À une époque où la réglementation évolue sans cesse et où les autorités exigent plus de transparence et de responsabilité de la part des entreprises, la corporate compliance est devenue incontournable. Non seulement pour éviter des sanctions, mais aussi pour renforcer la fiabilité de votre entreprise aux yeux de vos partenaires commerciaux et l’orienter vers l’avenir.
Chez Grant Thornton Belgium, nous aidons les entreprises à respecter leurs obligations juridiques de manière rigoureuse et structurelle. Notre démarche repose sur la clarté, l’efficacité et la prise en charge complète de vos obligations.
Qu’est-ce que la corporate compliance ?
La corporate compliance fait référence au respect structurel de toutes les obligations légales, réglementaires et statutaires qui reposent sur une entreprise et ses administrateurs. Cela va bien au-delà du simple respect des règles - il s’agit d’adopter une méthode de travail limitant les risques, favorisant la transparence et garantissant la pérennité de votre entreprise.
Concrètement, la corporate compliance englobe notamment les éléments suivants :
- des publications correctes et dans les délais aux Annexes du Moniteur belge
- la mise à jour des statuts et des structures de la société conformément au Code des sociétés et des associations (CSA)
- le respect des formalités liées à la gestion et l’actionnariat
- les enregistrements dans le registre UBO
- des données correctes dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), y compris les codes d’adresse et d’activité
- des contrats adaptés et transparents dans le cadre des relations commerciales
Il s’agit d’un processus continu qui demande de l’expertise, de la discipline et du suivi.
Pourquoi la corporate compliance est-elle si importante ?
Une erreur ou un oubli peut vite entraîner des problèmes juridiques, des amendes ou nuire à votre réputation. Ainsi, le non-respect des obligations de publication lors d’une modification de statuts ou d’un changement de gestion peut avoir une incidence sur :
- la validité juridique des décisions prises
- la responsabilité des administrateurs
- l’accès au financement (les banques demandent souvent des documents publiés récemment)
Exemple éclairé : publications aux Annexes du Moniteur belge
En cas de changements au sein de votre entreprise - tels qu’une démission et/ou nomination d’administrateurs ou un changement d’adresse - une publication aux Annexes du Moniteur belge est obligatoire.
Ce qui doit être déposé au greffe :
- le procès-verbal original signé de l’organe compétent de l’entreprise
- une lettre de démission originale signée d’un administrateur (en cas de démission d’un administrateur)
- une copie de la carte d’identité (recto et verso) d’administrateurs (démissionnaires et nouvellement nommés ou renommés)
- une déclaration attestant que l’administrateur proposé à la nomination n’est pas frappé d’une interdiction de gérer
- des formulaires de publication signés originaux
L’absence d’un seul document peut entraîner un refus du dossier de publication, des retards voire des frais supplémentaires. En outre, si une modification n’est pas publiée (dans les délais), elle peut avoir des conséquences juridiques.
Actualités en matière de compliance
1. Fusions communales (à partir du 1er janvier 2025)
28 communes flamandes ont fusionné. Les adresses d’entreprises peuvent dès lors changer. Si celles-ci ne sont pas correctement reprises dans la BCE, une publication pourra être exigée. Une attestation communale permet cependant d’éviter des frais de publication.
2. Nouveaux codes NACEBEL
Les nouveaux codes d’activité sont actifs depuis 2025. Si les codes dans la Banque-Carrefour des Entreprises ne correspondent plus à vos activités ou à l’objet statutaire, des mises à jour et probablement aussi une modification des statuts seront nécessaires.
Notre démarche : vous libérer des charges juridiques
Chez Grant Thornton Belgium, nous prenons la corporate compliance au sérieux et sommes à vos côtés pour vous aider de A à Z.
Voici entre autres ce que nous vous proposons :
- Analyse et avis juridiques
Nous identifions vos obligations et vous indiquons comment les remplir efficacement.
- Boîte à outils commerciale
Nous analysons vos contrats, vos conditions générales et vos accords commerciaux pour identifier les risques juridiques.
- Suivi administratif
Nous nous occupons de la rédaction de vos procès-verbaux, des publications à temps et de l’actualisation des données dans la BCE ou le registre UBO.
Prêt pour une tranquillité et sécurité juridique ?
La Corporate compliance est bien plus qu’une obligation. C’est un pilier fondamental de l’entrepreneuriat professionnel. En respectant correctement toutes les exigences, vous renforcez la stabilité et la crédibilité de votre organisation.
Contactez-nous dès aujourd’hui et la Legal Team de Grant Thornton Belgium vous assistera dans toutes vos démarches. Nous vous accompagnons en connaissance de cause, avec une communication claire et un accompagnement maximal pour vous libérer de toute charge administrative.
