Tot voor kort had een werknemer enkel recht op een fietsvergoeding als er in de sector een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) bestond die dit recht toekende, of als de werkgever dit vrijwillig toekende aan zijn werknemers. Sinds 1 mei 2023 heeft elke werknemer die met de fiets naar het werk komt en aan bepaalde voorwaarden voldoet, recht op een fietsvergoeding[1]. Deze regeling is van toepassing op alle werkgevers uit de private sector.
Suppletieve werking
De nieuwe cao heeft een suppletieve werking. Dat wil zeggen dat deze cao geen afbreuk doet aan de cao’s gesloten op sector- of ondernemingsniveau waarin reeds een vergoeding voor woon-werkverkeer per fiets wordt toegekend. De toekenningsvoorwaarden en de bedragen uit deze cao’s blijven van toepassing, ook indien dit bedrag lager is dan voorzien in cao nr. 164. Een werkgever die louter vrijwillig, via bijvoorbeeld de individuele arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of een bedrijfspolicy, aan zijn werknemers een fietsvergoeding toekent, valt echter wel onder deze cao.
Wat wordt verstaan onder een ’fiets’?
De nieuwe cao bepaalt dat onder een fiets moet worden begrepen: “een rijwiel, een gemotoriseerd rijwiel of een speed pedelec zoals gedefinieerd in het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer”. Deze laatste twee komen enkel in aanmerking wanneer ze elektrisch worden aangedreven.
Denk hierbij aan stadsfietsen, mountainbikes, bakfietsen, driewielers voor mindervaliden, enzovoort. Steps, hoverboards, skateboards, ... vallen echter niet onder het begrip ‘rijwiel’.
Onder welke voorwaarden heeft een werknemer recht op deze fietsvergoeding?
Enkel werknemers die regelmatig de fiets gebruiken voor het woon-werkverkeer, hebben recht op de fietsvergoeding. Als een werknemer minstens 1 keer per week of bijvoorbeeld alle dagen tijdens de zomer met de fiets naar het werk komt, wordt dit beschouwd als ‘regelmatig gebruik’. Ook werknemers die een bedrijfswagen hebben en die regelmatig met de fiets komen, hebben recht op de fietsvergoeding. Tot slot worden ook werknemers die een bedrijfsfiets leasen, niet uitgesloten van dit recht.
Werknemers hebben slechts recht op een vergoeding die overeenstemt met een maximale afstand van 20km enkel traject, dus dagelijks voor maximaal 40km. De werknemer moet een verklaring op erewoord invullen en ondertekenen waarin hij het aantal kilometers tussen zijn woonplaats en de werkplaats vermeldt, samen met de dagen waarop hij per fiets naar het werk is gekomen. De frequentie van de verklaring en de modaliteiten voor de controle van de in die verklaring vermelde gegevens, moeten door de werkgever worden vastgesteld.
Hoeveel bedraagt deze fietsvergoeding en hoe wordt deze onkostenvergoeding fiscaal en sociaal behandeld?
De cao bepaalt dat het basisbedrag van de fietsvergoeding €0,145/km bedraagt. Dit bedrag zal jaarlijks geïndexeerd worden. Voor 2023 bedraagt de fietsvergoeding €0,27 per afgelegde kilometer.
Deze vergoeding is vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en wordt ook door de fiscus niet belast, indien uiteraard alle bovenvermelde voorwaarden zijn vervuld. Als bijvoorbeeld een hogere vergoeding wordt toegekend dan €0,27/km (bedrag voor inkomsten 2023, aanslagjaar 2024), dan wordt het deel dat dit maximumbedrag te boven gaat, gekwalificeerd als loon en zijn daarop wel sociale bijdragen en belastingen verschuldigd.
Andere fiscaalrechtelijke aandachtspunten
Hoewel de fietsvergoeding dus vrijgesteld is, moet ze toch worden opgenomen op een fiscale fiche. In vak 24a van fiche 281.10 (werknemers) of vak 18 van fiche 281.20 (bedrijfsleider) moeten immers het totaal aantal per fiets afgelegde kilometers en het totale bedrag van de vergoeding worden vermeld.
Wanneer gekozen wordt voor de aftrek van werkelijke beroepskosten (en dus niet voor de forfaitaire beroepskosten), mag voor het woon-werkverkeer met de fiets een bedrag van €0,27 per afgelegde kilometer worden opgenomen. De toegekende fietsvergoeding moet hier niet van worden afgetrokken.
[1] op basis van cao nr. 164 gesloten in de Nationale Arbeidsraad
Schrijf u in op onze nieuwsbrief
