Une enquête interne démarre demain. Votre organisation est-elle prête ?

Un lanceur d’alerte effectue un signalement. Des soupçons de fraude, d’utilisation abusive d’informations confidentielles ou d’une autre violation potentielle des règles internes apparaissent. Les équipes RH, Compliance ou Legal doivent rapidement déterminer ce qui s’est passé.

Pour de nombreuses organisations, la réaction naturelle consiste à rassembler les informations, à interroger les personnes concernées et à établir les faits.

Mais avant de lancer l’enquête, une autre question essentielle doit désormais être posée : La loi belge réglementant la recherche privée s’applique-t-elle et l’organisation est-elle prête à s’y conformer ? Cette question devient particulièrement importante à l’approche du 16 décembre 2026.

Une nouvelle réalité pour les enquêtes sur le lieu de travail

La loi belge du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée, communément appelée loi sur la recherche privée (PIA/WPO), est en grande partie applicable depuis le 16 décembre 2024.

Son impact va bien au-delà de ce que le terme « recherche privée » pourrait laisser penser à première vue. La législation n’est pas uniquement pertinente lorsqu’une entreprise fait appel à un enquêteur privé traditionnel. Selon les circonstances, les enquêtes menées au sein même d’une organisation peuvent également entrer dans son champ d’application.

Pensons, par exemple, aux soupçons de fraude, de vol, de violation des règles de l’entreprise, d’utilisation abusive d’informations confidentielles ou d’autres comportements susceptibles d’entraîner des mesures disciplinaires. Dans ce type de situation, une organisation peut être amenée à établir les faits concernant le comportement de certains collaborateurs.

C’est précisément là que l’article 65 prend toute son importance.

Article 65 : l’enquête commence-t-elle avant même qu’il y ait quelque chose à enquêter ?
L’article 65 introduit un principe important pour les enquêtes impliquant des travailleurs.

Les employeurs qui souhaitent mener des recherches privées doivent disposer d’un cadre interne explicite et transparent prévoyant la possibilité de telles enquêtes ainsi que les règles qui les régissent. Les travailleurs doivent donc être informés au préalable que des recherches privées peuvent avoir lieu, ainsi que des règles et procédures selon lesquelles elles peuvent être menées.

En d’autres termes, les organisations ne devraient pas attendre qu’une allégation sérieuse leur parvienne pour décider du déroulement d’une enquête.

Ce cadre doit être établi avant que la nécessité de mener une enquête ne se présente.

Cela signifie qu’il convient notamment de se poser les questions suivantes :

• Quand une enquête interne peut-elle être lancée ?
• Qui est autorisé à la mener ou à y contribuer ?
• Quelles méthodes d’enquête peuvent être utilisées ?
• Quelles garanties s’appliquent aux travailleurs concernés ?
• Comment les données à caractère personnel et les informations recueillies au cours de l’enquête seront-elles traitées ?
• Comment le processus d’enquête s’articule-t-il avec les procédures existantes en matière de RH, de lanceurs d’alerte, de compliance et de protection de la vie privée ?

La loi ne prescrit pas de forme ni de contenu précis pour ce cadre. Les organisations doivent donc définir une approche adaptée à leur structure et à leurs activités d’enquête.

« Mais nous n’avons pas de service d’enquête interne »

C’est ici que la législation peut devenir moins intuitive.

Une organisation peut penser que la PIA/WPO ne la concerne pas parce qu’elle n’emploie pas d’enquêteurs privés et ne dispose pas d’une équipe spécifiquement chargée des enquêtes.

La réalité nécessite toutefois une analyse plus approfondie.

La situation est relativement claire lorsque les enquêtes sont menées de manière structurelle par un service d’enquête interne ou confiées à des enquêteurs privés externes. Elle peut être plus nuancée lorsqu’il s’agit d’enquêtes occasionnelles ou ad hoc menées, par exemple, par les RH sans que celles-ci constituent un service d’enquête interne. Il est toutefois important de souligner qu’une enquête ponctuelle n’échappe pas automatiquement au champ d’application de la loi.

Parallèlement, tout entretien RH, entretien disciplinaire ou contrôle de routine ne constitue pas automatiquement une recherche privée.

