Vergoedingen die werkgevers toekennen aan hun werknemers ten gevolge van thuiswerk, zijn door de aanhoudende Covid-19-crisis een brandend actueel thema. In ons artikel ‘Covid-19: thuiswerk forfaitair vergoed’ gaven we al mee dat werkgevers een forfaitaire vergoeding voor thuiswerk konden toekennen. In dit artikel werden de voornaamste krachtlijnen van de door de fiscus gepubliceerde circulaire van 14 juli 2020 toegelicht[1].
Recentelijk werd hierover een nieuwe circulaire uitgevaardigd[2]. We lichten hieronder de belangrijkste principes en nieuwigheden verder toe.
Principes
Het principe van de thuiswerkvergoeding verandert niet. Werkgevers kunnen een 'forfaitaire kantoorvergoeding' toekennen aan werknemers die 'thuiswerk' verrichten. Deze vergoeding is een niet-belastbare vergoeding van kosten eigen aan de werkgever.
Opgelet, thuiswerkende bedrijfsleiders of werknemers die “onder bijzondere regimes” vallen (bijvoorbeeld buitenlandse kaderleden en salary-split-structuren) kunnen zich niet beroepen op deze regeling.
De forfaitaire kantoorvergoeding wordt geacht ‘alle kantoorkosten’ te dekken, zoals onder andere het gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen, onderhoud, verzekering, OV en koffie/water/versnaperingen. Bijgevolg mag de werkgever niet op een andere manier in deze kantoorkosten tussenkomen (door bijvoorbeeld een deel van de elektriciteitskosten ten laste nemen).
De forfaitaire kantoorvergoeding kan worden toegekend aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen, zijnde het equivalent van één werkdag per week (bijvoorbeeld één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd).
De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis. Er wordt geen melding meer gemaakt van de vereiste om “minstens 5 werkdagen per maand" thuis te werken. Zo geeft de circulaire het voorbeeld van een voltijdse werknemer die, om de ochtendspits te vermijden, dagelijks de eerste twee uren van zijn normale werkdag van thuis uit start. Deze uren komen eveneens in aanmerking voor de vaststelling van ‘structureel’ en ‘regelmatig’ thuiswerk. Thuiswerk buiten de normale werkuren (bijvoorbeeld 's avonds of in het weekend) komen daarentegen niet in aanmerking.
Nieuwigheden
De vergoeding mag maximum €129,48 per maand bedragen. Het maximumbedrag werd tijdelijk verhoogd tot €144,31 per maand voor de maanden april, mei en juni 2021.
De werkgever mag, op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk wordt georganiseerd, een onderscheid maken in het bedrag van de toegekende kantoorvergoeding. Wanneer aan de voorwaarden is voldaan om de forfaitaire kantoorvergoeding toe te kennen, vormt een dergelijke differentiatie op zich geen probleem. Wanneer evenwel wordt vastgesteld dat die differentiatie erop gericht is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat, of dat er een 'personeelscategorie' wordt ingesteld met datzelfde doel, dan zal dit niet worden aanvaard.
Daarenboven bevestigt de circulaire dat de werkgever mag tussenkomen in de aankoop van kantoormeubilair of informaticamateriaal (bijvoorbeeld bureaustoel, tweede computerscherm, toetsenbord, etc.) indien deze door de werknemer zelf betaald wordt. De administratie aanvaardt de terugbetaling hiervan (bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding) als een belastingvrije terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, mits deze gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken én verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.
Deze terugbetaling kan éénmalig gebeuren of gespreid in de tijd (bijvoorbeeld in functie van de normale gebruiksduur van de bureaustoel). De werkgever moet de bewijsstukken ter beschikking houden en deze terugbetalingen moeten ook op de fiche 281.10 van de werknemer worden vermeld als kosten eigen aan de werkgever.
De circulaire bevestigt daarnaast dat de werkgever bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding van €129,48/€144,31 per maand de volgende bijkomende forfaitaire vergoedingen mag toekennen:
- een vergoeding van maximum €20 per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement en
- een vergoeding van maximum €20 per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur of
- een vergoeding van maximum €10 per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer.
Tenslotte aanvaardt de administratie dat de terbeschikkingstelling van bepaalde goederen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te voeren geen aanleiding geeft tot het belasten van een voordeel van alle aard.
Wat met de RSZ?
Aangezien de in de Circulaire 2021/C/20 opgenomen principes heel sterk overeen komen met de manier waarop de RSZ in het verleden deze kostenvergoeding reeds toepaste, heeft de RSZ dan ook beslist deze circulaire volledig te volgen voor wat betreft de kwalificatie van terbeschikkingstelling van bepaald materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk. De RSZ en de fiscus zitten aldus op één en dezelfde lijn voor wat betreft dit type van thuiswerkvergoedingen[3].
De RSZ wijst er zelfs op dat als er twijfel bestaat of iets al dan niet als loon moet worden beschouwd bij terugbetalingen van kosten waarvan men denkt dat ze ten laste zijn van de werkgever, in eerste instantie verwezen zal worden naar deze circulaire.
Conclusie
De nieuwe circulaire speelt in op de praktische vragen van werkgevers aan het adres van de administratie in verband met enige thuiswerkvergoeding of terugbetaling van kantoormateriaal aan de werknemer.
Indien de werkgever andere modaliteiten en/of bedragen wil toepassen, kan het interessant zijn om een ruling af te sluiten die de bedragen van de onkostenvergoedingen vastlegt per functiecategorie. Dit biedt zekerheid naar toekomstige fiscale controles toe. Uiteraard kunnen wij hierbij assisteren.
