Legal

Fysieke personen achter rechtspersonen: te melden aan het UBO-register!

Marc Van den Bossche Marc Van den Bossche

Op 16 oktober 2017 is de nieuwe anti-witwaswet in werking getreden, daar was u vast van op de hoogte. Die wetgeving voorziet in de volgende verplichtingen:

  • Vennootschappen, (internationale) vzw’s, stichtingen en fiduciën of trusts (hierna 'informatieplichtigen’) dienen (toereikende, accurate en) actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen en bij te houden.
  • Deze informatieplichtigen dienen (ook bij latere wijzigingen) binnen de maand gegevens over de uiteindelijke begunstigden elektronisch naar een ‘register van uiteindelijke begunstigden’ of ‘UBO-register’ te sturen.

Het was wachten op een Koninklijk Besluit (KB) waarin de wijze waarop de informatie zou verzameld worden, alsook de verdere details betreffende de toegang en de aanwending van de gegevens in het UBO-register verder werden uitgewerkt. Op 14 augustus 2018 werd dit KB in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

Te melden informatie 

De vennootschappen zullen heel wat informatie over hun uiteindelijke begunstigden moeten verzamelen en meedelen, onder meer:

  • voor- en achternaam
  • geboortedatum
  • nationaliteit
  • verblijfsadres
  • rijksregisternummer
  • omvang van het uiteindelijke belang
  • ...

Als het om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat, zullen ook het aantal tussenpersonen en, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens, met minstens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer (of vergelijkbare info indien het om buitenlandse tussenpersonen zou gaan) moeten worden doorgegeven.

De (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts, fiduciën of gelijkaardige juridische entiteiten, dienen gelijkaardige informatie over elk van hun uiteindelijke begunstigden mee te delen.

Deadline

De informatie moet in het UBO-register geregistreerd worden uiterlijk op 31 maart 2019, of binnen de maand vanaf het ogenblik waarop de informatie wordt gewijzigd. De informatie moet sowieso jaarlijks worden bijgewerkt.

Toegang tot het register

Het UBO-register zal voor wat betreft de vennootschappen toegankelijk zijn voor:

  • de bevoegde autoriteiten (niet enkel de anti-witwasautoriteiten, maar ook de fiscus)
  • bepaalde personen en entiteiten zoals o.a. notarissen, advocaten, de nationale bank en de deposito- en consignatiekas
  • elke burger, zij het wel dat deze om privacy-redenen niet alle informatie te zien zal krijgen.

Het leidt geen twijfel dat het UBO-register voor de fiscus zeer nuttige informatie zal bevatten in het kader van de opbouw van een eventueel dossier tegen een belastingplichtige.

Voor de (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts, fiduciën of gelijkaardige juridische entiteiten is de toegang tot het UBO-register beperkter, in die zin dat de restcategorie ‘elke andere persoon of organisatie’  een legitiem belang zal moeten aantonen vooraleer toegang te krijgen tot de gegevens van deze informatieplichtigen.

Sanctie

Wanneer de vereiste informatie niet wordt doorgegeven, kan er aan de bestuurders van de in gebreke zijnde informatieplichtigen een administratieve geldboete worden opgelegd van €250 tot €50.000.

Hoe kan u zich voorbereiden?

Het UBO-register zal op 31 oktober 2018 in werking treden. U kan echter al anticiperen op deze inwerkingtreding door:

  • na te gaan tot welke categorie informatieplichtigen uw organisatie behoort (vennootschappen, vzw’s, trust, …)
  • nauwkeurige informatie en bewijsstukken te verzamelen over uw uiteindelijke begunstigden
  • te zorgen dat iemand binnen uw organisatie (wettelijke vertegenwoordiger of gevolmachtigde) met een e-ID de gevraagde informatie via het elektronisch platform ‘MyMinFin’ namens uw organisatie kan invullen
  • te zorgen voor procedures binnen uw organisatie, zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt.

Het bovenstaande is een beknopte samenvatting van de nieuwe regels en is dus zeker niet allesomvattend. Meer informatie is bijvoorbeeld beschikbaar via de officiële website van de FOD Financiën.

U kan zich natuurlijk ook tot uw vertrouwde contactpersoon bij Grant Thornton wenden voor meer informatie, advies of bijstand in het kader van het vervullen van de UBO-verplichtingen. 

Pro memorie

Een uiteindelijke begunstigde (of 'ultimate beneficial owner' of 'UBO') is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van, of het zeggenschap heeft over de informatieplichtige. Voor vennootschappen zijn dat normaliter de natuurlijke personen die rechtstreeks en/of onrechtstreeks (samengeteld) meer dan 25% van de stemrechten of van de aandelen of van het kapitaal van de vennootschap bezitten. Ook natuurlijke personen die op een andere wijze het zeggenschap hebben over een vennootschap (bijv. via afspraken in een aandeelhoudersovereenkomst), zijn uiteindelijke begunstigden. Indien het niet mogelijk is aldus de uiteindelijke begunstigde(n) te identificeren, gelden de leden van het hoger leidinggevend personeel als de uiteindelijke begunstigden, by default. Interesse in een verdere uitwerking hiervan? Lees meer

Voorbeeld