Digitalisering, UBO en KBO: is uw onderneming klaar voor de volgende compliancegolf?

Veel ondernemers besteden pas aandacht aan juridische formaliteiten wanneer een bank bijkomende documenten opvraagt, een controle wordt aangekondigd of een publicatie dringend moet gebeuren. Begrijpelijk, want ondernemen draait in de eerste plaats om klanten, medewerkers en groei.

Toch zien we in de praktijk dat net die administratieve verplichtingen steeds vaker een directe impact hebben op de dagelijkse werking van ondernemingen. Recente ontwikkelingen rond JustAct, UBO-registraties en registraties in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) tonen aan dat overheden steeds meer inzetten op digitalisering, transparantie en datakwaliteit.

Wie zijn compliance vandaag op orde brengt, vermijdt niet alleen problemen morgen, maar creëert ook vertrouwen bij banken, investeerders, klanten en andere stakeholders.

JustAct: (eindelijk) minder papierwerk

De digitalisering van ondernemingsformaliteiten heeft de afgelopen jaren een stroomversnelling genomen. Een van de meest zichtbare veranderingen is de verdere uitrol van JustAct, het digitale platform voor de neerlegging van publicatiedossiers.

Voor ondernemingen betekent dit een belangrijke vereenvoudiging. Waar tot eind juni 2026 originele documenten enkel fysiek konden worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank, verlopen steeds meer procedures vandaag volledig digitaal. Dit bespaart tijd, vermindert administratieve lasten en versnelt de verwerking van publicaties.

Ook voor ondernemingen met buitenlandse aandeelhouders of bestuurders biedt dit aanzienlijke voordelen. Internationale verzendingen, fysieke ondertekeningen en het bezorgen van originele documenten vormden vaak een rem op een vlotte afhandeling.

Een belangrijk gegeven is dat een onderneming een digitale volmacht kan geven aan haar accountant, juridisch adviseur of andere lasthebber om publicatiedossiers namens haar in te dienen.

Voor Belgische bestuurders verloopt het verlenen van zo’n volmacht doorgaans eenvoudig en digitaal, bijvoorbeeld via eID of itsme. Bij internationale bestuurders is het proces vandaag niet altijd even rechtlijnig. Afhankelijk van het land van herkomst en de beschikbare identificatie- en ondertekeningsmogelijkheden kunnen bijkomende formaliteiten nodig zijn voordat de volmacht digitaal kan worden geactiveerd.

Voor internationaal gestructureerde ondernemingen betekent dit dat de digitalisering van publicatiedossiers weliswaar een belangrijke stap vooruit is, maar in de praktijk nog niet in alle situaties een volledig digitaal en uniform proces oplevert. Een tijdige voorbereiding blijft daarom belangrijk, zeker wanneer buitenlandse bestuurders betrokken zijn.

Wat betekent dit concreet voor uw onderneming?

Heeft uw vennootschap buitenlandse bestuurders of aandeelhouders, dan loont het om toekomstige publicaties tijdig voor te bereiden. 

Hoewel JustAct heel wat ondernemingsformaliteiten vereenvoudigt, kunnen bij internationale dossiers nog bijkomende administratieve stappen nodig zijn. Een goede voorbereiding helpt om onverwachte vertragingen te vermijden, zeker bij juridisch tijdsgevoelige dossiers.

UBO-register: niet alleen registreren, maar ook kunnen bewijzen

Het UBO-register is voor de meeste ondernemingen inmiddels een vertrouwd gegeven. Toch merken we dat veel ondernemingen nog steeds focussen op één vraag: "Staan de juiste personen geregistreerd?"

Vandaag is minstens even belangrijk om deze vraag te stellen: "Kunnen wij die registratie ook bewijzen?". Dat onderscheid wordt steeds relevanter.

Banken en andere compliance-partijen hebben sinds kort namelijk ook de mogelijkheid om niet alleen de geregistreerde informatie te raadplegen, maar ook de onderliggende bewijsstukken te controleren. Daardoor komt de kwaliteit van het volledige UBO-dossier centraal te staan.

Een correct ingevulde registratie alleen volstaat niet langer. De geregistreerde informatie moet worden ondersteund door documenten die ondubbelzinnig aantonen waarom een persoon als uiteindelijke begunstigde werd geregistreerd. Afhankelijk van de structuur kunnen dat onder meer zijn:

• registers van aandeelhouders
• statuten
• publicaties in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad
• organigrammen
• overdrachtsakten
• aandeelhoudersovereenkomsten
• certificaten of andere bewijsstukken van eigendom of controle.

