De wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen biedt besloten vennootschappen, coöperatieve vennootschappen en naamloze vennootschappen de mogelijkheid om een elektronisch register van de effecten op naam van hun vennootschap bij te houden. Met effecten op naam worden tal van effectencategorieën bedoeld, zoals aandelen, obligaties, ...
De vennootschap kan zelf het elektronisch register bewaren en beheren voor eigen rekening, of kan voor de bewaring en het beheer een beroep doen op een vertrouwensderde. De vennootschap die optreedt voor eigen rekening en de vertrouwensderde die optreedt voor rekening van de vennootschap, moeten als beheerder van het elektronisch register de verplichtingen naleven die voortvloeien uit het koninklijk besluit van 29 april tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en uit de wet.
Omdat er persoonsgegevens worden opgenomen in het elektronisch effectenregister, moet de beheerder van het elektronisch register passende maatregelen nemen om de toegang tot het register, zowel voor inschrijvingen als voor raadplegingen, slechts mogelijk te maken met inachtneming van de beperkingen die de wet en het uitvoeringsbesluit opleggen voor de toegang, via een systeem van toegangscontrole. De beheerder van het elektronisch register dient daarbij alles in het werk te stellen om te verhinderen dat de in het register opgenomen gegevens toegankelijk zijn voor derden die niet toegangsgerechtigd zijn.
Het spreekt ook voor zich dat de nodige preventiemaatregelen moeten worden getroffen om de verschillende normen na te leven die worden opgelegd door de algemene verordening gegevensbescherming.
Is een elektronisch register voordelig?
Op voorwaarde dat wordt geopteerd voor het creëren van een elektronisch register, geldt de verplichting om een aandelenregister op papier bij te houden niet langer. Een dergelijk papieren register wordt gewoonlijk bijgehouden op de maatschappelijke zetel en vereist een manuele handtekening van elk van de partijen om de in het register vermelde transacties te bevestigen.
Bovendien is de informatie in de aandelenregisters op papier niet altijd actueel. Ook mag niet worden vergeten dat de traditionele registers zoek kunnen geraken of dat de gegevens die ze bevatten kunnen worden gemanipuleerd. Dit kan leiden tot aanslepende discussies en zelfs tot gerechtelijke procedures in complexe zaken.
Omdat het register 100% online kan zijn, kan het op elk moment en om het even waar worden geraadpleegd, met behoud van de integriteit van de gegevens.
Afhankelijk van de externe dienstverlener die het register beheert, kunnen er verschillende extra faciliteiten worden aangeboden:
- Vereenvoudiging van de procedure voor het oproepen van de aandeelhouders voor de algemene vergadering, op voorwaarde dat de contactgegevens van de aandeelhouders werden vermeld.
- Aangezien de wetgever het principe van ‘één aandeel, één stem’ in vennootschappen die het nieuwe wetboek van vennootschappen en verenigingen toepassen, heeft losgelaten, wordt ook het beheer van aandelen met meervoudig stemrecht vereenvoudigd.
- Eenvoudige raadpleging van de geschiedenis van transacties tussen aandeelhouders, met vlotte overdrachten van deelbewijzen binnen het systeem.
- Twijfels over de wettige houder van de deelbewijzen kunnen dus gemakkelijk worden weggenomen.
- Mogelijkheid tot een rechtstreekse koppeling tussen het aandelenregister en het UBO-register van de FOD Financiën, door middel van de automatische verzending van de gegevens met betrekking tot de 'uiteindelijke begunstigden', waaronder hoofdzakelijk de aandeelhouders die meer dan 25% van het kapitaal in handen hebben.
eStox - een dienst die wordt aangeboden door notarissen, accountants en belastingconsulenten
eStox is de nieuwe applicatie die notarissen, accountants en belastingconsulenten onlangs samen hebben gelanceerd, omdat het aandelenregister een belangrijke basis is voor elke onderneming.
Met dit betrouwbare digitale register spelen notarissen, accountants en belastingconsulenten in op de eisen van het moderne bedrijfsleven.
Alleen notarissen, accountants en belastingconsulenten hebben toegang tot het elektronisch register. Zij staan in voor de correcte registratie van de gegevens die door de bestuurders of aandeelhouders van de vennootschap worden bezorgd. Uiteraard met inachtneming van het beroepsgeheim dat aan onze beroepen wordt opgelegd.
De gegevens kunnen worden geregistreerd bij de oprichting van een vennootschap, bij statutenwijzigingen of bij de overdracht van aandelen.
Buiten deze transacties om kan een bestaande vennootschap ook op vrijwillige basis een elektronisch effectenregister aanleggen. Daarbij wordt de bestaande situatie die op de omzettingsdatum van het register bestond, onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan overgenomen. Het papieren register, dat de historiek van de transacties met de effecten bevat, wordt dan op de maatschappelijke zetel van de vennootschap bewaard. Er wordt rekening gehouden met de bewijskracht van de inschrijvingen die dateren van vóór het aanleggen van het elektronisch register.
Op termijn zullen de bestuurders ook het eStox-register van hun eigen vennootschappen kunnen raadplegen en kopieën kunnen downloaden. Alleen de bestuurders beslissen wie een kopie kan verkrijgen, zodat volledige discretie gewaarborgd is.
Hebt u interesse om een elektronisch effectenregister aan te maken? Aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij zorgen voor een correcte registratie van de aangeleverde gegevens. Graag maken we een prijsofferte op maat, gebaseerd op uw specifieke situatie.
