Les collaborateurs prennent la parole : votre organisation y est-elle préparée ?

Dans le contexte économique actuel, il est rare que les principaux risques auxquels une organisation est confrontée découlent uniquement de la volatilité des marchés, de l'évolution de la réglementation ou de l'incertitude économique. Souvent, ils surviennent silencieusement de l'intérieur, à travers des comportements, des décisions ou des pratiques qui passent inaperçus, jusqu'à ce que leurs conséquences ne puissent plus être ignorées.

Les organisations qui gèrent le mieux ces risques ne sont pas nécessairement celles qui disposent du département Compliance le plus important ou des cadres de contrôle les plus sophistiqués. Ce sont des organisations qui créent un environnement dans lequel les préoccupations peuvent être signalées dès leur apparition, être traitées de manière objective et être résolues avant de se transformer en problèmes concrets.

Aujourd'hui, le lancement d’alerte va donc bien au-delà d'une simple obligation légale. Il est de plus en plus souvent reconnu comme un outil stratégique au service de la bonne gouvernance et comme un indicateur direct de la maturité d'une organisation.

Une source précieuse d'informations sur les risques

Chaque organisation investit dans des contrôles, des lignes directrices, des audits et des mécanismes de suivi. Pourtant, même le cadre de gouvernance le plus solide a ses limites.

Les collaborateurs, les sous-traitants, les fournisseurs et les partenaires commerciaux ont souvent connaissance des risques bien avant que ceux-ci ne soient détectés par les mécanismes de surveillance classiques. Qu'il s'agisse de fraude, de malversations financières, de conflits d'intérêts, d'infractions à la réglementation, de comportements contraires à l'éthique ou de préoccupations sur le lieu de travail, ceux qui sont au plus près du fonctionnement quotidien sont souvent les premiers à remarquer que quelque chose ne va pas.

Un dispositif de lancement d’alerte bien conçu permet aux organisations d'accéder à ces informations précieuses.

Les organisations avant-gardistes ne considèrent pas le dispositif de lancement d’alerte comme un simple moyen de signaler des problèmes, mais comme un système de mise en garde précoce. Il leur permet d'identifier les risques émergents, de détecter les failles dans les contrôles et de prendre conscience de défis culturels et comportementaux qui, sans cela, resteraient cachés.

D’une obligation légale à un avantage stratégique

La législation belge qui transpose la directive européenne relative aux lanceurs d'alerte oblige les organisations du secteur privé comptant 50 travailleurs ou plus à mettre en place en interne des canaux de signalement et des procédures.

Mais ceux qui réduisent le lancement d'alerte à un simple exercice de conformité en sous-estiment considérablement la valeur.

Un dispositif efficace de lancement d'alerte renforce la confiance des parties prenantes, favorise une prise de décision éthique et encourage une culture de la responsabilité. Il montre aux collaborateurs, aux clients, aux investisseurs et aux autorités de contrôle que l'organisation s’engage non seulement en faveur de la conformité, mais aussi de l'intégrité.

Peut-être plus important encore : un tel dispositif donne aux équipes de direction et aux conseils d'administration des informations qui, sans cela, resteraient invisibles.

La véritable valeur d'un dispositif de lancement d'alerte ne se mesure pas au nombre de signalements, mais aux risques potentiels qui sont identifiés et gérés à temps, avant qu'ils n'entraînent des pertes financières, des procédures judiciaires, l'intervention des autorités de contrôle ou une atteinte à la réputation.

Pourquoi l'indépendance est importante

Un dispositif d'alerte n'est efficace que si les travailleurs lui accordent leur confiance.

Les collaborateurs seront moins enclins à signaler des préoccupations sensibles s'ils doutent de la confidentialité du processus ou craignent que leurs signalements ne soient pas traités de manière objective. Les équipes de direction et les conseils d'administration doivent également pouvoir être assurés que les allégations seront examinées de manière indépendante et impartiale.

C'est pourquoi de plus en plus d'organisations font appel à des prestataires externes pour être soutenues dans la mise en place d’un dispositif de lancement d’alerte.

Un canal de signalement indépendant renforce non seulement la confiance des éventuels auteurs de signalements, mais montre également aux parties prenantes que leurs préoccupations sont prises au sérieux et sont examinées avec transparence et professionnalisme. Dans la pratique, cela se traduit souvent par des signalements plus rapides, des informations plus pertinentes et de meilleurs résultats pour toutes les parties concernées.

Le paysage de l’enquête évolue

La mise en place d'un canal de signalement ne constitue que la première étape.

Dès qu'un problème est signalé, l’organisation doit déterminer comment évaluer, examiner et résoudre ce problème. Cette phase comporte souvent les risques juridiques, opérationnels et de réputation les plus importants.

L'adoption de la loi belge réglementant la recherche privée confère une nouvelle dimension à ce processus. La loi du 18 mai 2024, entrée en vigueur en décembre 2024, modernise et élargit le cadre régissant les enquêtes privées et a des conséquences importantes sur les organisations qui mènent des enquêtes internes.

Les activités telles que l’examen des faits, les entretiens avec les collaborateurs, la collecte d'éléments de preuve et les enquêtes sur des cas présumés de mauvaises conduites professionnelles peuvent donc être soumises à des exigences supplémentaires en matière de gouvernance, de transparence, de protection de la vie privée et de procédures d'enquête.

Les organisations doivent donc non seulement se demander si elles doivent mener une enquête, mais aussi comment le faire de manière efficace, proportionnée et juridiquement solide.

Transformer la culture de la parole en valeur pour l'organisation

Les organisations tournées vers l'avenir comprennent que la fonction première du lancement d'alerte n’est pas de réagir à des allégations. Sa fonction première est d'accroître la résilience.

Les informations recueillies au moyen des dispositifs d'alerte peuvent mettre en évidence des manquements récurrents dans les contrôles, des failles dans la gouvernance, des préoccupations d'ordre culturel et des domaines dans lesquels les cadres de gestion des risques doivent être renforcés. À terme, ces enseignements deviendront un outil puissant pour améliorer les performances de l'organisation et favoriser une culture plus forte de la transparence et de la responsabilité.

Dans un environnement professionnel où la confiance est devenue l'un des atouts les plus précieux, les organisations qui pratiquent l'écoute active sont mieux placées pour préserver et créer de la valeur à long terme.

Comment Grant Thornton Belgium peut vous aider

Chez Grant Thornton Belgium, nous aidons les organisations à mettre en place des dispositifs de protection des lanceurs d’alerte qui vont au-delà de la simple conformité légale et apportent une réelle valeur ajoutée à l'entreprise.

Notre équipe pluridisciplinaire allie une expertise en matière d'enquêtes judiciaires, de gouvernance, de gestion des risques, de conformité, de protection des données et de réglementation afin d'accompagner nos clients tout au long du cycle complet du signalement, notamment :

• Canaux de signalement indépendants
• Conception et mise en œuvre de dispositifs de protection des lanceurs d'alerte
• Évaluation et tri des signalements
• Enquêtes internes et assistance légale
• Conseils en matière de gouvernance et de réglementation
• Accompagnement concernant les répercussions de la loi belge réglementant la recherche privée
• Rectification et renforcement des programmes de contrôle

Notre objectif est simple : aider les organisations à développer des dispositifs de parole fiables qui améliorent la gouvernance, limitent les risques et renforcent la confiance des parties prenantes.

Car les organisations les plus résilientes ne sont pas celles qui ne rencontrent jamais de problèmes. Ce sont les organisations qui en sont informées suffisamment tôt pour pouvoir agir.