Wanneer de registratie niet overeenstemt met de onderliggende documentatie, kan dat aanleiding geven tot bijkomende vragen van banken, compliance-afdelingen of toezichthoudende instanties en in sommige gevallen zelfs meldingen bij de Thesaurie. 

In de praktijk zien wij bovendien dat ondernemingen vaak verkeerd geïnformeerd zijn over de gevolgen van een foutieve of onvolledige UBO-registratie. Bij niet-naleving van voormelde UBO-verplichtingen kan de UBO-administratie namelijk overgaan tot de ambtshalve doorhaling van de inschrijving van de betrokken onderneming in de KBO.  

Soms wordt aangenomen dat een eenvoudige correctie van de UBO-registratie deze KBO-schrapping automatisch ongedaan maakt. Dat is echter niet het geval.

Na regularisatie moet de onderneming zelf een aanvraag tot intrekking van de schrappingsvermelding indienen. 

Pas nadat de administratie heeft vastgesteld dat zowel de registratie als de ondersteunende documenten correct en volledig zijn, zal zij de nodige verdere stappen ondernemen om de schrapping uit de KBO ongedaan te maken. Dit neemt doorgaans een tiental dagen in beslag. 

De belangrijkste les?

Behandel uw UBO-register niet als een administratieve formaliteit, maar als een compliance-dossier dat permanent actueel, consistent en verdedigbaar moet zijn.

KBO-activiteiten: hét moment om registratie en realiteit op elkaar af te stemmen 

Tegen het einde van het jaar wacht ondernemingen nog een belangrijke oefening.

Van de geregistreerde activiteiten in de KBO (de zogenaamde “NACE-BEL”-codes) zullen ondernemingen nog maximaal vijf hoofdactiviteiten kunnen behouden. Een kritische evaluatie dringt zich dus op.

Deze hoofdactiviteiten moeten overeenstemmen met de activiteiten die effectief het grootste deel van de omzet genereren.

Andere activiteiten verdwijnen niet noodzakelijk uit de registratie, maar moeten als nevenactiviteiten worden opgenomen.

Op het eerste gezicht lijkt dit een louter administratieve aanpassing. In werkelijkheid biedt deze oefening een uitgelezen kans om de statuten en registraties van de onderneming naast mekaar te leggen en te evalueren.

In de praktijk stellen wij regelmatig vast dat:

• activiteiten geregistreerd staan die al jaren niet meer worden uitgeoefend
• nieuwe activiteiten nooit werden toegevoegd aan de KBO
• de werkelijke activiteiten niet meer overeenstemmen met het voorwerp in de statuten.

Dat laatste is bijzonder belangrijk.

Ondernemingen mogen immers enkel activiteiten uitoefenen die binnen hun statutaire voorwerpomschrijving passen. Wanneer een onderneming nieuwe diensten ontwikkelt, haar activiteiten uitbreidt of nieuwe markten betreedt, moet worden nagegaan of het statutaire voorwerp nog aansluit bij de bedrijfsrealiteit.

Controleer daarom of de effectieve activiteiten, de KBO-registratie en het statutaire voorwerp op elkaar aansluiten.

Veel ondernemingen ontdekken tijdens een financieringsaanvraag, due diligence of controle pas dat deze drie elementen niet langer overeenstemmen. Op dat moment is een rechtzetting vaak mogelijk, maar zelden nog zonder tijdsverlies of bijkomende kosten.

Controleer de gegevens tijdig, niet pas wanneer een controle plaatsvindt. 

Compliance als strategische troef

De rode draad doorheen deze drie ontwikkelingen is duidelijk: de overheid verwacht vandaag niet alleen correcte registraties, maar ook een onderneming die haar juridische documentatie actief beheert en up-to-date houdt.

JustAct vraagt aandacht voor digitale processen en (internationale) ondertekeningstrajecten. Het UBO-register vereist niet alleen correcte gegevens, maar ook sluitende bewijsstukken. De hervorming van de KBO-activiteiten biedt ondernemingen dan weer een unieke kans om hun effectieve activiteiten, registraties en statuten opnieuw op één lijn te brengen.

Een actueel en consistent corporate dossier helpt om vragen bij financieringen, investeringen, overnames en internationale groei tijdig te beantwoorden.

Twijfelt u of uw UBO-dossier, KBO-registratie, statuten of publicatieverplichtingen aansluiten bij de huidige situatie van uw onderneming? De specialisten van Grant Thornton kunnen u helpen dit te beoordelen en waar nodig bij te werken.