Les employeurs ont la possibilité d’octroyer une indemnité forfaitaire de télétravail aux travailleurs qui effectuent temporairement du télétravail dans le cadre de la crise du coronavirus. Cette indemnité couvre divers frais mineurs liés au télétravail et est exonérée d’impôts et de cotisations sociales pour autant que les conditions légales soient remplies. L’établissement d’une convention de télétravail spécifique n’est pas indispensable pour payer cette indemnité.
Sécurité sociale
Du point de vue de la sécurité sociale, il existe 2 types d’indemnités forfaitaires de télétravail :
1) 129,48 EUR par mois à titre de remboursement de frais de bureau des travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile.
Cette indemnité forfaitaire couvre les frais de chauffage, d’électricité, le petit matériel de bureau...
Ce forfait ne peut être octroyé qu’aux travailleurs qui, de manière régulière et structurelle, effectuent une partie de leur travail à domicile et qui doivent à cette fin aménager un espace dans leur habitation.
Par conséquent :
- pour les travailleurs qui disposent d’un poste de travail chez leur employeur, ce forfait ne sera accepté que s’il apparaît clairement de par leur fonction qu’ils travaillent régulièrement à domicile.
- pour les travailleurs soumis à la législation sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s’ils effectuent le maximum d’heures de travail fixées légalement presque exclusivement sur le lieu de travail organisé par l’employeur.
2) Pour les télétravailleurs et travailleurs à domicile : 10 % de la rémunération brute afin de couvrir les frais de bureau.
Pour calculer cette indemnité, la rémunération brute est limitée à la partie se rapportant aux prestations de télétravail (ou aux prestations à domicile pour le travailleur à domicile).
Le télétravail structurel est une forme de télétravail spécifique régie par la CCT n° 85. Cette CCT définit le télétravail comme « une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail, dans laquelle un travail qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur est effectué hors de ces locaux de manière régulière et non occasionnelle ».
Bien que l’obligation de principe du « télétravail à domicile » instaurée par le gouvernement fédéral belge[1] dans le cadre de la lutte contre la Covid-19 ne soit pas considérée comme une forme de télétravail effectué de manière structurelle et régulière (ni comme du télétravail au sens de la CCT n° 85), l’ONSS accepte néanmoins que les employeurs puissent aussi octroyer une indemnité de télétravail aux travailleurs décrits au point 1).
Outre les indemnités de télétravail susmentionnées, l’employeur peut aussi prévoir un remboursement forfaitaire des frais suivants au travailleur, également exonéré de cotisations de sécurité sociale :
- achat (ou usage) d’un PC personnel : 20 EUR/mois ;
- connexion internet : 20 EUR/mois ;
L’ONSS accepte que ces montants soient octroyés à la condition que :
- le travailleur utilise son propre PC et/ou sa propre connexion internet à des fins professionnelles de manière régulière et substantielle (c.-à-d. 1 jour/semaine, quelques heures plusieurs fois/semaine, une semaine chaque mois...) ;
- l’employeur n’intervienne pas d’une autre manière dans ces frais de PC et d’internet (par ex. en prenant une partie du prix d’achat du PC à sa charge).
Fiscalité
D’un point de vue fiscal, le paiement d’une indemnité de télétravail à domicile à hauteur de 129,48 EUR aux travailleurs qui effectuent du télétravail régulier et structurel peut également être qualifié d’indemnité de frais exonérée. Ceci a récemment été confirmé dans la circulaire n° 2020/C/100 (publiée le 14 juillet 2020) qui définit également les conditions de l’exonération.
Le fisc exige notamment que les travailleurs concernés travaillent à domicile au moins 5 jours ouvrables par mois et le double emploi (c.-à-d. la combinaison avec d’autres remboursements de frais pour un lieu de travail privé ou des frais réels) n’est évidemment pas autorisé. Il convient encore de noter que le montant ne doit pas être réduit pour les travailleurs à temps partiel et peut être payé pendant les périodes de vacances. L’indemnité doit en revanche être proportionnelle pendant les absences de longue durée (autres que les vacances).
Nouveauté importante dans ce cadre : l’employeur ne doit plus demander de ruling pour autant qu’il applique les modalités mentionnées dans la circulaire 2020/C/100. S’il souhaite appliquer d’autres modalités et/ou montants, un ruling reste conseillé pour éviter toute discussion lors d’un contrôle fiscal.
Dans cette optique, la commission de ruling a décidé de supprimer la procédure de demande de FAST TRACK permettant d’obtenir une décision directement et aux conditions minimales (demande formelle mais abrégée, caractère temporaire, pas de double emploi...).
[1] Article 2 de l’arrêté ministériel du 28 octobre 2020 portant des mesures d'urgence pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19, M.B. 28.10.2020
