accountancy & business process solutions

Afronden van in speciën ontvangen betalingen: verplicht sinds 1 december 2019!

Sinds 1 oktober 2014 stond het Wetboek van economisch recht ondernemingen toe om betalingen die ze in speciën van hun klanten ontvingen, af te ronden tot het dichtsbijzijnde veelvoud van 5 cent. Deze facultatieve bepaling was bijgevolg enkel op vrijwillige basis van toepassing voor ondernemingen. Sinds begin 2016 kon deze facultatieve regeling worden uitgebreid naar alle betalingsvormen. De regels werden echter gewijzigd op basis van een wet van 2 mei 2019 tot wijziging van het Wetboek van economisch recht, die van toepassing is sinds 1 december 2019. We werpen een blik op de nieuwe regels.

Wat bepaalt de nieuwe wet?

Door de inwerkingtreding van de nieuwe wet is elke onderneming verplicht het totaalbedrag dat de consument in speciën betaalt, af te ronden naar het dichtstbijzijnde veelvoud van vijf cent. De facultatieve regeling verdwijnt dus volledig.

Bovendien behouden ondernemingen de mogelijkheid om deze afrondingsregel toe te passen op andere betalingswijzen, maar ze zijn daartoe niet verplicht De nieuwe wetgeving verduidelijkt echter dat, wanneer de onderneming de afronding uitbreidt tot andere betalingen dan in speciën, ze die verplicht moet toepassen voor alle andere betaalwijzen binnen de onderneming en bijgevolg voor al haar klanten.

Het bedrag dat wordt afgerond is altijd het te betalen totaalbedrag en niet de prijs van elk artikel afzonderlijk.

Voor wie geldt de nieuwe wet?

De verplichting om betalingen in speciën af te ronden geldt voor alle ondernemingen die op duurzame wijze een economisch doel nastreven.

Daartoe behoren bijgevolg ondernemingen in de gangbare betekenis van het woord, maar ook vrije beroepen en alle personen, besturen, enz. die regelmatig economische activiteiten uitoefenen die verband houden met consumenten. Het kan dus bijvoorbeeld gaan om activiteiten die verband houden met het beheer van een zwembad, een bibliotheek of een cultureel centrum.

Ook verenigingen die regelmatig een economische activiteit uitoefenen, worden als ondernemingen beschouwd, ongeacht of ze al dan niet een winstgevend doel hebben. Het gaat dan bijvoorbeeld om de verkoop van producten aan consumenten door deze entiteiten.

Wat zijn de afrondingsregels?

Als het te betalen totaalbedrag eindigt op 1, 2, 6 of 7 cent, wordt het afgerond tot het dichtsbijzijnde lagere veelvoud van 5 cent.

Als het te betalen totaalbedrag eindigt op 3, 4, 8 of 9 cent, wordt het afgerond tot het dichtsbijzijnde hogere veelvoud van 5 cent.

Welke wettelijke voorwaarden moeten worden nageleefd om de bedragen af te ronden?

Afronding is enkel mogelijk als de betaling plaatsvindt bij gelijktijdige, fysieke aanwezigheid van de consument en de onderneming, voor zover het totaalbedrag uiteraard hoger is dan 5 cent.

Dit geldt dus niet voor verkoop op afstand, zoals online verkoop via internet.

Als de onderneming de afronding wil uitbreiden tot ander betalingen dan in speciën, moet ze een informatieplicht aan de consument naleven. De onderneming moet op een goed zichtbare manier, in de onmiddellijke omgeving van de plaats waar de consument zijn schuld vereffent, de vermelding ‘het totaalbedrag wordt altijd afgerond’ aanplakken.

Zodra de onderneming voor haar ontvangsten heeft geopteerd voor afronding, moet ze die afronding uiteraard ook toepassen op de totaalbedragen die ze anders dan in speciën aan de consument terugbetaalt.

In alle gevallen waarin de afronding wordt toegepast, moet de onderneming op elk document dat het te betalen totaalbedrag aangeeft, uitdrukkelijk vermelden wat die afronding is. In de praktijk moet de onderneming dus op haar kasticket of factuur het te betalen totaalbedrag en het afgeronde bedrag vermelden. Dat is verplicht voor het bedrag dat daadwerkelijk in speciën wordt betaald en als het bedrag op een andere wijze wordt betaald enkel als de onderneming voor de uitbreiding heeft geopteerd.

Hetzelfde geldt dus voor de btw-bonnetjes waarop de drukkers de nodige ruimte moeten voorzien voor de vermelding van deze twee bedragen.

Hoe wordt afgerond bij gemengde betaling?

Als de onderneming beslist om de afronding ook toe te passen voor andere betaalwijzen dan in speciën, is dat eenvoudig. De afronding wordt dan toegepast op het te betalen totaalbedrag, zelfs als een deel van het totaalgedrag in speciën wordt betaald en het andere deel met een andere betaalwijze.

Als de onderneming echter alleen betalingen in speciën afrondt, is de zaak ingewikkelder omdat deze afronding alleen wordt toegepast op het bedrag dat daadwerkelijk in speciën wordt betaald en niet op het andere deel met een andere betaalwijze.

