Dat klinkt technisch, maar de impact is breder dan u denkt. Het raakt niet alleen uw facturatiesoftware, maar ook uw administratie, uw btw-positie en zelfs uw contractuele afspraken. Wie vandaag niet in orde is, riskeert bovendien administratieve boetes tot 5.000 euro.
Wat is Peppol (en wat verandert er)?
Peppol is een beveiligd netwerk waarmee e‑facturen rechtstreeks van het ene boekhoud‑ of facturatiesysteem naar het andere worden verzonden. Het gaat niet om een “plaatje” (pdf), maar om een gestructureerd bestand dat automatisch kan worden ingelezen en verwerkt. Men spreekt hier van machine-leesbaarheid (daar waar een pdf zorgt voor de menselijke-leesbaarheid).
Voor u als onderneming betekent dit:
- minder manueel werk en dus minder fouten
- maar ook: juiste software, correcte gegevens en een aangepaste workflow.
Een pdf via e‑mail volstaat niet meer voor B2B‑facturatie wanneer de Peppol-verplichting geldt.
Beslis in 30 seconden: geldt dit ook voor uw onderneming?
Beantwoord deze 3 vragen:
- Hebt u een actief Belgisch btw‑nummer voor de indiening van periodieke btw-aangiften? (ja/nee)
- Stuurt u facturen naar andere Belgische ondernemingen (B2B)? (ja/nee)
- Valt u onder een specifieke uitzondering? (ja/nee) Denk bv. aan: uitsluitend vrijgestelde handelingen (art. 44), forfaitaire regeling, faillissement, of niet in België gevestigd en geen Belgische vaste inrichting voor btw-doeleinden
Ja op (1) + ja op (2) + nee op (3): dan moet u uw B2B‑facturen in gestructureerd formaat kunnen verzenden én ontvangen (in de praktijk meestal via Peppol tenzij met wederzijds akkoord van leverancier en klant wordt gekozen voor “opt-out” en via een ander gedeeld netwerk nog steeds een gestructureerde elektronische factuur wordt verstuurd). Een pdf via e‑mail volstaat in ieder geval niet meer.
Ja op (1) + nee op (2): u factureert enkel aan particulieren (B2C). Dan moet u uw facturen aan consumenten niet verplicht via Peppol versturen. Als btw‑plichtige onderneming moet u wél e‑facturen kunnen ontvangen van leveranciers.
Nee op (1): dan geldt de verplichting meestal niet op dezelfde manier voor u (maar check dit best even, want de situatie kan verschillen per activiteit en status).
Ja op (3): dan zal u geen elektronische gestructureerde facturen moeten verzenden en in principe ook niet ontvangen. Laat dit best even bevestigen door uw accountant/adviseur.
Ondernemingsnummer ≠ btw‑nummer
In het dagelijkse taalgebruik lopen die twee vaak door elkaar, maar ze spelen een andere rol.
In Peppol wordt een onderneming technisch meestal geïdentificeerd via het ondernemingsnummer. Er zijn ook alternatieve zogenaamde “Peppol identifiers”, zoals btw-nummer of GLN-nummer (gebaseerd op locatie wanneer er vanuit verschillende vestigingen wordt gefactureerd). In België heeft het aanbeveling om eerst via het ondernemingsnummer te linken met Peppol en desgevallend bijkomend/subsidiair de andere “identifiers” te gebruiken (indien nuttig voor de bedrijfsspecifieke context).
De wettelijke verplichting om gestructureerd te factureren hangt dan overigens af van uw btw‑status en van het type transactie (B2B of B2C).
Wat met buitenlandse klanten en leveranciers?
Doe je ook zaken met bedrijven in andere EU‑landen, dan zou je verwachten dat je daar eveneens met gestructureerde elektronische facturen moet werken. Dat is voorlopig echter niet verplicht.
In grensoverschrijdende B2B‑relaties en wanneer je klant zich nog niet vrijwillig heeft geregistreerd op Peppol mag je nog steeds factureren via papier of via gewone digitale facturen, zoals pdf’s. Dat komt enerzijds doordat niet alle EU‑landen Peppol gebruiken: sommige werken met andere, niet altijd compatibele platformen. Anderzijds wordt de verplichting tot e‑facturatie niet overal tegelijk ingevoerd. In sommige landen geldt ze al, terwijl andere pas later volgen.
Daarom blijft men in een internationale context voorlopig meestal aangewezen op de voorheen toegepaste facturatiemethoden, tenzij de klant zich vrijwillig heeft geregistreerd op Peppol.
Wat met bonnetjes?
Een btw‑bonnetje, zoals u dat krijgt in een restaurant, is een vereenvoudigde factuur. Dat is een geldig document en het moet niet via Peppol worden verstuurd.
Wilt u als onderneming de btw terugvragen, dan is zo’n bonnetje niet voldoende. In dat geval moet u een volledige factuur vragen, met de naam en het btw‑nummer van uw onderneming erop. Alleen met een factuur via Peppol kunt u de btw correct aftrekken.
Wat betekent dit voor uw btw‑aftrek?
Peppol is niet alleen een verplichting voor het verzenden van facturen. Ook uw btw-aftrek kan bij een controle in vraag worden gesteld.
