En voyage d'affaires à l'étranger - Possibilité d'indemnité forfaitaire

Les travailleurs en voyage ou mission de service à l’étranger peuvent recevoir une indemnité forfaitaire journalière exonérée d’impôts et de cotisations de sécurité sociale. Le montant de l’indemnité est basé sur les indemnités de séjour octroyées par le SPF Affaires étrangères. À cet égard, une distinction est établie entre les missions de courte durée (maximum 30 jours calendrier – voir colonne A)et les voyages d’affaires de longue durée (plus de 30 jours calendrier consécutifs – voir colonne B).

Cette indemnité couvre les frais de repas, de transport local et autres menues dépenses (en-cas, téléphone et pourboires,...). Si l’employeur paie lui-même une partie de ces frais (par exemple via la note d’hôtel qui comprend les repas et/ou les menues dépenses), l’indemnité journalière doit être réduite de 15% (petit-déjeuner), 35% (repas de midi), 45% (repas du soir) ou 5% (menues dépenses). Les chèques-repas octroyés doivent également être déduits. Le forfait ne couvre pas les frais de logement ni les frais de déplacement depuis et vers l’étranger. Des pièces justificatives sont encore requises à cet effet.

L’employeur peut octroyer une indemnité journalière complète par jour complet d’absence (c’est-à-dire par jour entre deux nuitées en déplacement professionnel) et pour les voyages d’affaires avec départ et retour le même jour avec une absence d’au moins 10 heures. En cas de voyages de plusieurs jours, une demi-indemnité journalière (50%) peut être octroyée pour le jour du départ et le jour du retour. En cas de mission dans différents pays, le lieu de la nuitée est décisif en vue de déterminer l’indemnité journalière forfaitaire pour la journée suivante.

En cas d’installation définitive à l’étranger, l’indemnité forfaitaire doit toutefois être supprimée. La prolongation volontaire d’un voyage par le travailleur n’est donc évidemment plus considérée comme un déplacement professionnel.

Enfin, il convient de faire remarquer que le fisc accepte la déductibilité totale de ces indemnités dans le chef de l’employeur. Autrement dit, la limitation de la déduction applicable aux frais de restaurant n’est en l’occurrence pas d’application.

La liste par pays est régulièrement adaptée et publiée par le Ministère des Affaires étrangères. Vous trouverez, ci-après, un aperçu des montants en vigueur depuis le 6 juillet 2018 tels qu’ils ont été fixés pour nos principaux partenaires commerciaux.