In de praktijk is het dus raadzaam dat de onderneming de consument vóór de betaling vraagt welk deel met een andere betaalwijze zal worden betaald, om het af te trekken van het te betalen totaalbedrag. Het resterend bedrag dat in speciën wordt betaald, kan dan worden afgerond.

Hoe wordt de invloed van de afronding weergegeven in de boekhouding?

Er kunnen twee verschillende methoden worden toegepast, naargelang de onderneming een vereenvoudigde boekhouding of een dubbele boekhouding voert.

Bij een vereenvoudigde boekhouding schrijft de onderneming het daadwerkelijk door de consument betaald afgerond bedrag in het verkoopdagboek in.

Bij een dubbele boekhouding wordt het eventuele verschil tussen de som van de verkochte artikelen en het afgeronde totaalbedrag geboekt op rekening 700 Verkopen en dienstprestaties. Indien dit afrondingsverschil negatief is, wordt dit verschil geboekt op het debet, en als het positief is op het credit.

Voorbeeld

Een klant koopt twee artikelen in een warenhuis. Het eerste artikel kost €9,47 waarop 6% btw wordt geheven (d.w.z. €10,04 inclusief btw). De prijs van het tweede artikel bedraagt €9,94 waarop 21% btw wordt geheven (d.w.z. €12,03 inclusief btw).

Het te betalen totaalbedrag bedraagt €22,07, afgerond tot €22,05 bij betaling in speciën.

De onderneming boekt dit als volgt:

570 Kassen-contanten                           €22,05 

700 Verkopen en dienstprestaties          €0,02

aan 700 Verkopen en dienstprestaties    €19,41

aan 451 Te betalen btw                         €2,66   

Wat zijn de gevolgen van de afronding op het vlak van btw?

Krachtens artikel 26 van het Btw-Wetboek wordt, voor de leveringen van goederen en diensten, de belasting berekend over alles wat de leverancier van het goed of de dienstverrichter als tegenprestatie verkrijgt of moet verkrijgen van de consument.

Als de onderneming het te betalen totaalbedrag geheel of gedeeltelijk afrondt, moet de btw in principe worden geheven in functie van de werkelijk van de klant gevorderde prijs, namelijk de afgeronde prijs.

Deze oplossing kan echter praktische problemen opleveren wanneer het aan de kassa betaalde bedrag betrekking heeft op leveringen van goederen of diensten die onderworpen zijn aan verschillende btw-tarieven, wat dan de toepassing van de 'de regel van drie' veronderstelt.

Dezelfde principes zijn van toepassing bij terugbetaling van de artikelen.

Voorbeeld

Een particulier koopt op 1 december 2019 in een supermarkt:

- een goed A, onderworpen aan het btw-tarief van 6%, tegen een prijs van €10,04 (= €9,47 + €0,57 btw)

- een goed B, onderworpen aan het btw-tarief van 6%, tegen een prijs van €13,77 (= €12,99 + €0,78 btw)

- een goed C, onderworpen aan het btw-tarief van 21%, tegen een prijs van €24,13 (= €19,94 + €4,19 btw)

- een goed D, onderworpen aan het btw-tarief van 21%, tegen een prijs van €15,98 (= €13,21 + €2,77 btw).

De supermarkt moet de afronding toepassen op de betaling in speciën. Het totaalbedrag van €63,92 wordt bijgevolg afgerond naar €63,90.

De toepassing van de btw-regels vereist dat de belasting wordt geheven over de werkelijk van de klant ontvangen prijs, wat als gevolg heeft dat de afronding van €0,02 over de verschillende goederen dient te worden omgeslagen op basis van 'de regel van drie'.

Het bedrag van de afronding is bijgevolg €0,00745 op de goederen A en B onderworpen aan 6% (die 37,25% vertegenwoordigen van het totale aankoopbedrag inclusief btw) en €0,01255 op de goederen C en D onderworpen aan 21% (die 62,75% vertegenwoordigen van het totale aankoopbedrag inclusief btw).

We merken meteen op dat dergelijke gevallen tot een onevenredige administratieve last kunnen leiden. Wegens het zeer kleine bedrag van de afrondingen staat de administratie daarom via administratieve tolerantie toe dat de btw wordt berekend op het totaal te betalen bedrag per btw-tariefgroep voorafgaand aan de afronding en dit onder de strikte voorwaarde dat de onderneming die gebruik maakt van deze vereenvoudigingsmaatregel dit systematisch doet voor alle te betalen bedragen die afgerond worden, hetzij naar boven, hetzij naar beneden.

De maatstaf van heffing vóór afronding en de verschuldigde btw per tariefgroep worden bijgevolg als dusdanig opgenomen in de periodieke btw-aangifte.

Op te merken valt dat de aldus gemaakte keuze als definitief geldt. De bepalingen op het vlak van afrondingen blijven zo dus zonder gevolg op vlak van btw.

Director, Accountancy & Business Process Solutions
Sébastien Gatellier Neem contact op