Morgen start er een intern onderzoek. Is uw organisatie er klaar voor?

Er komt een klokkenluidersmelding binnen. Er zijn vermoedens van fraude, misbruik van vertrouwelijke informatie of een andere mogelijke schending van interne regels. HR, Compliance of Legal moet snel achterhalen wat er precies is gebeurd.

Voor veel organisaties is de logische volgende stap om informatie te verzamelen, de betrokken personen te bevragen en de feiten in kaart te brengen.

Maar vóór het onderzoek van start gaat, moet vandaag nog een andere belangrijke vraag worden gesteld: Is de Belgische Wet Private Opsporing van toepassing en is uw organisatie hierop voorbereid?

Die vraag wordt steeds belangrijker nu 16 december 2026 dichterbij komt.

Een nieuwe realiteit voor onderzoeken op de werkvloer

De Belgische wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing, doorgaans de Wet Private Opsporing (WPO) genoemd, is grotendeels van toepassing sinds 16 december 2024.

De impact ervan reikt verder dan de term ‘private opsporing’ op het eerste gezicht doet vermoeden. De wetgeving is niet alleen relevant wanneer een onderneming een klassieke privédetective inschakelt. Afhankelijk van de omstandigheden kunnen ook onderzoeken die binnen een organisatie worden uitgevoerd onder het toepassingsgebied vallen.

Denk bijvoorbeeld aan vermoedens van fraude, diefstal, schendingen van bedrijfsregels, misbruik van vertrouwelijke informatie of ander wangedrag dat mogelijk tot disciplinaire maatregelen leidt. In dergelijke situaties kan een organisatie de feiten rond het gedrag van individuele werknemers moeten vaststellen.

En precies daar wordt artikel 65 bijzonder belangrijk.

Artikel 65: uw onderzoek begint vóór er iets te onderzoeken valt

Artikel 65 introduceert een belangrijk principe voor onderzoeken waarbij werknemers betrokken zijn.

Werkgevers die private opsporingen willen uitvoeren, moeten beschikken over een expliciet en transparant intern kader waarin de mogelijkheid van dergelijke onderzoeken en de regels die erop van toepassing zijn, worden vastgelegd. Werknemers moeten dus vooraf worden geïnformeerd dat private onderzoeken kunnen plaatsvinden en volgens welke regels en procedures die worden uitgevoerd.

Met andere woorden: organisaties mogen niet wachten tot er een ernstige melding op tafel ligt om te bepalen hoe een onderzoek moet verlopen.

Het kader moet worden vastgelegd vóór de nood aan een onderzoek ontstaat.

Dat betekent dat onder meer de volgende vragen vooraf moeten worden beantwoord:

• Wanneer kan een onderzoek worden opgestart?
• Wie is bevoegd om het onderzoek uit te voeren of te ondersteunen?
• Welke onderzoeksmethoden mogen worden gebruikt?
• Welke waarborgen gelden voor de betrokken werknemers?
• Hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens en informatie die tijdens het onderzoek worden verzameld?
• Hoe sluit het onderzoeksproces aan op bestaande HR-, klokkenluiders-, compliance- en privacyprocedures?

De wet schrijft zelf geen exacte vorm of inhoud voor dit kader voor. Organisaties moeten dus bepalen welke aanpak het best aansluit bij hun structuur en onderzoeksactiviteiten.

“Maar wij hebben geen aparte onderzoeksdienst”

Precies daar wordt de wetgeving minder vanzelfsprekend.

Een organisatie zou ervan kunnen uitgaan dat de WPO niet relevant is omdat ze geen privédetectives in dienst heeft en evenmin over een specifieke interne onderzoeksdienst beschikt.

De realiteit vraagt echter om een genuanceerdere beoordeling.

Wanneer onderzoeken structureel worden uitgevoerd door een interne onderzoeksdienst of worden toegewezen aan externe private onderzoekers, is de situatie relatief duidelijk. Voor occasionele of ad-hoconderzoeken door bijvoorbeeld HR, zonder dat er sprake is van een interne onderzoeksdienst, ligt dat genuanceerder. Belangrijk is wel dat een eenmalig onderzoek niet automatisch buiten het toepassingsgebied van de wet valt.

Tegelijkertijd wordt niet elk HR-gesprek, disciplinair gesprek of elke routinecontrole automatisch een private opsporing.

