Social

Detachering naar Nederland? Vergeet de meldingsplicht niet!

Jeroen Bouwsma Jeroen Bouwsma

Vanaf 1 maart 2020 geldt een meldingsplicht voor werkgevers (dienstverrichters) en meldingsplichtige zelfstandigen uit landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland, die in Nederland een tijdelijke opdracht uitvoeren. Zij moeten in het Nederlandse online meldloket onder meer aangeven welke werkzaamheden zij zullen verrichten, in welke periode en of zij werknemers meebrengen. De komst van alle gedetacheerde werknemers moet dus nu ook worden gemeld. Hiermee is Nederland het laatste buurland van België dat een meldingsplicht voor gedetacheerde werknemers en zelfstandigen invoert.

Wie moet melden? Dienstverrichters, zelfstandigen en dienstontvangers

De meldingsplicht berust in de eerste plaats bij de dienstverrichters. Dit zijn buitenlandse werkgevers die tijdelijk:

  • eigen personeel naar Nederland detacheren om aldaar werkzaamheden te verrichten,
  • vanuit een multinationale onderneming medewerkers detacheren naar een eigen vestiging in Nederland, of
  • als buitenlands uitzendkantoor uitzendkrachten ter beschikking stellen in Nederland.

Voor zelfstandigen geldt de meldingsplicht enkel indien zij werkzaam zijn in een aantal specifieke sectoren, zoals onder meer landbouw, schoonmaak, transport (afwijkende regels), bouwnijverheid, etc.

Dienstontvangers zijn de klanten/opdrachtgevers waarvoor de buitenlandse werkgever (dienstverrichter) of zelfstandige aan het werk gaat. Zij hebben geen meldingsplicht, maar moeten controleren of de werkzaamheden en de buitenlandse werknemers correct gemeld zijn. Onjuistheden of onregelmatigheden moeten binnen vijf dagen na de aanvang van de werkzaamheden in Nederland gemeld worden.

Bij onderaanneming, d.i. de situatie waarbij de buitenlandse werkgever of zelfstandige een beroep doet op een derde partij (onderaannemer) om de werken uit te voeren bij de Nederlandse opdrachtgever, fungeert de buitenlandse werkgever of zelfstandige als dienstontvanger en de onderaannemer als dienstverrichter. De onderaannemer meldt in dat geval zijn eigen personeel en de buitenlandse werkgever of zelfstandige controleert de melding.

Wat moet er gemeld worden? Gegevens

Bij het melden moeten dienstverrichters in ieder geval melding maken van:

  • de identiteit van de melder
  • de bedrijfsgegevens
  • de contactpersoon in Nederland, die als aanspreekpunt van de dienstverrichter fungeert en die in Nederland beschikbaar is voor het verzenden en ontvangen van informatie met betrekking tot de transnationale dienstverrichting
  • de identiteit van de dienstontvanger
  • de sector waarin de activiteiten in Nederland worden uitgevoerd
  • het adres van de werkplek
  • de verwachte duur van de werkzaamheden
  • de identiteit van de persoon die verantwoordelijk is voor de uitbetaling van het loon
  • de identiteit van werknemers die in Nederland komen werken
  • de aanwezigheid van een A1-verklaring of andersoortig bewijs dat aantoont waar de sociale premies betaald worden voor de werknemer(s).

Wanneer moet er gemeld worden? Tijdstip en uitzonderingen

De melding dient te gebeuren vóórdat de werkzaamheden in Nederland worden aangevat.

Dienstverrichters die aan de hiernavolgende voorwaarden voldoen, moeten zich slechts 1 keer per jaar melden (niet van toepassing op de uitzendsector):

  • kleine ondernemingen (0-9 werknemers) of zelfstandigen met een meldingsplicht die vaker in Nederland werken en gevestigd zijn binnen 100 kilometer van de Nederlandse grens
  • dienstverrichters of zelfstandigen die goederenvervoer over de weg verrichten.  

In gevallen van bepaalde soorten incidentele werkzaamheden die in Nederland worden verricht, geldt de meldingsplicht niet. Hieronder vallen bijvoorbeeld zakelijke besprekingen, dringend onderhoud of reparaties, of het bijwonen van congressen.

Hoe melden? Online

De melding gebeurt elektronisch, via het online meldloket.

Inbreuken op de meldings- of controleplicht? Sancties

Op het niet-naleven van de meldingsplicht staat een administratieve boete. De hoogte van de boete is afhankelijk van het aantal gedetacheerde werknemers waarvoor de meldingsplicht is geschonden:

  • bij minder dan 10 werknemers: €1.500
  • tussen 10 en 20 werknemers: €3.000
  • bij 20 of meer werknemers: €4.500.

De administratieve boete kan per overtreding met 25%, 50% of 75% worden gematigd, afhankelijk van de aard en ernst van de overtreding, de mate van verwijtbaarheid en de evenredigheid. Onder bepaalde omstandigheden kan een boete ook worden verhoogd, bijvoorbeeld bij recidive (verhoging met 50%).

Aan de dienstontvanger die zijn controleplicht niet is nagekomen, kan een administratieve boete van €1.500 (rechtspersonen) of €750 (natuurlijke personen) worden opgelegd.

Bestaat er enkel een meldingsplicht? Andere verplichtingen

Naast de meldingsplicht bestaan er voor buitenlandse werkgevers die werknemers detacheren naar Nederland, nog andere administratieve verplichtingen, namelijk:

  • de verplichting om bepaalde documenten aanwezig te hebben op de Nederlandse werkplek van de gedetacheerde werknemer (of direct digitaal beschikbaar te hebben). Het gaat om arbeidsovereenkomsten, loonbrieven, arbeidstijdoverzichten (urenregistraties), A1-formulieren en betalingsbewijzen.
  • de inlichtingenverplichting: de verplichting om desgevraagd aan de Nederlandse sociale inspectiediensten (Inspectie SZW) alle informatie te verstrekken die noodzakelijk is voor de handhaving van de Nederlandse Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie.
  • de verplichting om in Nederland een contactpersoon aan te wijzen die de Inspectie SZW kan benaderen en als aanspreekpunt fungeert; dit kan ook een gedetacheerde werknemer zijn.

De niet-naleving van deze verplichtingen kan gesanctioneerd worden met administratieve geldboetes, waarvan de boetenormbedragen voor dienstverrichters vanaf 1 maart 2020 tussen €6.000 en €8.000 liggen (voor zelfstandigen zijn deze boetenormbedragen gehalveerd).

Vanaf wanneer geldt de meldingsplicht? Inwerkingtreding

De meldingsplicht gaat in voor nieuwe opdrachten vanaf 1 maart 2020. Opdrachten die gestart zijn vóór 1 maart 2020, hoeven niet gemeld te worden.

Voor opdrachten die gestart zijn vóór 1 maart 2020 en die verlengd worden ná 1 maart 2020, geldt de meldingsplicht wel.

Overtredingen op de meldingsplicht die voor 1 september 2020 zijn begaan, worden naar verluidt niet beboet.