Het bedrijfsproces vormt de kern van elke onderneming, of het nu gaat om een administratie-, een productie- of een IT-proces. Hoe beter u bedrijfsprocessen inricht en stroomlijnt, hoe efficiënter ze verlopen en hoe makkelijker het is om ze te beheersen en te controleren.
In een goed georganiseerd en gelogd proces hoeft u niet lang op zoek te gaan naar waar het misging. Door bedrijfsprocessen op basis van loggegevens uit uw IT-systemen te herleiden (process mining), heeft u inzicht in wie wat wanneer heeft gedaan en of de interne richtlijnen zijn gevolgd. Zo kunt u direct aan de slag om na te denken over de oplossing en het voorkomen in de toekomst. Bovendien kunt u door procesinformatie te verzamelen en op te slaan, zorgen voor een up-to-date inzicht (continuous monitoring).
Door uw processen goed te monitoren, bespaart u tijd en geld. Verkleint u risico’s en vergroot u uw zekerheid.
Het is dus een kwestie om uw processen goed te doordenken. Stel, u wilt dat op elke order groter dan €25.000 twee handtekeningen staan, maar u vergeet vast te leggen wie van uw medewerkers hiertoe bevoegd is. Tijdens de controle blijken er handtekeningen te staan van niet bedoelde medewerkers. Of stel, u heeft een transportbedrijf en u werkt nog met papieren afleverbonnen. Pas als zo’n bon getekend en wel terug is op kantoor, factureert u. Bonnen zijn soms lang onderweg of raken zelfs kwijt. Een app met scanfunctie zorgt hier voor meer efficiency en meer zekerheid. Laatste voorbeeld uw boekhouding is een dag bezig met het maken van de maandrapportage. Door een dashboard te laten bouwen met actuele up-to-date informatie uit uw systemen, bespaart u uw administrateur tijd en beschikt u elke dag over de juiste informatie om beslissingen te nemen.
Hoe? Zoek naar efficiëntie en flexibiliteit in uw bedrijfsvoering
Praat met uw medewerkers: zij weten precies waar een proces slimmer of beter kan. Uw leveranciers zitten ook niet stil. Past de manier waarop uw bedrijfsprocessen zijn ingericht nog bij de omvang van uw klanten of bent u uw kleine klanten eigenlijk al ontgroeid?
Procesoptimalisatie is een proces dat nooit ophoudt en altijd beter kan. Het vertaalt zich in gestegen medewerkerstevredenheid, klanttevredenheid en is zichtbaar in uw cijfers. Uw cijfers zijn het startpunt voor een gesprek met uw adviseurs over de ontwikkelingen voor de toekomst, zodat u tijdig kunt bijsturen en ook duurzame groei kunt realiseren.
Gebruik data. Data stellen ondernemers in staat om van koers te veranderen als de richting niet goed is; om te bevestigen wanneer ze winnen en om hen te waarschuwen wanneer ze dat niet doen. Dat gedreven werken zorgt ervoor dat u sneller, beter en accurater beslissingen neemt. Het verzamelen, analyseren en omzetten van data naar informatie geeft u namelijk de kans deze goed te interpreteren en biedt u bruikbare inzichten. De wendbaarheid, effectiviteit en efficiëntie van uw organisatie verbetert en hierdoor ook de kwaliteit.
