Sinds het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en zijn koninklijk uitvoeringsbesluit in werking getreden zijn, gelden andere boekhoudkundige verplichtingen voor de vzw’s en ivzw’s. Daarom overlopen wij samen met u even de beginselen die het nieuwe Wetboek aan deze verenigingen oplegt.

Herhaling – Datum van inwerkingtreding van de bepalingen van het nieuwe Wetboek

Het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen is van toepassing op de vzw’s en ivzw’s:

  • opgericht sinds 1 mei 2019: onmiddellijk
  • opgericht vóór 1 mei 2019, maar die hebben gekozen om het nieuwe Wetboek uiterlijk vanaf 31 december 2019 toe te passen: vanaf hun instapdatum
  • opgericht vóór 1 mei 2019 en die niet voor een opt-in hebben gekozen: sinds 1 januari 2020.

Drie categorieën van vzw’s of ivzw’s

Het nieuwe Wetboek erkent drie soorten vzw’s of ivzw’s voor deze entiteiten: de micro-, de kleine en de grote vzw’s of ivzw’s.

De grote vzw’s of ivzw’s wordt gedefinieerd als zij die, op de balansdatum van het laatste afgesloten boekjaar, meer dan één van de volgende criteria overschrijden:

  • jaargemiddelde van 50 werknemers in voltijdse equivalenten;
  • jaaromzet, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 9 000 000 euro;
  • balanstotaal: 4 500 000 euro.

Ingeval er geen enkel of slechts één van die criteria wordt overschreden, wordt de vzw of ivzw als kleine ivzw beschouwd.

Bovendien kan die kleine vzw of ivzw worden beschouwd als micro-vzw of -ivzw op voorwaarde dat op de balansdatum van het laatste afgesloten boekjaar niet meer dan één van de volgende criteria wordt overschreden:

  • jaargemiddelde van 10 werknemers in voltijdse equivalenten;
  • jaaromzet, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 700 000 euro;
  • balanstotaal: 350 000 euro.

In beide gevallen merken we ten slotte nog op dat het feit dat meer dan één van de criteria worden overschreden of niet meer worden overschreden slechts een impact zal hebben wanneer zich dat tijdens twee opeenvolgende boekjaren voordoet. In dat geval zal deze overschrijding gevolgen hebben vanaf het boekjaar volgend op dat waarin, voor de tweede maal, meer dan één van de criteria werden overschreden of niet meer werden overschreden.

Impact van de gekozen methode voor het voeren van de boekhouding

De geldende wettelijke formaliteiten zijn verschillend naargelang zij een vereenvoudigde dan wel dubbele boekhouding voeren.

Zo kunnen de kleine vzw’s of ivzw’s die op de balansdatum van het laatste afgesloten boekjaar niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden voor een vereenvoudigde boekhouding opteren:

  • jaargemiddelde van 5 werknemers in voltijdse equivalenten;
  • totaal van de andere dan niet-recurrente ontvangsten, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 334 500 euro;
  • totaal van de bezittingen: 1 337 000 euro;
  • totaal van de schulden: 1 337 000 euro.

De vzw’s of ivzw’s die meer dan één van die criteria overschrijden zullen dus verplicht zijn om een dubbele boekhouding te voeren.

Zij die voldoen aan de criteria van een vereenvoudigde boekhouding mogen ook opteren om een dubbele boekhouding te voeren. Het bestuursorgaan kan die optie elk jaar lichten ongeacht de boekhouding die het voorbije jaar werd gevoerd.

Tot slot stippen we nog aan dat de wetgever zowel het bedrag van de bezittingen als dat van de schulden als criterium heeft opgelegd en niet langer het balanstotaal zodat de verenigingen en stichtingen geen balans moeten opmaken volgens de regels van de dubbele boekhouding vooraleer zij weten of ze voor een vereenvoudigde boekhouding kunnen kiezen. Bovendien zijn de schulden uiterst zelden gelijkwaardig aan de bezittingen, vandaar dat beide elementen moeten worden opgenomen.

Opstelling van de jaarrekening in geval van een vereenvoudigde boekhouding

In het februarinummer van ons tijdschrift Insights for Growth hebben wij al de beginselen van een vereenvoudigde boekhouding besproken.

Op het vlak van de jaarrekening zal de vzw of ivzw verplicht zijn om het schema opgenomen in bijlage 8 van het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen na te leven.

Dat schema voorziet in een staat van de ontvangsten en uitgaven van de vzw of ivzw alsook in een bijlage met:

  • een samenvatting van de toegepaste waarderingsregels;
  • details over de aanpassing van de waarderingsregels indien ze effectief werden gewijzigd;
  • eventuele bijkomende inlichtingen;
  • een vermogensstaat samengesteld uit de bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen van de vzw of ivzw op de datum waarop de jaarrekening wordt opgesteld;
  • tot slot een detail van de belangrijke rechten en verplichtingen die niet kunnen worden becijferd.