Le bon point de départ n’est donc pas de qualifier systématiquement chaque examen interne d’enquête relevant de la PIA/WPO. Il s’agit plutôt de comprendre comment les enquêtes sont réellement menées au sein de l’organisation et de déterminer si ces activités entrent dans le champ d’application de la législation.

La date à retenir : 16 décembre 2026

Lors de l’entrée en vigueur de la nouvelle législation, les employeurs ont bénéficié d’une période transitoire de deux ans pour satisfaire à l’exigence de l’article 65 relative à la mise en place d’un cadre interne.

Cette période prend fin le 16 décembre 2026.

Une distinction importante doit toutefois être faite : cette période transitoire concerne le cadre prévu par l’article 65. Les autres obligations applicables en vertu de la PIA/WPO doivent déjà être respectées aujourd’hui.

L’article 65 ne doit pas non plus être considéré comme un simple exercice supplémentaire de rédaction de politiques internes. L’article 101 de la loi mentionne l’article 65 parmi les dispositions prescrites à peine de nullité. L’absence du cadre requis peut donc poser problème lorsque des informations recueillies au cours d’une enquête sont ensuite utilisées comme éléments de preuve.

Pour les organisations, le message pratique est simple : Le bon moment pour réfléchir à la manière dont vous menez vos enquêtes, c’est avant de devoir en mener une.

Alors, êtes-vous prêt ?

Un bon point de départ consiste à examiner votre organisation du point de vue d’un incident concret.

Imaginez qu’un signalement important d’un lanceur d’alerte vous parvienne demain.

Qui le reçoit ? Qui décide si une enquête est nécessaire ? Qui établit les faits ? Quelles méthodes peuvent être utilisées ? Quelles garanties s’appliquent ? Et où ces règles sont-elles documentées ?

Si les réponses sont réparties entre différentes politiques internes, reposent sur des pratiques informelles ou ne sont tout simplement pas claires, le moment est venu de revoir votre cadre.

Cette analyse peut couvrir les procédures existantes en matière de lanceurs d’alerte, de RH, de mesures disciplinaires, de réponse à la fraude, de compliance, d’éthique, de protection de la vie privée et d’enquêtes, plutôt que d’examiner l’article 65 de manière isolée.

L’objectif est de disposer d’un cadre qui soit non seulement juridiquement approprié, mais aussi réellement applicable lorsque l’organisation est confrontée à une enquête sensible et que des décisions doivent être prises rapidement.

Comment Grant Thornton peut vous accompagner

Se préparer à l’article 65 commence par une bonne compréhension de la manière dont les enquêtes sont menées concrètement au sein de votre organisation.

Grant Thornton peut accompagner les organisations afin d’évaluer l’application de la PIA/WPO à leurs activités, d’examiner les procédures d’enquête existantes, d’identifier d’éventuelles lacunes et de développer ou revoir le cadre interne requis.

Cet accompagnement peut notamment comprendre :

• l’évaluation de l’applicabilité de la PIA/WPO aux activités d’enquête existantes ;
• la cartographie de la manière dont les enquêtes internes sont actuellement initiées et menées ;
• la réalisation d’une analyse des écarts par rapport aux exigences pertinentes de la PIA/WPO ;
• la rédaction ou la révision d’une politique d’enquête conforme à l’article 65 ;
• l’alignement du cadre sur les dispositifs existants en matière de lanceurs d’alerte, RH, fraude, compliance, éthique et protection de la vie privée ;
• l’accompagnement dans la mise en œuvre et la communication de ce cadre.

À l’approche du 16 décembre 2026, les organisations ont l’occasion d’aller au-delà du simple respect d’une échéance et de se poser une question plus large :

Si nous devions enquêter demain sur un problème sérieux, notre organisation saurait-elle exactement quoi faire, qui doit intervenir et quelles règles doivent être respectées ?

Si la réponse n’est pas encore un oui sans équivoque, c’est le bon moment pour ouvrir la discussion.

Vous souhaitez évaluer si votre organisation est prête pour l’article 65 ? Nos équipes Forensic & Integrity Services et Legal peuvent vous aider à examiner votre cadre actuel et à déterminer les prochaines étapes appropriées.