À première vue, cette évolution paraît purement technique. En réalité, ses conséquences sont bien plus importantes. Le passage à Peppol a un impact non seulement sur votre logiciel de facturation, mais aussi sur votre gestion administrative, votre situation TVA et même vos accords contractuels. En outre, les entreprises qui ne sont pas en conformité s’exposent à des amendes administratives pouvant atteindre 5 000 euros.
Qu’est-ce que Peppol (et qu’est-ce qui change) ?
Peppol est un réseau sécurisé permettant de transmettre des factures électroniques directement d’un système comptable ou de facturation à un autre. Il ne s’agit plus d’un simple document visuel au format PDF, mais d’un fichier structuré, lisible et exploitable automatiquement. On parle ici de lisibilité machine, contrairement au PDF, conçu avant tout pour la lecture humaine.
Pour votre entreprise, cette évolution implique :
- moins de traitements manuels et donc moins d’erreurs ;
- mais aussi l’utilisation d’un logiciel adapté, de données correctes et d’un workflow réorganisé.
Une facture PDF envoyée par e‑mail ne suffit donc plus dans le cadre de la facturation B2B lorsque l’obligation Peppol s’applique.
Déterminez en 30 secondes si votre entreprise est concernée
Répondez aux trois questions suivantes :
- Disposez-vous d’un numéro de TVA belge actif pour le dépôt des déclarations périodiques à la TVA ? (oui/non)
- Envoyez-vous des factures à d'autres entreprises belges (B2B) ? (oui/non)
- Bénéficiez-vous d’une exception spécifique ? (oui/non) Par exemple : opérations exclusivement exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA), régime forfaitaire, faillite, absence d’établissement stable en Belgique à des fins de TVA.
Oui à (1) + oui à (2) + non à (3) : vous devez alors être en mesure d’envoyer et de recevoir des factures B2B dans un format structuré, en pratique généralement via Peppol. Une dérogation reste toutefois possible si le fournisseur et le client conviennent ensemble d’un « opt-out » et utilisent un autre réseau partagé permettant également l’échange de factures électroniques structurées. Dans tous les cas, une facture PDF envoyée par e‑mail ne suffit plus.
Oui à (1) + non à (2) : vous facturez exclusivement à des particuliers (B2C). Dans ce cas, l’envoi de factures via Peppol aux consommateurs n’est pas obligatoire. En revanche, en tant qu’entreprise assujettie à la TVA, vous devez être techniquement capable de recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs.
Non à (1) : l’obligation ne s’applique généralement pas de la même manière. Mieux vaut toutefois vérifier votre situation, car le régime applicable varie selon l’activité exercée et votre statut TVA.
Oui à 3 : en principe, vous ne devrez ni envoyer ni recevoir de factures électroniques structurées. Il reste néanmoins recommandé de faire confirmer votre situation par votre comptable ou votre conseiller.
Numéro d’entreprise ≠ numéro de TVA
Dans le langage courant, ces deux notions sont souvent confondues, alors qu’elles remplissent des fonctions distinctes.
Dans Peppol, une entreprise est généralement identifiée techniquement au moyen de son numéro d’entreprise. D’autres identifiants Peppol existent également, comme le numéro de TVA ou le numéro GLN, notamment lorsqu’une entreprise facture depuis plusieurs établissements. En Belgique, il est recommandé d’utiliser en priorité le numéro d’entreprise pour se connecter à Peppol et, si nécessaire, d’ajouter d’autres identifiants complémentaires adaptés au contexte spécifique de l’entreprise.
L’obligation légale d’émettre des factures structurées dépend toutefois de votre statut TVA et du type de transaction concerné (B2B ou B2C).
Qu'en est-il des clients et fournisseurs étrangers ?
Si vous travaillez avec des entreprises établies dans d’autres pays de l’Union européenne, vous pourriez penser que les factures électroniques structurées y sont également obligatoires. À ce stade, ce n’est pas encore systématiquement le cas.
Dans les relations B2B transfrontalières, et lorsque votre client ne s’est pas encore enregistré volontairement sur Peppol, les factures papier ou les factures numériques classiques – comme les PDF – restent admises. Cette situation s’explique notamment par le fait que tous les États membres n’utilisent pas Peppol. Certains recourent à d’autres plateformes, parfois incompatibles entre elles. Par ailleurs, l’obligation de facturation électronique n’entre pas en vigueur simultanément dans tous les pays. Certains États l’appliquent déjà, tandis que d’autres suivront plus tard.
En pratique, dans un contexte international, les méthodes de facturation traditionnelles continuent donc souvent d’être utilisées, sauf si le client a volontairement adhéré à Peppol.
Qu’en est-il des tickets de caisse ?
Un ticket TVA, comme celui délivré dans un restaurant, constitue une facture simplifiée. Ce document reste valable et ne doit pas être transmis via Peppol.
En revanche, si votre entreprise souhaite récupérer la TVA, un simple ticket ne suffit pas. Vous devez alors demander une facture complète mentionnant le nom et le numéro de TVA de votre entreprise. Seule une facture conforme transmise via Peppol garantit une déduction correcte de la TVA.
Quelles conséquences pour votre déduction de TVA ?