De vermelding van de samenvatting van de waarderingsregels in de bijlage bij de jaarrekening dient om de jaarrekening beter te kunnen beoordelen. Het is ook wenselijk om erbij te vermelden dat de jaarrekening werd opgesteld in de veronderstelling dat de vzw of ivzw haar activiteiten zal voortzetten.

Indien de waarderingsregels gewijzigd zijn, wordt de impact daarvan ook best geraamd in de bijlage bij de jaarrekening waarin die aanpassingen voor het eerst zijn opgenomen.

Opstelling van de jaarrekening in geval van dubbele boekhouding

De vzw’s en ivzw’s die een dubbele boekhouding voeren, zullen gebruik maken van:

  • het schema van de balans en van de resultatenrekening opgenomen in bijlage 6 bij het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor wat de grote vzw’s en ivzw’s betreft;
  • het schema van de balans en van de resultatenrekening opgenomen in bijlage 7 bij het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voor wat de micro- en kleine vzw’s en ivzw’s betreft.

Hoewel het koninklijk besluit enkel verwijst naar een gemeenschappelijk schema van jaarrekening voor de micro- en kleine vzw’s en ivzw’s, zal de inhoud van de bijlage bij de jaarrekening verschillen.

Daarom heeft de Nationale Bank van België drie aparte schema’s ter beschikking gesteld: één voor de grote, één voor de kleine en één voor de micro-vzw’s en ivzw’s die zij, naargelang van het geval, moeten gebruiken.

Het micro-schema zal logischerwijze pas voor het eerst kunnen worden gebruikt voor het boekjaar dat ten vroegste wordt afgesloten op 1 januari 2020 als het een vzw of ivzw betreft die vóór 1 mei 2019 werd opgericht die niet voor een opt-in heeft gekozen.

Formaliteiten verbonden aan de neerlegging van de jaarrekening

De vzw’s en ivzw’s moeten hun jaarrekening neerleggen op de griffie van de ondernemingsrechtbank van hun zetel.

Als ze hun jaarrekening bij de Nationale Bank van België neerleggen, dan zal de Bank daarvoor moeten zorgen.

De jaarrekening moet slechts bij de Nationale Bank van België worden bekendgemaakt als de vzw of de ivzw de criteria voor het voeren van een vereenvoudigde boekhouding overschrijdt, dat wil zeggen als ze, op de balansdatum van het laatste afgesloten boekjaar, meer dan één van de volgende criteria overschrijdt:

  • een jaargemiddelde van 5 werknemers in voltijdse equivalenten;
  • totaal van de andere dan niet-recurrente ontvangsten, exclusief belasting over de toegevoegde waarde: 334 500 euro;
  • totaal van de bezittingen: 1 337 000 euro;
  • totaal van de schulden: 1 337 000 euro.

Dus zelfs als een relatief kleine vzw of ivzw er vrijwillig voor heeft geopteerd om een dubbele boekhouding te voeren, zal ze haar rekening niet bij de Nationale Bank van België moeten neerleggen.

Als ze voor het voeren van een dubbele boekhouding kiest, zal ze haar jaarrekening niettemin moeten opmaken volgens het micro-schema of het verkorte schema, zelfs al legt ze deze niet neer bij de Nationale Bank van België. Ze moet ze dan neerleggen op de griffie van haar zetel; dat is gratis.

Andere bijkomende verplichtingen

De bestuursorganen van de andere vzw’s of ivzw’s dan de kleine vzw’s of ivzw’s stellen een rapport op waarin ze verslag uitbrengen over hun beheer. Voor de micro- en kleine vzw’s en ivzw’s is dit verslag facultatief.

Elke vzw of ivzw is daarentegen verplicht om elk jaar een begroting op te stellen. Ze moet deze ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar dat het boekjaar waarop de begroting slaat, voorafgaat. De jaarrekening van het vorige boekjaar moet eveneens binnen die termijn worden goedgekeurd.

Bovendien moeten de andere verenigingen dan de kleine vzw’s of ivzw’s de controle op de financiële toestand, de jaarrekening en de regelmatigheid ten aanzien van de wet en de statuten, alsook de verrichtingen opgenomen in hun jaarrekening toevertrouwen aan een commissaris.

Als ze verplicht zijn om hun jaarrekening bij de Nationale Bank van België neer te leggen, moet het jaarverslag alsook het verslag van de commissaris samen met de jaarrekening worden ingediend, voor zover die verslagen effectief werden opgemaakt.