Het uitgangspunt is dan ook niet om elk intern feitenonderzoek meteen als een onderzoek onder de WPO te bestempelen. Het is belangrijker om na te gaan hoe dergelijke onderzoeken binnen de organisatie in de praktijk verlopen en vervolgens te beoordelen of die activiteiten binnen het toepassingsgebied van de wet vallen.

De datum om in het oog te houden: 16 december 2026

Toen de nieuwe wetgeving in werking trad, kregen werkgevers een overgangsperiode van twee jaar om te voldoen aan de vereisten uit artikel 65 om over een intern kader te beschikken.

Die periode loopt af op 16 december 2026.

Daarbij is een belangrijk onderscheid nodig: deze overgangsperiode heeft betrekking op het kader zoals bedoeld in artikel 65. Andere toepasselijke verplichtingen uit de WPO moeten vandaag al worden nageleefd.

Artikel 65 mag bovendien niet worden beschouwd als louter een bijkomende beleidsoefening. Artikel 101 van de wet vermeldt artikel 65 bij de bepalingen die op straffe van nietigheid zijn voorgeschreven. Het ontbreken van het vereiste kader kan daardoor problemen veroorzaken wanneer informatie die tijdens een onderzoek werd verzameld later als bewijs wordt gebruikt.

Voor organisaties is de praktische boodschap eenvoudig: het moment om na te denken over hoe u onderzoek voert, is vóór u daadwerkelijk onderzoek moet voeren.

Dus, bent u voorbereid?

Een goed vertrekpunt is om uw organisatie te bekijken vanuit het perspectief van een concreet incident.

Stel dat er morgen een belangrijke klokkenluidersmelding binnenkomt.

Wie ontvangt de melding? Wie beslist of een onderzoek noodzakelijk is? Wie brengt de feiten in kaart? Welke methoden mogen worden gebruikt? Welke waarborgen gelden er? En waar zijn al deze regels vastgelegd?

Als de antwoorden verspreid staan over verschillende beleidsdocumenten, afhangen van informele werkwijzen of simpelweg niet duidelijk zijn, is dit het juiste moment om het bestaande kader onder de loep te nemen.

Daarbij is het belangrijk om niet alleen naar artikel 65 te kijken, maar ook naar bestaande procedures rond klokkenluiden, HR, disciplinaire maatregelen, fraudebestrijding, compliance, ethiek, privacy en onderzoeken.

Het doel is een kader dat niet alleen juridisch correct is, maar ook werkbaar wanneer uw organisatie met een gevoelig onderzoek wordt geconfronteerd en snel beslissingen moet nemen.

Hoe Grant Thornton kan helpen

Een goede voorbereiding op artikel 65 begint met inzicht in hoe onderzoeken binnen uw organisatie in de praktijk verlopen.

Grant Thornton kan organisaties ondersteunen bij het beoordelen hoe de WPO van toepassing is op hun activiteiten, het evalueren van bestaande onderzoeksprocedures, het identificeren van eventuele tekortkomingen en het ontwikkelen of herzien van het vereiste interne onderzoekskader.

Onze ondersteuning kan onder meer bestaan uit:

• beoordelen in welke mate de WPO van toepassing is op bestaande onderzoeksactiviteiten;
• in kaart brengen hoe onderzoeken momenteel worden geïnitieerd en uitgevoerd;
• uitvoeren van een gap assessment ten opzichte van de relevante vereisten van de WPO;
• opstellen of herzien van een onderzoeksbeleid dat voldoet aan artikel 65;
• afstemmen van dit kader op bestaande procedures rond klokkenluiden, HR, fraude, compliance, ethiek en privacy;
• ondersteunen bij de implementatie en communicatie van het kader.

Met 16 december 2026 in zicht is dit voor organisaties een goed moment om verder te kijken dan louter het halen van een wettelijke deadline en zichzelf een bredere vraag te stellen:

Als we morgen een ernstige melding zouden moeten onderzoeken, weet onze organisatie dan precies wat er moet gebeuren, wie wat moet doen en volgens welke regels?

Is het antwoord daarop nog geen overtuigende ja? Dan is dit het juiste moment om het gesprek te starten.

Wilt u nagaan of uw organisatie klaar is voor artikel 65? Onze teams Forensic & Integrity Services en Legal helpen u graag om uw huidige kader te evalueren en de juiste volgende stappen te bepalen.