Digitalisation, UBO et BCE : votre entreprise est-elle prête pour la prochaine vague de compliance ?

De nombreux entrepreneurs ne prêtent attention aux formalités juridiques que lorsqu’une banque demande des documents complémentaires, qu’un contrôle est annoncé ou qu’une publication doit être effectuée en urgence. Une réaction compréhensible, car entreprendre consiste avant tout à se concentrer sur ses clients, ses collaborateurs et sa croissance.

Dans la pratique, nous constatons toutefois que ces obligations administratives ont de plus en plus souvent un impact direct sur le fonctionnement quotidien des entreprises. Les évolutions récentes concernant JustAct, les enregistrements UBO et les inscriptions à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) montrent que les autorités accordent une importance croissante à la digitalisation, à la transparence et à la qualité des données.

Les entreprises qui mettent aujourd’hui leur compliance en ordre ne se contentent pas d’éviter des problèmes demain : elles renforcent également la confiance des banques, investisseurs, clients et autres parties prenantes.

JustAct : (enfin) moins de paperasse

La digitalisation des formalités liées aux entreprises s’est considérablement accélérée ces dernières années. L’une des évolutions les plus visibles est la poursuite du déploiement de JustAct, la plateforme numérique permettant le dépôt des dossiers de publication.

Pour les entreprises, il s’agit d’une simplification importante. Alors que, jusqu’à fin juin 2026, les documents originaux ne pouvaient être déposés que physiquement au greffe du tribunal de l’entreprise, de plus en plus de procédures peuvent aujourd’hui être effectuées entièrement par voie numérique. Cela permet de gagner du temps, de réduire les charges administratives et d’accélérer le traitement des publications.

Cette évolution présente également des avantages considérables pour les entreprises comptant des actionnaires ou des administrateurs étrangers. Les envois internationaux, les signatures physiques et la transmission de documents originaux constituaient souvent un frein au traitement efficace des dossiers.

Un élément important est qu’une entreprise peut accorder une procuration numérique à son expert-comptable, son conseiller juridique ou tout autre mandataire afin que celui-ci puisse introduire des dossiers de publication en son nom.

Pour les administrateurs belges, l’octroi d’une telle procuration est généralement simple et peut se faire numériquement, notamment via eID ou itsme. Pour les administrateurs internationaux, le processus n’est toutefois pas toujours aussi simple. En fonction du pays d’origine et des possibilités disponibles en matière d’identification et de signature, des formalités supplémentaires peuvent être nécessaires avant que la procuration puisse être activée numériquement.

Pour les entreprises présentant une structure internationale, cela signifie que si la digitalisation des dossiers de publication constitue une avancée importante, elle ne permet pas encore, dans toutes les situations, de bénéficier d’un processus entièrement numérique et uniforme. Une préparation en temps utile reste donc essentielle, en particulier lorsque des administrateurs étrangers sont impliqués.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement pour votre entreprise ?

Si votre société compte des administrateurs ou actionnaires étrangers, il est conseillé de préparer suffisamment à l’avance les futures publications.

Bien que JustAct simplifie de nombreuses formalités liées aux entreprises, des démarches administratives supplémentaires peuvent encore être nécessaires pour les dossiers internationaux.

Une bonne préparation permet d’éviter des retards imprévus, en particulier pour les dossiers soumis à des délais juridiques stricts.

Registre UBO : il ne suffit pas d’enregistrer, encore faut-il pouvoir le prouver

Le registre UBO est désormais bien connu de la plupart des entreprises. Pourtant, nous constatons que de nombreuses entreprises continuent de se concentrer sur une seule question : « Les bonnes personnes sont-elles enregistrées ? »

Aujourd’hui, il est au moins aussi important de se poser la question suivante : « Sommes-nous également en mesure de justifier cet enregistrement ? »

Cette distinction devient de plus en plus importante.

Depuis peu, les banques et autres acteurs chargés de la compliance ont en effet la possibilité non seulement de consulter les informations enregistrées, mais également de contrôler les pièces justificatives sous-jacentes. La qualité de l’ensemble du dossier UBO devient dès lors centrale.

Un enregistrement correctement complété ne suffit plus à lui seul. Les informations enregistrées doivent être étayées par des documents démontrant sans ambiguïté pourquoi une personne a été enregistrée en tant que bénéficiaire effectif. En fonction de la structure, il peut notamment s’agir des documents suivants :

• registres des actionnaires
• statuts
• publications aux Annexes du Moniteur belge
• organigrammes
• actes de cession
• conventions d’actionnaires
• certificats ou autres documents attestant la propriété ou le contrôle.

