Wat is een vereenvoudigde boekhouding?
In het kader van een vereenvoudigde boekhouding blijven de formaliteiten voor het voeren van de boekhouding beperkt in vergelijking met een boekhouding volgens de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden.
De boekhouding wordt geacht vereenvoudigd te zijn op voorwaarde dat de betrokken ondernemingen zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde ten minste drie dagboeken houden:
- een financieel dagboek om de mutaties in de liquide middelen in contanten of op rekening te volgen, met omschrijving van de verrichtingen en afzonderlijke vermelding van onttrekkingen van andere gelden dan ten behoeve van hun bedrijf, en van de dagelijkse saldi in contanten
- een inkoopdagboek om de inkoop- en invoerverrichtingen en de ontvangen diensten te volgen, met vermelding van het bedrag en van de wijze en de datum van betaling
- een verkoopdagboek om de verkoop- en uitvoerverrichtingen en de geleverde diensten te volgen, met vermelding van het bedrag en van de wijze en de dag van inning, en de andere onttrekkingen in natura dan ten behoeve van hun bedrijf.
Van de andere onttrekkingen dan ten behoeve van het bedrijf kunnen dagelijks de totale bedragen worden ingeschreven.
Het bedrag, de wijze en de datum van betaling of van inning hoeven niet te worden vermeld in de hierboven vermelde dagboeken als deze gegevens voorkomen op de inkoopfacturen of op het dubbel van de verkoopfacturen, of op volledige staten die in de vorm van een rekening leveranciers of rekening klanten worden bijgehouden.
In het kader van een vereenvoudigde boekhouding worden er overigens geen vormvoorwaarden opgelegd voor het opstellen van de jaarrekening.
Omgekeerd heeft het vrijwillig voeren van een boekhouding volgens de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden tot gevolg dat de jaarrekening moet worden opgesteld volgens het microschema, het verkort schema of het volledig schema van de jaarrekening, hoewel die jaarrekening in de meeste gevallen waarin een vereenvoudigde boekhouding van toepassing zou zijn niet noodzakelijk moet worden gepubliceerd.
Wie mag een vereenvoudigde boekhouding voeren?
Volgens de bepalingen van het Wetboek van economisch recht en van het uitvoeringsbesluit ervan kunnen sommige boekhoudplichtige ondernemingen ervoor kiezen om een vereenvoudigde boekhouding te voeren in plaats van een boekhouding volgens de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden.
De eerste voorwaarde om een vereenvoudigde boekhouding te mogen voeren, is een boekhoudplichtige onderneming te zijn die een van de volgende rechtsvormen heeft aangenomen:
- een natuurlijke persoon die een beroepsactiviteit als zelfstandige uitoefent
- een organisatie zonder rechtspersoonlijkheid
- een vennootschap onder firma (VOF), of
- een commanditaire vennootschap (Com. V.).
Dit is echter niet het enige criterium. Daarnaast legt een tweede voorwaarde op dat de omzet van het laatste boekjaar, exclusief btw, niet hoger mag zijn dan €500.000.
Wanneer beide voorwaarden niet gelijktijdig zijn vervuld, is automatisch een dubbele boekhouding vereist.
Opgelet! De drempel wordt van €500.000 tot €620.000 opgetrokken voor ondernemingen die als voornaamste beroepsactiviteit ‘kleinhandel in gasvormige of vloeibare koolwaterstoffen, bestemd voor het voortbewegen van motorvoertuigen op de openbare weg’ hebben.
Hoe wordt de omzet bepaald?
Met het begrip ‘omzet’ in het kader van een dubbele boekhouding wordt het bedrag van de verkoop van goederen en de levering van diensten aan derden, in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening van de vennootschap, bedoeld. Daarbij is vereist dat de betrokken onderneming vroeger een dubbele boekhouding voerde.
Voor ondernemingen die een vereenvoudigde boekhouding voeren, wordt met de omzet het bedrag van de andere dan niet-recurrente ontvangsten, exclusief btw, bedoeld. In dat geval wordt met ‘ontvangsten’ alle ontvangsten bedoeld, ongeacht of deze een ‘opbrengst’ uitmaken in de zin van een boekhouding gevoerd volgens de regels van het dubbel boekhouden.
Om dit concept te illustreren, nemen we het voorbeeld van een vennootschap onder firma die regelmatig individuele aandelen aankoopt en verkoopt via euronext. De verkoop van een aandeel voor een bedrag van 100 betekent dus een ‘ontvangst’ van 100 volgens de vereenvoudigde boekhouding. In een boekhouding die gevoerd wordt volgens de regels van het dubbel boekhouden, wordt slechts het verschil tussen de boekwaarde en de verkoopprijs in de resultatenrekening als ‘opbrengst’ geboekt.
Indien het boekjaar van een vereenvoudigde boekhouding een duur heeft van minder of meer dan twaalf maanden, dan wordt de drempel van €500.000 berekend naar verhouding van het aantal daadwerkelijk verlopen maanden van dat boekjaar.
Tijdens het eerste boekjaar waarvoor geen boekhoudgegevens beschikbaar zijn, mag de onderneming zich baseren op vooruitzichten te goeder trouw om te bewijzen dat de drempel van €500.000 tijdens dit eerste boekjaar niet zal worden overschreden.
Op welk tijdstip moet de naleving van de omzetdrempel worden beoordeeld?
De vaststelling of de omzetdrempel van € 500.000 overschreden wordt, vindt plaats op de afsluitingsdatum van het laatst afgesloten boekjaar.
Als op die datum de drempel niet werd overschreden, kan de boekhoudplichtige onderneming zich ertoe beperken om een vereenvoudigde boekhouding te voeren.
De boekhoudplichtige onderneming heeft elk jaar opnieuw deze keuze, ongeacht welke boekhouding het jaar voordien werd gehouden.
Ondernemingen zijn dus vrij om te opteren voor het voeren van hun boekhouding volgens de regels van het dubbel boekhouden, zelfs als ze voldoen aan alle voorwaarden voor een vereenvoudigde boekhouding.
