Au moyen de deux avis publiés au cours de l’année 2022, la Commission de Normes Comptables a clarifié les obligations de publication auxquelles sont soumises les sociétés à partir du moment où elles sont placées sous un régime de dissolution ou de liquidation. Nous résumons ci-après les éléments principaux à retenir.
Dissolution et liquidation : deux phases normalement successives
Le Code des Sociétés et des Associations prévoit 3 manières par lesquelles une dissolution peut être envisagée :
- soit de manière volontaire, c’est-à-dire par la suite d’une décision de l'assemblée générale des actionnaires qui peut être prise à tout moment
- soit de plein droit, c’est-à-dire à la suite d'un fait ou événement prévu par la loi
- soit à la suite d’une décision judiciaire.
Notre article se concentrera donc sur le premier cas de la dissolution volontaire et des formalités qui en découlent.
Après que la dissolution volontaire ait été envisagée par l’organe d’administration de la société, différentes étapes devront être accomplies préalablement à la décision de dissolution par l’assemblée :
- justification, par l’organe d’administration, de la proposition de dissolution dans un rapport spécifique, annoncé dans l'ordre du jour de l'assemblée générale qui devra se prononcer sur la dissolution
- préparation d’un état résumant la situation active et passive de la société, clôturé à une date ne remontant pas à plus de trois mois avant la date de l’assemblée générale qui se prononcera sur la proposition de dissolution
- transmission de cet état financier au commissaire ou, lorsqu'il n'y a pas de commissaire, à un réviseur d'entreprises ou un expert-comptable externe désigné par l'organe d'administration, en vue de contrôler cet état et d’indiquer spécialement s'il donne une image fidèle de la situation de la société au moyen d’un rapport spécifique
- convocation de l’assemblée générale avec remise d’une copie des rapports évoqués ci-avant ainsi que de l’état résumant la situation active et passive de la société.
En cas de dissolution d’une société à responsabilité limitée, d’une société coopérative, d’une société anonyme, d’une société européenne ou d’une société coopérative européenne, l’assemblée générale devra alors se prononcer devant notaire sur base du quorum applicable en cas de modification des statuts. Le notaire vérifiera également le respect des formalités évoquées ci-avant, tant au niveau de leur existence que de leur légalité externe.
Une fois la société dissoute suite à un vote favorable des actionnaires, elle continuera d’exister pour sa liquidation, jusqu’à ce que cette dernière puisse être menée à son terme. La phase de liquidation suit donc immédiatement la phase préparatoire à la dissolution et la décision de dissolution effectivement prise.
Pour l’exécution de cette phase de liquidation, un liquidateur ou un collège de liquidateurs sera alors nommé par l’assemblée générale ayant décidé de la dissolution de la société.
Il devra ainsi faire état régulièrement de la progression de la liquidation dont il est responsable et devra soumettre à l’approbation de l’assemblée générale, pour chaque exercice comptable sous sa responsabilité, les comptes annuels de la société avec l'indication des causes qui ont empêché la liquidation d'être terminée.
Il est à noter que l’assemblée générale des actionnaires n’est pas appelée à approuver ou rejeter les comptes annuels ainsi établis par le liquidateur au cours de la phase de liquidation. Une telle approbation ne sera requise que pour les derniers comptes qui seront établis, lorsque la liquidation sera terminée.
Dissolution et liquidation : possibles de manière simultanée
Sous le respect de conditions strictes, il est autorisé de procéder à la dissolution et à la liquidation de la société en un seul acte qui sera passé devant notaire (pour la majorité des sociétés), entrainant qu’aucun liquidateur ne doive être nommé. La clôture définitive de la société est donc immédiate.
Pour pouvoir procéder de la sorte, il convient que :
- toutes les dettes à l'égard d'associés ou actionnaires ou de tiers mentionnées dans l'état résumant la situation active et passive aient été remboursées ou que les sommes nécessaires à leur acquittement aient été consignées
- le commissaire ou, à défaut, le réviseur d'entreprises ou l'expert-comptable externe qui fait rapport confirme ce paiement ou cette consignation dans les conclusions de son rapport
- l'assemblée générale des associés ou actionnaires se prononce en faveur de la dissolution et la clôture de la liquidation en un seul acte :
- à l'unanimité de tous les associés, s'il s'agit d'une société en nom collectif ou d'une société en commandite
- à l'unanimité des voix des actionnaires présents ou représentés, pour autant qu'ils représentent, s'il s'agit d'une société à responsabilité limitée ou d'une société coopérative, la moitié au moins du nombre total des actions émises, ou s'il s'agit d'une société anonyme, la moitié au moins du capital.
Il convient de noter que le remboursement ou la consignation n'est toutefois pas requis pour ce qui concerne les dettes à l'égard d'actionnaires, d'associés ou de tiers dont la créance figure dans l'état résumant la situation active et passive et qui ont confirmé par écrit leur accord en ce sens.
Impact des décisions de dissolution en matière de publication des comptes annuels
Sur base du Code des Sociétés et des Associations, la dissolution entraîne également la clôture de l'exercice.
En conséquence, pour l’exercice comptable au cours duquel la décision de dissolution est prise, deux publications de comptes annuels seront à effectuer :
- des comptes annuels pour la période à partir du premier jour de l’exercice comptable jusqu’à la date de la décision de liquidation : ces comptes doivent faire l’objet d’une approbation par l’assemblée générale et seront publiés auprès de la Banque Nationale de Belgique (pour les sociétés soumises à l’obligation de publication)
- des comptes annuels pour la période à partir de la date de décision de la liquidation jusqu’à la date de clôture de l’exercice comptable : ces comptes ne doivent pas faire l’objet d’une approbation par l’assemblée générale mais seront néanmoins publiés dans l’intérêt des tiers, tel que prévu par le Code des Sociétés et des Associations (pour les sociétés soumises à l’obligation de publication).
Les publications évoquées ci-avant sont censées intervenir dans les trente jours de la date de l'assemblée au cours de laquelle les comptes ont été communiqués et éventuellement approuvés. Le dépôt devra en tous cas intervenir au plus tard sept mois après la date de clôture de l'exercice social.
Bien entendu, toute la complexité réside dans les démarches à effectuer lorsque l’on opte pour une clôture immédiate de la liquidation de la société ou lors du dernier exercice comptable au cours duquel la clôture de la liquidation sera prononcée après une phase de liquidation.
En effet, il y a lieu de s’assurer que l’assemblée puisse approuver à temps les derniers comptes annuels à publier sur lesquels elle n’a pas encore pu se prononcer, avant même que ne soit acté la fin d’existence pure et simple de la société et donc par défaut de l’assemblée. Ceci donc se produire au plus tard le jour de la dernière assemblée.
A première vue, ceci apparaît donc complexe, puisque devront être théoriquement communiqués les comptes annuels arrêtés à la date de la dernière assemblée, avant même que celle-ci ne se déroule. Ce cas est encore plus ardu lorsque ces documents doivent être communiqués au préalable à un commissaire externe.
Selon la Commission des Normes Comptables, la meilleure approche sera probablement d’observer en tel cas une période de statu quo entre la date à laquelle les comptes devront être préalablement communiqués et la date du dernier acte de liquidation de la société qui sera également la date d’approbation des derniers comptes. Autrement dit, l’ensemble des dernières transactions financières devront être réglées de manière anticipée et réfléchie.
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Comme vous l’aurez constaté, organiser la dissolution volontaire de sa société implique de nombreux intervenants (expert-comptable externe, réviseur d’entreprises, notaire, …) mais aussi des formalités précises insérées dans un planning à respecter.
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