Lorsque l’enregistrement ne correspond pas aux documents sous-jacents, cela peut entraîner des questions supplémentaires de la part des banques, des départements compliance ou des autorités de contrôle et, dans certains cas, même des signalements auprès de la Trésorerie.

Dans la pratique, nous constatons également que les entreprises sont souvent mal informées quant aux conséquences d’un enregistrement UBO incorrect ou incomplet. En cas de non-respect des obligations UBO précitées, l’administration UBO peut en effet procéder à la radiation d’office de l’inscription de l’entreprise concernée à la BCE.

Il est parfois supposé qu’une simple correction de l’enregistrement UBO entraîne automatiquement l’annulation de cette radiation de la BCE. Ce n’est toutefois pas le cas.

Après régularisation, l’entreprise doit elle-même introduire une demande de retrait de la mention de radiation.

Ce n’est qu’après avoir constaté que tant l’enregistrement que les documents justificatifs sont corrects et complets que l’administration entreprendra les démarches nécessaires afin d’annuler la radiation de la BCE. Cette procédure prend généralement une dizaine de jours.

Le principal enseignement ?

Ne considérez pas votre registre UBO comme une simple formalité administrative, mais comme un véritable dossier de compliance qui doit rester en permanence à jour, cohérent et dûment étayé.

Activités BCE : le moment idéal pour aligner l’enregistrement sur la réalité

D’ici la fin de l’année, un autre exercice important attend les entreprises.

Parmi les activités enregistrées à la BCE, à savoir les codes NACE-BEL, les entreprises ne pourront conserver qu’un maximum de cinq activités principales. Une évaluation critique s’impose donc.

Ces activités principales doivent correspondre aux activités qui génèrent effectivement la majeure partie du chiffre d’affaires de l’entreprise.

Les autres activités ne disparaîtront pas nécessairement de l’enregistrement, mais devront être reprises comme activités secondaires.

À première vue, il peut sembler s’agir d’une simple adaptation administrative. En réalité, cet exercice constitue une excellente occasion de comparer et d’évaluer les statuts et les inscriptions de l’entreprise.

Dans la pratique, nous constatons régulièrement que :

• certaines activités sont toujours enregistrées alors qu’elles ne sont plus exercées depuis plusieurs années ;
• de nouvelles activités n’ont jamais été ajoutées à la BCE ;
• les activités réellement exercées ne correspondent plus à l’objet prévu dans les statuts.

Ce dernier point est particulièrement important.

Les entreprises ne peuvent en effet exercer que des activités qui s’inscrivent dans le cadre de leur objet statutaire. Lorsqu’une entreprise développe de nouveaux services, étend ses activités ou se lance sur de nouveaux marchés, il convient donc de vérifier si son objet statutaire correspond toujours à la réalité de ses activités.

Vérifiez dès lors que les activités effectivement exercées, l’inscription à la BCE et l’objet statutaire sont bien alignés.

De nombreuses entreprises découvrent seulement à l’occasion d’une demande de financement, d’une due diligence ou d’un contrôle que ces trois éléments ne correspondent plus. À ce stade, une rectification reste souvent possible, mais rarement sans perte de temps ou coûts supplémentaires.

Vérifiez vos données à temps, plutôt que d’attendre qu’un contrôle ait lieu.

La compliance comme atout stratégique

Le fil conducteur de ces trois évolutions est clair : aujourd’hui, les autorités attendent non seulement des inscriptions correctes, mais aussi que les entreprises gèrent activement leur documentation juridique et la maintiennent à jour.

JustAct exige une attention particulière aux processus numériques et aux procédures de signature, y compris dans un contexte international. Le registre UBO exige non seulement des informations correctes, mais également des pièces justificatives probantes. La réforme des activités enregistrées à la BCE offre quant à elle aux entreprises une occasion unique de réaligner leurs activités effectives, leurs inscriptions et leurs statuts.

Un dossier corporate à jour et cohérent permet de répondre plus efficacement aux questions qui peuvent se poser dans le cadre de financements, d’investissements, d’acquisitions ou d’une croissance internationale.

Vous vous demandez si votre dossier UBO, votre inscription à la BCE, vos statuts ou vos obligations de publication correspondent toujours à la situation actuelle de votre entreprise ? Les spécialistes de Grant Thornton peuvent vous aider à faire le point et à procéder aux adaptations nécessaires.