Remboursements de frais pour voyages de service à l’étranger

Les travailleurs en voyage de service à l’étranger peuvent recevoir une indemnité forfaitaire journalière exonérée d’impôts et de cotisations de sécurité sociale. Le montant de l’indemnité est basé sur les indemnités de séjour octroyées par le SPF Affaires étrangères étant entendu que – pour le secteur privé – il est fait une distinction entre les missions de courte durée (maximum trente jours calendrier – voir colonne A) et les voyages de service de longue durée (plus de trente jours calendrier consécutifs avec un maximum de vingt-quatre mois – voir colonne B).

L’indemnité peut être octroyée aux travailleurs salariés et dirigeants d’entreprise qui exercent principalement une activité professionnelle sédentaire et qui, dans le cadre de cette activité, effectuent ponctuellement, occasionnellement ou même régulièrement des voyages de service à l’étranger. Si les déplacements au départ et à destination de l’étranger font partie de l’activité professionnelle journalière normale, les forfaits ne sont en principe pas applicables.

Les forfaits couvrent les frais de repas, les frais de transport sur place, les frais de communications téléphoniques et les frais relatifs aux autres menues dépenses. Si les frais de repas sont directement pris en charge par l’employeur, l’indemnité journalière doit être réduite de 35% pour le repas de midi et de 45% pour le repas du soir. La quote-part patronale dans les chèques-repas octroyés pour ces jours-là doit également être portée en déduction.

Le forfait ne couvre pas les frais de logement ni les frais de déplacement depuis et vers l’étranger. Des pièces justificatives sont encore requises à cet effet.

L’employeur peut octroyer une indemnité journalière complète par jour complet d’absence (c’est-à-dire par jour entre deux nuitées en voyage de service) et pour les voyages de service avec départ et retour le même jour avec une absence d’au moins dix heures. En cas de voyage de service de plusieurs jours, une demi-indemnité journalière (50%) peut être octroyée pour le jour du départ et le jour du retour. En cas de mission dans différents pays, le lieu de la nuitée est décisif en vue de déterminer l’indemnité journalière forfaitaire pour la journée suivante.

Enfin, précisons qu’en cas d’établissement définitif à l’étranger, l’indemnité forfaitaire cesse d’être payée et qu’un voyage prolongé volontairement par le travailleur n’est plus considéré comme un voyage de service.

Il convient encore de faire remarquer que le fisc accepte la déductibilité totale de ces indemnités dans le chef de l’employeur. Autrement dit, la limitation de la déduction applicable aux frais de restaurant n’est pas applicable.

Par le passé, la liste par pays était régulièrement adaptée et publiée par le ministère des Affaires étrangères. Cependant, depuis juillet 2018, aucune liste n’avait plus été publiée. Depuis, la situation a changé, puisqu’une nouvelle liste par pays avec des montants adaptés a été publiée au Moniteur belge le 1 aout 2025.

Vous trouverez, ci-dessous, un aperçu des indemnités telles qu’elles ont été fixées pour nos principaux partenaires commerciaux.