Depuis l’entrée en vigueur du nouveau Code des Sociétés et des Associations ainsi que de son arrêté royal d’exécution, les obligations comptables applicables aux ASBL et AISBL ont été modifiées. Nous vous proposons donc un tour d’horizon des principes imposés aux ASBL et AISBL soumises aux dispositions du nouveau Code.
Rappel - Date d’entrée en vigueur des dispositions prévues par le nouveau Code
Pour rappel, le nouveau Code des Sociétés et des Associations s’applique aux ASBL et AISBL :
- constituées à partir du 1er mai 2019 : immédiatement
- constituées avant le 1er mai 2019 mais qui ont fait le choix de l'opt-in vers le nouveau Code au plus tard le 31 décembre 2019 : à dater de la date de l’opt-in
- constituées avant le 1er mai 2019 et qui n’ont fait aucun choix de l’opt-in : à dater du 1er janvier 2020.
Trois catégories d’ASBL ou AISBL
Pour les entités évoquées ci-avant, le nouveau Code reconnait trois types d’ASBL ou d’AISBL : les micro-, les petites et les grandes ASBL ou AISBL.
Les grandes ASBL ou AISBL sont définies comme étant celles qui, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, dépassent plus d'un des critères suivants :
- nombre de travailleurs en moyenne annuelle de 50 équivalents temps plein
- chiffre d'affaires annuel, hors taxe sur la valeur ajoutée : 9.000.000 euros
- total du bilan : 4.500.000 euros.
Dans le cas où aucun ou un seul des critères évoqués ci-avant serait dépassé, alors l’ASBL ou l’AISBL est qualifiée de petite AISBL.
De plus, cette petite ASBL ou AISBL peut être qualifiée de micro-ASBL ou AISBL à la condition que, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, pas plus d'un des critères suivants ne soit dépassé :
- nombre de travailleurs en moyenne annuelle de 10 équivalents temps plein
- chiffre d'affaires annuel, hors taxe sur la valeur ajoutée : 700.000 euros
- total du bilan : 350.000 euros.
Dans les deux cas, on notera enfin que le fait de dépasser ou de ne plus dépasser plus d'un des critères visés n'a d'incidence que si cette circonstance se produit pendant deux exercices consécutifs. Dans ce cas, les conséquences de ce dépassement s'appliqueront à partir de l'exercice suivant l'exercice au cours duquel, pour la deuxième fois, plus d'un des critères ont été dépassés ou ne le sont plus.
Impact de la méthode choisie pour la tenue de la comptabilité
Selon que la comptabilité sera tenue de manière simplifiée ou en partie double, les formalités légales applicables seront différentes.
Peuvent opter pour une comptabilité simplifiée, les petites ASBL ou AISBL qui, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, ne dépassent pas plus d'un des critères suivants :
- nombre de travailleurs en moyenne annuelle de 5 équivalents temps plein
- total des recettes, autres que non récurrentes, hors taxe sur la valeur ajoutée : 334.500 euros
- total des avoirs : 1.337.000 euros
- total des dettes : 1.337.000 euros.
Les ASBL ou AISBL dépassant plus d’un de ces critères devront donc obligatoirement se conformer aux principes d’une comptabilité en partie double.
Pour celles qui remplissent les critères en vue d’une comptabilité simplifiée, la tenue d’une telle comptabilité constitue une option qui peut être levée chaque année par l’organe d’administration et ce, quel que soit le mode de comptabilité retenu l’année précédente.
On notera enfin que le législateur a repris tant le montant des avoirs que celui des dettes parmi les critères et ne renvoie plus au total du bilan, de sorte que les associations et fondations n’ont pas à établir un bilan selon les règles de la comptabilité en partie double avant de savoir si l’on peut opter pour une comptabilité simplifiée. Qui plus est, les dettes sont très rarement équivalentes aux avoirs, d’où la nécessité de reprendre ces deux éléments.
Etablissement des comptes annuels en cas de comptabilité simplifiée
Nous avons déjà partagé précédemment avec vous les principes d’une comptabilité simplifiée dans notre magazine Insights for Growth du mois de février 2020.
Au niveau des comptes annuels, l’ASBL ou l’AISBL sera obligée de respecter le schéma repris en annexe 8 de l’Arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations.
Ce schéma reprendra obligatoirement un état des recettes et dépenses de l’ASBL ou de l’AISBL ainsi qu’une annexe reprenant :
- un résumé des règles d’évaluation adoptées
- des détails concernant l’adaptation des règles d’évaluation si elles ont été effectivement modifiées
- des informations complémentaires éventuelles
- un état du patrimoine composé des avoirs, des dettes, des droits et des engagements de l’ASBL ou de l’AISBL à la date de l’arrêt des comptes
- enfin, un détail des droits et engagements importants qui ne sont pas susceptibles d’être quantifiés.
