatives réelles et qu’ils soient liés à des investissements qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale.
Ce remboursement peut être effectué en une fois ou être réparti dans le temps (par exemple sur la durée d’utilisation normale du siège de bureau). L’employeur doit tenir les pièces justificatives à disposition et ces remboursements doivent également être mentionnés sur la fiche 281.10 du travailleur en tant que frais propres à l’employeur.
La circulaire confirme également qu’en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau de €129,48/€144,31 par mois, l’employeur peut octroyer les indemnités mensuelles forfaitaires supplémentaires suivantes :
- une indemnité de maximum €20 par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés et
- une indemnité de maximum €20 par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques ou
- une indemnité de maximum €10 par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante/d’un scanner sans ordinateur privé.
Enfin, l’administration accepte que la mise à disposition de certains biens qui sont nécessaires pour exercer de manière normale l’activité professionnelle à domicile ne donne pas lieu à l’imposition d’un avantage de toute nature.
Quid de l’ONSS ?
Étant donné que les principes repris dans la circulaire 2021/C/20 sont en phase avec la manière dont l’ONSS appliquait déjà ce remboursement de frais par le passé, l’ONSS a décidé de suivre entièrement cette circulaire en ce qui concerne la qualification des mises à disposition de matériel et les remboursements de frais dans le cadre du télétravail. L’ONSS et le fisc sont donc sur la même longueur d’onde en ce qui concerne ce type d’indemnités de télétravail[3].
L’ONSS attire même l’attention sur le fait qu’en cas de doute quant à la qualification d’un élément au titre de rémunération lors de remboursements de frais que l’on pense être à la charge de l’employeur, il sera renvoyé en priorité à cette circulaire.
Conclusion
La nouvelle circulaire répond aux questions pratiques des employeurs à l’égard de l’administration concernant toute indemnité de télétravail quelconque ou tout remboursement de matériel de bureau au travailleur.
Si l’employeur souhaite appliquer d’autres modalités et/ou montants, il peut être intéressant de conclure un ruling fixant les montants des remboursements de frais par catégorie de fonction et ce, par sécurité en prévision de futurs contrôles fiscaux. Nous pouvons évidemment lui offrir notre assistance.
