Op dienstreis naar het buitenland - Forfaitaire kostenvergoeding mogelijk

Werknemers die op buitenlandse dienstreis of -opdracht gaan, kunnen een forfaitaire dagvergoeding ontvangen die vrijgesteld is van belastingen en socialezekerheidsbijdragen. Het bedrag van de vergoeding is gebaseerd op de ‘verblijfsvergoedingen’ toegekend door de FOD Buitenlandse Zaken. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen opdrachten van ‘korte duur’ (maximum 30 kalenderdagen – zie kolom A) en ‘langdurige’ dienstreizen (méér dan 30 opeenvolgende kalenderdagen – zie kolom B).

Deze vergoeding omvat de uitgaven voor maaltijden, lokaal vervoer en andere kleine uitgaven (bijvoorbeeld versnaperingen, telefoon en fooien). Indien de werkgever deze kosten deels zelf betaalt (bijvoorbeeld via de hotelrekening, die maaltijden en/of kleine uitgaven omvat), dan moet de dagvergoeding worden verminderd met 15% (ontbijt), 35% (middagmaal), 45% (avondmaal) of 5% (kleine uitgaven). Toegekende maaltijdcheques moeten eveneens in mindering worden gebracht. Het forfait omvat niet de huisvestingskosten en/of de verplaatsingskosten van en naar het buitenland. Hiervoor zijn nog wel bewijsstukken nodig.

De werkgever mag een volledige dagvergoeding toekennen voor elke volle dag van afwezigheid (i.e. dag tussen twee overnachtingen op dienstreis) en voor dienstreizen met vertrek en terugkeer op dezelfde dag met een afwezigheid van minstens 10 uren. In geval van dienstreizen van meerdere dagen, mag voor de dag van vertrek en van terugkeer een halve dagvergoeding (50%) worden toegekend. Wanneer verschillende landen worden aangedaan is de plaats van overnachting bepalend om de forfaitaire dagvergoeding te bepalen voor de eerstvolgende dag.

Ingeval van definitieve vestiging in het buitenland moet de forfaitaire vergoeding echter worden beëindigd. Bijgevolg wordt een door de werknemer vrijwillig gemaakte reisverlenging uiteraard niet meer als ‘dienstreis’ aangemerkt.

Tot slot merken we op dat de fiscus – in hoofde van de werkgever – de volledige aftrekbaarheid aanvaardt van deze vergoedingen. Met andere woorden: de aftrekbeperking voor restaurantkosten is niet van toepassing.

De landenlijst wordt regelmatig aangepast en gepubliceerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Hierna vindt u een overzicht van de vergoedingen zoals die zijn vastgesteld voor onze belangrijkste handelspartners met ingang van 6 juli 2018.