Ontvangt u in een B2B-context een pdf-factuur of een andere niet-gestructureerde factuur, terwijl facturatie via Peppol verplicht is, dan loopt u een reëel btw-risico. De btw-administratie kan dan stellen dat de factuur niet aan de regels voldoet en dat dit gevolgen heeft voor uw recht op btw-aftrek. In uitzonderlijke gevallen kan nog worden aangevoerd dat de economische realiteit zwaarder doorweegt dan de vorm van de factuur, maar dat gebeurt niet automatisch en moet telkens apart worden aangetoond.
Hierop bestaat een uitzondering wanneer u als klant wel technisch in staat bent om een elektronische factuur te ontvangen, maar wanneer het enkel de leverancier is die niet Peppol-ready is. In dat geval zal de klant zijn btw-aftrek alsnog behouden als de tekortkoming enkel langs de zijde van de leverancier is.
Het is daarom ook belangrijk dat u als afnemer technisch in staat bent om geldige, gestructureerde Peppol-facturen te ontvangen. Om uw btw-aftrek bij een controle goed te verdedigen, volstaat het niet dat de btw correct werd aangerekend. Ook de vorm van de factuur en het kanaal waarlangs u ze ontvangt, spelen een rol. Bent u niet correct aangesloten of ontvangt u systematisch facturen buiten Peppol terwijl Peppol verplicht is, dan staat u zwakker bij een btw-controle.
Dat uw onderneming niet volledig volgens de Peppol-regels werkt, betekent niet automatisch dat uw btw-aftrek vervalt. Als u echter geen correcte Peppol-facturen kunt ontvangen en verwerken, neemt u wel een vermijdbaar btw-risico.
Kort samengevat: Peppol correct gebruiken is niet alleen belangrijk om boetes te vermijden, maar ook om uw btw-aftrek veilig te stellen.
Maakt Peppol uw factuurvoorwaarden automatisch bindend?
Nee. Dat is een belangrijk misverstand.
Een factuur via Peppol versturen maakt uw factuurvoorwaarden niet automatisch afdwingbaar. Ook digitaal geldt: algemene voorwaarden moeten aan uw klant vooraf of ten laatste bij het sluiten van het contract worden meegedeeld, en uw klant moet ze aanvaarden.
Goede praktijk:
- zet uw algemene voorwaarden op uw offerte/contract (of verwijs er duidelijk naar) en bezorg ze vóór u start
- vraag een handtekening, een “ik ga akkoord” per mail, of aanvaarding via uw klantportaal
- vermeld op de factuur nog eens dat ze van toepassing zijn (maar reken daar niet als enige bewijs op).
- bewaar het bewijs (ondertekende offerte, mail, portal‑log, pdf met voorwaarden, …).
De overstap naar Peppol is een goed moment om uw offertes, contracten en algemene voorwaarden te updaten. Denk aan: welk facturatiekanaal u gebruikt, welke nummers/gegevens u vermeldt, wat u doet bij een technische storing, en hoe u bijlagen (bv. meetstaten) op een juridisch bruikbare manier bezorgt.
Wat moet u nu concreet doen?
Concreet komt het voor de meeste ondernemingen neer op een paar acties:
- check of uw facturatie- of boekhoudpakket e‑facturen via Peppol kan verzenden én ontvangen
- maak uw klanten- en leveranciersfiche in orde (juiste nummers, namen, adressen)
- stem af met uw accountant en softwareleverancier over aansluiting en workflow; en
- pas uw offertes/contracten/algemene voorwaarden aan waar facturatie-afspraken of bewijsafspraken in staan.
Kort: dit is niet alleen IT. Het is ook administratie én contractbeheer.
Wat als u nog niet klaar bent?
In de eerste drie maanden van 2026 was er in de praktijk tijdelijk wat soepelheid bij opstartproblemen. Die periode liep echter af op 31 maart 2026. Het was geen officieel uitstel van de verplichting.
Sinds 1 april 2026 moet u dus effectief e‑facturen gestructureerd kunnen verzenden en ontvangen. Als u dat niet kunt, riskeert u een administratieve boete: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij volgende overtredingen.
Een tweede of volgende overtreding kan pas worden beboet als er minstens drie maanden zitten tussen de vorige vaststelling en een nieuwe controle. Dat geeft u in de praktijk wat tijd om bij te sturen, maar het blijft de bedoeling dat u zo snel mogelijk in orde bent. Los daarvan blijven de gewone btw‑boetes bestaan voor facturen die ontbreken of niet correct zijn.
Besluit
Peppol is geen technisch detail meer, maar de standaard voor B2B‑facturatie in België. Een pdf volstaat niet langer. Uw software, uw gegevens én uw contractuele documenten moeten op elkaar afgestemd zijn.
Twijfelt u of uw onderneming vandaag correct omgaat met de verplichte e‑facturatie via Peppol? Of wilt u nagaan of uw facturatieproces, btw‑positie en contractuele afspraken op elkaar afgestemd zijn? Neem dan contact op met uw Trusted Advisor bij Grant Thornton. Wij denken graag met u mee over een pragmatische en correcte aanpak, afgestemd op uw specifieke situatie.
