De fiscus kan voortaan uw boekhouding digitaal opvragen zonder dat hij zich daarbij moet verplaatsen. In de huidige (corona)omstandigheden is deze maatregel logisch. Bovendien vermindert dit de administratieve lasten voor de belastingplichtige. Evenwel kan deze op het eerste zicht onschuldige maatregel mogelijks ook nadelige gevolgen hebben voor de belastingplichtige. Door de fiscale controle vanop afstand bestaat er immers een reële kans dat u – zonder het zelf te beseffen – te veel informatie verschaft aan de fiscus.
Invoering van de fiscale controle vanop afstand
In het verleden kon u als belastingplichtige door de fiscus enkel worden verzocht om boeken en stukken ‘zonder verplaatsing’ te tonen. U kon niet verplicht worden om uw boekhouding naar de kantoren van de fiscale administratie te brengen en de fiscus kon uw boekhouding evenmin meenemen. De controleur moest zich dus verplaatsen naar de plaats waar de controle plaatsvond.
Door de nieuwe regelgeving is het sinds 10 juli 2021 mogelijk dat u de controleur niet langer in persoon zal ontmoeten. Op basis van deze regelgeving mag de fiscale administratie namelijk iedereen met een digitale boekhouding verzoeken om deze digitaal over te maken “via een beveiligd elektronisch platform van de FOD Financiën”.
Back-up van de volledige digitale boekhouding
Een back-up geven van de volledige boekhouding lijkt in eerste instantie niet zo'n moeilijke opdracht als uw boekhouding digitaal wordt gevoerd, maar niets is minder waar. In welke vorm moet dit gebeuren? Welke informatie moet u verplicht geven? Dit is niet altijd duidelijk waardoor de kans bestaat dat u informatie verschaft waartoe u helemaal niet verplicht bent.
Bovendien verkiest de fiscale administratie een back-up-bestand zodat de eigen auditsoftware op de gegevens kan worden toegepast, en neemt dus geen genoegen met een kopie of een pdf-bestand. De fiscus heeft zo dus meer mogelijkheden om de boekhouding te onderzoeken in vergelijking met een onderzoek ter plaatse.
Quid rechtsbescherming?
De back-up bevat in principe alle ingebrachte data en strekt zich meestal uit over meerdere boekjaren. Mogelijks wordt er dan geen rekening gehouden met de wettelijke onderzoekstermijnen en de grenzen aan de bevoegdheden van de fiscale administratie bij een fiscale controle. Bovendien kan het beroepsgeheim van uw accountant in het gedrang komen indien bepaalde communicatie in de back-up wordt opgenomen. Het is dus zeker aangewezen om nauwkeurig na te gaan welke informatie via de back-up-versie wordt verstrekt.
Een Trojaanse oorlog vermijden
Vooraleer u zomaar uw boekhouding bezorgt aan de fiscale administratie, is het raadzaam een en ander kritisch te bekijken. Wij kunnen u bijstaan om de potentiële gevaren van dit 'paard van Troje' te vermijden, zodat u enkel de voordelen ondervindt van deze nieuwe regeling. Zo zal bij een fiscale controle op afstand niet langer de bedrijfsvoering worden belemmerd, wat mogelijks wel het geval is bij een onderzoek ter plaatse.
