Depuis le 1er octobre 2014, le Code de droit économique permettait aux entreprises d’arrondir les paiements reçus en espèces de la part de leur client, à un montant multiple de 5 cents le plus proche du montant à régler. Cette disposition facultative ne s’appliquait dès lors que sur une base volontaire de la part des entreprises. Depuis début 2016, ce régime facultatif pouvait s’étendre à toutes les formes de paiement. Les règles viennent cependant de changer sur base d’une loi datée du 2 mai 2019, modifiant le Code de droit économique et applicable depuis le 1er décembre 2019. Petit tour d’horizon des nouvelles règles…

Que prévoit la nouvelle loi ?

Par suite de l’entrée en vigueur de la nouvelle loi, toute entreprise est obligée d’arrondir le montant total que le consommateur paie en espèces au multiple de cinq cents le plus proche. Le régime facultatif disparait dès lors purement et simplement.

De plus, les entreprises conservent la faculté d’étendre cette règle d’arrondissement aux autres moyens de paiement, dès lors sans obligation pour autant. Cependant, la nouvelle législation précise qu’en cas d’extension du système d’arrondi à un type de paiement autre qu’en espèces, l’entreprise devra l’appliquer obligatoirement pour tous les autres modes de paiement au sein de l’entreprise et par conséquent pour tous ses clients.

Le montant faisant l’objet de l’arrondissement est toujours le montant total à payer et non le prix de chaque article pris individuellement.

Qui est concerné par la nouvelle loi ?

Sont concernés par l’obligation d’arrondir les paiements en espèces, toutes les entreprises poursuivant de manière durable un but économique.

Cela inclut dès lors les entreprises, au sens courant du terme, mais également les professions libérales et toutes les personnes, administrations, etc. qui exercent régulièrement des activités économiques en relation avec des consommateurs. Ceci peut donc couvrir, par exemple, les activités liées la gestion d’une piscine, d’une bibliothèque ou d’un centre culturel.

De même, les associations, lorsqu’elles exercent de manière régulière une activité économique sont considérées comme des entreprises, qu’elles aient ou non un but lucratif. Il s’agit, par exemple, de la vente de produits aux consommateurs par ces entités.

Quelles sont les règles d'arrondissement ?

Si le montant total à payer se termine par 1, 2, 6 ou 7 cents, ce dernier est arrondi au multiple de 5 cents inférieur le plus proche.

Si le montant total à payer se termine par 3, 4, 8 ou 9 cents, ce dernier est arrondi au multiple de 5 cents supérieur le plus proche.

Quelles sont les conditions légales à respecter en vue de pratiquer l'arrondissement ?

L’arrondissement n’est possible que si le paiement a lieu avec la présence physique simultanée du consommateur et de l'entreprise, pour autant bien entendu que le montant total à payer soit supérieur à 5 cents.

Les ventes à distance ne sont donc pas concernées, comme, par exemple, des ventes en ligne via internet.

Par ailleurs, si l’entreprise souhaite étendre le principe d’arrondissement aux paiements autres qu’en espèces, une obligation d’information envers le consommateur s’impose. Ainsi, l’entreprise apposera d'une manière bien visible, dans l'environnement immédiat de l'endroit où le consommateur règle sa dette, la mention ‘le montant total est toujours arrondi".

L'entreprise devra bien entendu appliquer également l'arrondissement aux montants totaux qu'elle rembourse au consommateur autrement qu’en espèces, une fois qu’elle a opté pour l’arrondissement relatif à ses encaissements.

Dans tous les cas où un arrondissement est appliqué, sur chaque document indiquant le montant total à payer, l'entreprise mentionnera explicitement quel est cet arrondi. En pratique, l’entreprise fera donc apparaître sur son ticket de caisse ou sa facture le montant total à payer et le montant arrondi, obligatoirement pour le montant effectivement payé en espèces et, uniquement si elle a opté pour l’extension, en cas de montant payé par un autre moyen.

Il en va dès lors de même pour les souches TVA sur lesquelles les imprimeurs doivent prévoir les emplacements nécessaires pour l’inscription de ces deux montants.

Comment se pratique l'arrondi en cas de paiement mixte ?

Si l'entreprise décide de pratiquer également l’arrondi pour les moyens de paiement autres que les espèces, le cas est simple puisque cet arrondi se pratique alors sur le montant total à payer, même si une partie une partie du montant total est payé en espèces et l’autre partie avec un autre moyen de paiement.

Cependant, si l’entreprise n’arrondit que les paiements en espèces, le cas est plus complexe puisque cet arrondi se pratique uniquement sur le montant effectivement payé en espèces et non sur l’autre partie avec un autre moyen de paiement.

