Bijkomende documentatie – uitstel deadline
Sinds eind vorig jaar is het niet langer voldoende voor vennootschappen en vzw’s om hun uiteindelijke begunstigden te registreren in het UBO-register. Er moeten voortaan ook ondersteunende documenten worden geüpload die aantonen dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde “adequaat, nauwkeurig en actueel” is.
Informatieplichtigen die voor 11 oktober 2020 hun uiteindelijke begunstigden hadden geregistreerd, hadden oorspronkelijk tot 30 april 2021 de tijd om deze bijkomende documentatie te uploaden. De deadline om aan deze bijkomende documentatieplicht te voldoen, werd recent door de FOD Financiën verlengd tot 31 augustus 2021[1].
Update FAQ
Daarnaast heeft de FOD Financiën een nieuwe versie van de FAQ, bijgewerkt op 21 april 2021, uitgebracht[2]. In deze nieuwe FAQ wordt er thans ook een hoofdstuk gewijd aan de documentatieplicht, waarin onder meer:
- wordt toegelicht dat de wettelijke vertegenwoordigers van de informatieplichtige ondernemingen verplicht zijn om bij de registratie van hun UBO's elk document bij te voegen waaruit blijkt dat de informatie betreffende (i) hun identiteit en (ii) de aard en de omvang van hun belang in de informatieplichtige adequaat, nauwkeurig en actueel is
- voorbeelden worden gegeven van dergelijke documenten, rekening houdende met de specifieke situatie: een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte, notulen van de algemene vergadering of een uittreksel van een buitenlands handelsregister
- wordt verduidelijkt wanneer en op welke wijze bewijsstukken die afkomstig zijn uit een derde land moeten worden vertaald en/of gelegaliseerd.
[1] Dit is ook de nieuwe uiterste datum voor de eerste jaarlijkse bevestiging van de informatie in het UBO-register.
[2] Nederlandstalige versie: https://financien.belgium.be/sites/default/files/thesaurie/ubo/20210421_FAQ_UBO_NL.pdf - Franstalige versie: https://finances.belgium.be/sites/default/files/thesaurie/ubo/20210421_FAQ_UBO_FR.pdf