La mention du résumé des règles d'évaluation dans l’annexe des comptes annuels se justifie afin de permettre une meilleure appréciation par le lecteur des comptes annuels. L’indication précisant que les comptes annuels ont été établis en supposant la poursuite des activités de l’ASBL ou l’AISBL est également souhaitable.
En cas de modification des règles d’évaluation, une estimation de l’impact de ces adaptations doit idéalement être intégrée dans l'annexe des comptes annuels dans lesquels ces adaptations sont actées pour la première fois.
Etablissement des comptes annuels en cas de comptabilité en partie double
Les ASBL et AISBL qui tiennent une comptabilité en partie double utiliseront :
- le schéma du bilan et du compte de résultats repris en annexe 6 de l’Arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations pour ce qui concerne les grandes ASBL et AISBL
- le schéma du bilan et du compte de résultats repris en annexe 7 de l’Arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations pour ce qui concerne les petites et les micro-ASBL et AISBL.
Bien que l’arrêté royal ne renvoie pour sa part qu’à un schéma de comptes commun pour les petites et les micro-ASBL et AISBL, le contenu de l’annexe aux comptes sera différent.
En conséquence, la Banque Nationale de Belgique a mis à disposition trois schémas distincts, l’un pour les grandes, un autre pour les petites, ainsi qu’un dernier pour les micro-ASBL ou AISBL, utilisables selon le cas.
Logiquement, le micro-schéma ne sera donc utilisable pour la première fois que pour l’exercice comptable se clôturant au plus tôt le 1er janvier 2020 s’il s’agit d’une ASBL ou AISBL constituée avant le 1er mai 2019 et n’ayant réalisé aucun opt-in.
Formalités liées au dépôt des comptes
Les comptes des ASBL et AISBL doivent obligatoirement être déposés auprès du greffe du tribunal de l'entreprise du siège de l’ASBL ou de l’AISBL.
Si le dépôt des comptes annuels est effectué auprès de la Banque Nationale de Belgique, c’est la Banque elle-même qui se chargera de les communiquer au greffe.
Les comptes ne doivent être publiés auprès de la Banque Nationale de Belgique que si l’ASBL ou l’AISBL dépasse les critères pour la tenue de la comptabilité en mode simplifié, c’est-à-dire si elle dépasse, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, plus d’un des critères suivants :
- nombre de travailleurs en moyenne annuelle de 5 équivalents temps plein
- total des recettes, autres que non récurrentes, hors taxe sur la valeur ajoutée : 334.500 euros
- total des avoirs : 1.337.000 euros
- total des dettes : 1.337.000 euros.
En conséquence, même si l’ASBL ou l’AISBL de taille réduite a opté volontairement pour une tenue de la comptabilité en partie double, elle ne devra pas déposer ses comptes annuels auprès de la Banque Nationale de Belgique.
Cependant, le fait d’opter pour une comptabilité en partie double imposera d’établir néanmoins les comptes annuels selon le micro-schéma ou le schéma abrégé, même s’ils ne font pas l’objet d’un dépôt auprès de la Banque Nationale de Belgique. Ces comptes seront alors déposés auprès du greffe de l’ASBL ou de l’AISBL elle-même et leur dépôt sera gratuit.
Autres obligations additionnelles
Les organes d'administration des ASBL ou AISBL autres que les petites ASBL ou AISBL rédigent un rapport dans lequel ils rendent compte de leur gestion. Il s’agit donc d’un rapport facultatif pour les micro- ainsi que petites ASBL et AISBL.
Par contre, toute ASBL ou AISBL a l’obligation d’établir un budget chaque année. Celui-ci doit être soumis pour approbation à l'assemblée générale dans les six mois après la date de clôture de l’exercice précédant l’exercice concerné par ce budget. Les comptes annuels de l’exercice précédent seront également approuvés dans le même délai.
De plus, les associations autres que les petites ASBL ou AISBL sont tenues de confier à un ou plusieurs commissaires le contrôle de la situation financière, des comptes annuels et de la régularité au regard de la loi et des statuts, des opérations reprises dans leurs comptes annuels.
En cas d’obligation de dépôt des comptes annuels auprès de la Banque Nationale de Belgique, le rapport de gestion ainsi que le rapport du commissaire seront également déposés en même temps que les comptes annuels, pour autant que ces rapports aient été effectivement établis.