En pratique, il conviendra dès lors que l’entreprise demande à son consommateur, avant l’encaissement, quelle partie sera payée avec un autre moyen de paiement, afin de déduire celle-ci du montant total à payer. C’est donc le résidu restant à payer en espèces qui pourra être arrondi.

Comment refléter l'impact de l'arrondissement en comptabilité ?

Deux méthodes distinctes trouvent à s’appliquer, selon que l’entreprise tient une comptabilité simplifiée ou une comptabilité en partie double.

En cas de comptabilité simplifiée, l’entreprise inscrira au journal des ventes le montant arrondi effectivement payé par le consommateur.

En cas de comptabilité en partie double, la différence éventuelle entre la somme des articles vendus et le montant total arrondi est comptabilisée dans le compte 700 Ventes et prestations de services. Elle sera comptabilisée au débit de ce compte si la différence est négative, et au crédit du compte si celle-ci est positive.

Exemple :

Soit le cas d’un client qui achète en grande surface deux articles, l’un d’une valeur de €9,47 dont le taux de TVA s’élève à 6% (soit €10,04 TVA comprise) et le second d’une valeur de €9,94 soumis au taux de TVA de 21% (soit €12,03 TVA comprise).

Le montant total à payer s’élève à €22,07, arrondis à €22,05 en cas de paiement en espèces.

En conséquence, l’entreprise comptabilisera :

570 Caisses-espèces                            €22,05

700 Ventes et prestations de services    €0,02

à 700 Ventes et prestations de services €19,41

à 451 TVA à payer                                            €2,66   

Quelles conséquences en matière de TVA due, suite à l'arrondissement ?

Conformément à l’article 26 du Code de la TVA, pour les livraisons de biens et les prestations de services, la taxe est calculée sur tout ce qui constitue la contrepartie obtenue ou à obtenir par l’entreprise de la part du consommateur.

Lorsque l’entreprise arrondit partiellement ou totalement le montant total à payer, la TVA doit donc en principe être perçue en fonction du prix réellement réclamé au client, c’est-à-dire du prix arrondi.

Cette solution peut toutefois poser des problèmes pratiques lorsque le montant payé à la caisse se rapporte à des livraisons de biens ou des prestations de services qui sont soumises à des taux de TVA différents, ce qui suppose alors l’application d’une ‘règle de trois’.

Les mêmes principes sont applicables en cas de remboursement des articles.

Exemple :

Un particulier achète le 01.12.2019 dans une grande surface :

-  un bien A soumis au taux de TVA de 6%, au prix de €10,04 (= €9,47 + €0,57 de TVA)

-  un bien B soumis au taux de TVA de 6%, au prix de €13,77 (= €12,99 + €0,78 de TVA)

-  un bien C soumis au taux de TVA de 21%, au prix de 24,13 EUR (= €19,94 + €4,19 de TVA)

-  et un bien D soumis au taux de TVA de 21%, au prix de €15,98 (= €13,21 + €2,77 de TVA).

Le magasin doit appliquer l’arrondi sur le paiement en espèces et, par conséquent, le montant total à payer de €63,92 est arrondi à €63,90.

L’application des règles en matière de TVA impose que la taxe soit perçue sur le prix réellement reçu du client, ce qui a pour conséquence que l’arrondissement de de €0,02 est à répartir sur les différents biens sur la base de ‘la règle de trois’.

Le montant de l’arrondi sera dès lors de €0,00745 sur les biens A et B soumis au taux de 6% (qui représentent 37,25% du montant total des achats TVA comprise) et de €0,01255 sur les biens C et D soumis au taux de 21% (qui représentent 62,75% du montant total des achats TVA comprise).

On constate dès lors directement la charge administrative disproportionnée pouvant surgir dans de tels cas. En conséquence, étant donné le montant très faible des arrondissements, l’administration de la TVA admet, par tolérance administrative, que la TVA soit calculée sur le montant total à payer par groupe de taux de TVA avant arrondissement et ce, à la stricte condition que l’entreprise qui fait usage de cette mesure de simplification le fasse systématiquement pour tous les montants payés qui sont arrondis, que l’arrondissement ait lieu vers le haut ou vers le bas.

La base d’imposition avant arrondissement et la TVA due par groupe de taux sont dès lors reprises telles quelles dans la déclaration périodique à la TVA.

Il est important de noter que le choix ainsi opéré est valable à titre définitif. Les dispositions en matière d’arrondis restent ainsi sans effet sur le plan de la TVA.