De factuur is hét handelsdocument bij uitstek. Zij vormt de bevestiging van de geleverde diensten of goederen waarvoor betaald moet worden.
Een correcte uitreiking, zowel naar de inhoud als de vorm, is van groot belang, niet enkel om sancties te vermijden maar vooral om de goede commerciële relatie met de klant te waarborgen aangezien deze het grootste risico loopt om bij een onregelmatige factuur het recht op aftrek van btw te verliezen.
We lijsten graag de voornaamste aandachtspunten voor u op.
Verplichte vermeldingen op de factuur
Voorafgaand merken we op dat de toelichting die volgt, zich niet beperkt tot de factuur in de klassieke betekenis van het woord, maar eveneens van toepassing is op bijvoorbeeld overbrengingsdocumenten, creditnota’s of andere verbeterende stukken.
Een factuur is btw-conform wanneer de verplichte vermeldingen worden opgenomen om als btw-conforme factuur te gelden[1].
Wat deze regelgeving niet voorschrijft, is de verplichte vermelding van het woord ‘factuur’ om als btw-conforme factuur te gelden.
Kortweg zouden in principe minimaal volgende vermeldingen op de factuur aanwezig moeten zijn:
- datum van uitreiking of van opstelling
- volgnummer van inschrijving in het boek van uitgaande facturen, waaruit de factuur ondubbelzinnig kan worden geïdentificeerd
- naam, adres en btw-nummer van de leverancier (of lid van de btw-eenheid)
- naam, adres en btw-identificatienummer van de medecontractant
- datum waarop het belastbaar feit van de levering van het goed of de dienstverrichting heeft plaatsgevonden of de datum van de ontvangst van de prijs of een deel ervan, voor zover een datum kan worden bepaald en deze verschilt van de datum van uitreiking van de factuur
- de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen of verstrekte diensten met aanduiding, naargelang van het geval, van de hoeveelheid van de goederen of van de aard van de diensten en, meer algemeen, van alle elementen nodig om de aard van de uitgevoerde handeling en het tarief van de verschuldigde belasting te bepalen
- de maatstaf van heffing per tarief en per vrijstelling, de eenheidsprijs, exclusief btw, en de eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en -rabatten indien deze niet in de eenheidsprijs zijn begrepen
- de tarieven van de belasting
- totaalbedrag van de te betalen of te herziene belasting
- de melding ‘btw verlegd’ (indien van toepassing)
- vermelding van de oorzaak van de vrijstelling indien de handeling niet aan btw is onderworpen of de oorzaak van het niet in rekening brengen van de btw – we merken op dat een woordelijke verwijzing volstaat en het als zodanig niet meer verplicht is om naar de wettelijke btw-bepaling te verwijzen
- alle andere vermeldingen met betrekking tot bijzonderheden of afwijkingen en die voorgeschreven zijn door het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde (WBTW) of de besluiten ter uitvoering van het WBTW.
Er kunnen nog specifieke vermeldingen van toepassing zijn afhankelijk van bepaalde situaties:
- identiteit, adres en hoedanigheid van de aansprakelijke vertegenwoordiger van de leverancier of dienstverrichter en/of medecontractant (bij aanduiding van een aansprakelijk vertegenwoordiger)
- de melding ‘factuur uitgereikt door de afnemer’ (in het geval van selfbilling)
- verwijzing naar een vroeger uitgereikte factuur als er meerdere facturen worden uitgegeven met betrekking tot dezelfde transactie
- gegevens in verband met de levering van vervoermiddelen en bepaalde diensten verricht aan motorvoertuigen
- de melding ‘Bijzondere regeling – reisbureaus’
- de melding 'Bijzondere regeling - gebruikte goederen’, ‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’, ‘Bijzondere regeling - voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’.
Specifiek voor creditnota’s moet bijkomend een verwijzing worden opgenomen naar de onderliggende factuur die gecorrigeerd wordt en een vermelding of er btw dient te worden teruggestort aan de Belgische schatkist (‘BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht – TVA à reverser à l’Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite’).
In welke taal moet de factuur worden opgesteld?
De btw-wetgeving bevat geen specifieke bepalingen over de taal waarin facturen moeten worden opgesteld. Wel kan de Belgische btw-administratie een vertaling eisen van de facturen die werden opgesteld in een andere taal dan een van de nationale talen.
Vanuit de taalwetgeving gelden hier wel bepaalde voorschriften, die weliswaar onder druk van Europese rechtspraak zijn versoepeld om de grensoverschrijdende economie niet te hard te belemmeren. Kortweg laat het Vlaamse decreet toe dat een ‘extra’ factuur in een andere taal kan worden opgemaakt maar dit document zal slechts als ‘bijkomstig’ worden beschouwd en dient als bijlage aan de originele Nederlandstalige factuur te worden toegevoegd.
Het is van belang om deze regels te volgen, aangezien een factuur in een verkeerde taal niet rechtsgeldig is en in principe tot nietigheid kan leiden waardoor de schuldenaar de factuur niet hoeft te betalen.
Welke munteenheid moet vermeld staan op de factuur?
De factuur moet melding maken van zowel de maatstaf van heffing alsook het (totale) btw-bedrag. In principe dient enkel het verschuldigde btw-bedrag te worden uitgedrukt in de nationale munteenheid van de bevoegde lidstaat.
Een factuur opgemaakt in België moet aldus het btw-bedrag in euro vermelden. De maatstaf van heffing kan in principe worden uitgedrukt in een munteenheid naar keuze. Wanneer deze in een andere munt staat, dient er wel een conversie te gebeuren naar euro voor de rapportering in de btw-boekhouding. De toe te passen wisselkoers is deze die is afgesproken tussen de partijen (vermeld in het contract of op de factuur) of bij gebreke hiervan de laatste indicatiekoers van de euro die wordt gepubliceerd door de Europese Centrale Bank of door de Nationale Bank van België[2].
Factuur uitreiken mag op papier of elektronisch
Een factuur kan op papier of in een elektronisch formaat worden uitgereikt.
Wel moet, naar analogie van een papieren factuur, de authenticiteit van de herkomst (dit betekent het waarborgen van de identiteit van diegene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene die de factuur heeft uitgereikt), de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn, worden gewaarborgd.
Specifiek wat de elektronische facturen betreft, is het gebruik ervan enkel toegestaan mits aanvaarding door de afnemer. Dit kan zowel expliciet als stilzwijgend.
Een elektronische factuur is niet gebonden aan een bepaald formaat en kan bijvoorbeeld een PDF-bestand, EDI-bestand, XML-bestand of QR-code zijn. Het system waarmee digitale facturen worden gegenereerd is aldus vrij te kiezen in België. Natuurlijk belet niets de belastingplichtige om via het systeem van geavanceerde elektronische handtekening, met een verzegelingsalgoritme of een systeem gebaseerd op controletotalen te werken dan wel via bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor opleveren tussen de belastbare handeling enerzijds en de elektronische factuur anderzijds.
In bepaalde landen moeten de facturen gegenereerd worden uit systemen die door de overheid zijn goedgekeurd. En daarbij komt de term ‘real-time reporting’ in het leven waarbij de administratie ‘in real time’ zicht heeft op de facturen van de ondernemers.
Voorlopig loopt het in België nog niet zo'n vaart. Maar wat zeker is, is dat de elektronische factuur meer en meer op de voorgrond zal treden, wat de deur natuurlijk openzet naar meer (digitale) real-time controle vanwege de overheid.
[1] In lijn met artikel 5, §1 van het Koninklijk Besluit 1 van 29 december 1992
[2] Artikel 27, §2 WBTW