Peppol ne concerne pas uniquement l’envoi des factures. Votre droit à déduction de la TVA peut également être remis en question lors d’un contrôle.
Si, dans un contexte B2B, vous recevez une facture PDF – ou toute autre facture non structurée – alors que Peppol est obligatoire, vous vous exposez à un risque TVA réel. L’administration peut considérer que la facture ne respecte pas les exigences légales, avec des conséquences potentielles sur votre droit à déduction. Dans certains cas exceptionnels, il reste possible d’invoquer la primauté de la réalité économique sur la forme de la facture.
Cette appréciation n’est toutefois ni automatique ni générale et doit être démontrée au cas par cas. Une exception existe lorsque vous êtes techniquement capable de recevoir une facture électronique, mais que seul votre fournisseur n’est pas encore en mesure d’utiliser Peppol. Dans cette hypothèse, votre droit à déduction reste préservé si le manquement est exclusivement imputable au fournisseur.
Il est donc essentiel, en tant que client, d’être techniquement en mesure de recevoir des factures Peppol structurées et valides. Pour défendre efficacement votre droit à déduction lors d’un contrôle, il ne suffit pas que la TVA ait été correctement facturée. La forme de la facture ainsi que le canal de réception jouent également un rôle important. Si votre entreprise n’est pas correctement connectée à Peppol ou reçoit systématiquement des factures en dehors du réseau alors que celui-ci est obligatoire, votre position sera plus fragile en cas de contrôle TVA.
Le fait que votre entreprise ne se conforme pas entièrement aux règles Peppol n’entraîne pas automatiquement la perte du droit à déduction de la TVA. En revanche, l’incapacité de recevoir et traiter correctement des factures Peppol vous expose à un risque TVA évitable.
En résumé : Une utilisation correcte de Peppol est essentielle non seulement pour éviter les amendes, mais aussi pour sécuriser votre déduction de TVA.
Peppol rend-il automatiquement vos conditions générales opposables ?
Non. Il s’agit d’une confusion fréquente.
Le fait d’envoyer une facture via Peppol ne rend pas automatiquement vos conditions générales opposables à votre client. Même dans un environnement numérique, les conditions générales doivent être communiquées au plus tard lors de la conclusion du contrat et acceptées par le client.
Bonnes pratiques :
- intégrez vos conditions générales à votre offre ou à votre contrat – ou renvoyez-y explicitement – et transmettez-les avant le début de la mission ;
- demandez une signature, un accord par e-mail ou une validation via votre portail client ;
- mentionnez à nouveau leur application sur la facture, sans considérer cet élément comme preuve unique ;
- conservez les preuves d’acceptation (offre signée, e-mail, historique du portail client, PDF des conditions générales, etc.).
La transition vers Peppol constitue également une excellente occasion de mettre à jour vos offres, contrats et conditions générales. Pensez notamment au canal de facturation utilisé, aux numéros et données mentionnés, à la gestion des incidents techniques ainsi qu’à la manière de transmettre valablement les annexes, telles que les métrés.
Que devez-vous faire concrètement ?
Pour la plupart des entreprises, quelques actions suffisent :
- vérifier si votre logiciel comptable ou de facturation permet l’envoi et la réception de factures via Peppol ;
- mettre à jour les fiches clients et fournisseurs (numéros, dénominations et adresses correctement renseignés) ;
- coordonner la mise en place avec votre comptable et votre fournisseur logiciel ;
- adapter vos offres, contrats et conditions générales afin d’y intégrer les dispositions relatives à la facturation et à la preuve.
Bref, les enjeux ne sont pas uniquement informatiques. Cette transition touche également votre organisation administrative et votre gestion contractuelle.
Votre entreprise n’est pas encore prête ?
Durant les trois premiers mois de 2026, une certaine tolérance a temporairement été appliquée en pratique face aux difficultés de démarrage. Cette période a toutefois pris fin le 31 mars 2026. Il ne s’agissait pas d’un report officiel de l’obligation.
Depuis le 1er avril 2026, vous devez donc être effectivement capable d’envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées. À défaut, vous risquez une amende administrative : 1 500 euros pour une première infraction, 3 000 euros pour une deuxième et 5 000 euros pour les infractions suivantes.
Une nouvelle amende ne peut toutefois être infligée que si au moins trois mois se sont écoulés entre le constat précédent et un nouveau contrôle. Concrètement, ce mécanisme vous laisse un certain délai pour vous mettre en conformité, mais l’objectif reste que votre entreprise soit en règle le plus rapidement possible. Par ailleurs, les amendes TVA classiques continuent naturellement de s’appliquer en cas de factures manquantes ou incorrectes.
Conclusion
Peppol n'est plus un simple détail technique. Il constitue désormais la norme en matière de facturation B2B en Belgique. Une facture PDF ne suffit plus. Vos logiciels, vos données et vos documents contractuels doivent être parfaitement harmonisés.
Vous vous demandez si votre entreprise respecte les obligations liées à la facturation électronique via Peppol ? Vous souhaitez vérifier si votre processus de facturation, votre situation TVA et vos accords contractuels sont cohérents ? Contactez votre conseiller de confiance chez Grant Thornton. Nous vous accompagnons dans la mise en place d’une approche pragmatique, conforme et adaptée à votre situation spécifique.
