Covid-19

Versoepeld regime voor het organiseren van vergaderingen in coronatijden

Jeroen Bouwsma Jeroen Bouwsma

Gezien het houden van vergaderingen als gevolg van de huidige veiligheidsmaatregelen, genomen door de Nationale Veiligheidsraad in het kader van de bestrijding van de corona-pandemie, niet evident is, werden er door de minister van justitie enkele maatregelen genomen om hieraan tegemoet te komen. Het volmachtbesluit van 9 april 2020 (Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie) voert tijdelijk een aantal versoepelingen en opties in, die rechtspersonen de nodige flexibiliteit geven, met eerbiediging van de rechten van de aandeelhouders. In het Koninklijk Besluit van 28 april 2020 werd er beslist om de termijnen waarbinnen de maatregelen van toepassing zijn te verlengen van 3 mei 2020 tot 30 juni 2020.

Periode waarbinnen de maatregelen gelden

De maatregelen zijn van toepassing gedurende de periode van 1 maart 2020 tot en met 30 juni 2020. Deze periode kan echter nogmaals verlengd worden, indien zou blijken dat het na deze datum nog steeds niet mogelijk is om op “normale” wijze te vergaderen.

Ook voor vergaderingen waarvoor er reeds een oproeping werd verstuurd zijn de hierna beschreven regels van toepassing.

De maatregelen zijn aldus van toepassing op de volgende situaties:

  • Terugwerkend naar het verleden (voor het volmachtsbesluit): alle vergaderingen die tussen 1 maart en 9 april hadden moeten zijn gehouden, maar niet zijn doorgegaan
  • Voor zeer binnenkort: alle vergaderingen die tussen 9 april en 30 juni moeten worden gehouden, en
  • Voor een bredere periode (deels naar de toekomst): alle vergaderingen waarvoor de oproeping gebeurt of moet gebeuren tussen 1 maart en 30 juni.

Toepassingsgebied

De regels zijn van toepassing op alle vennootschappen en verenigingen, inclusief rechtspersonen die door bijzondere wetten in het leven zijn geroepen.

Maatregelen

Vergadering laten doorgaan

In  de eerste plaats kan men ervoor kiezen de vergadering te laten doorgaan, maar in omstandigheden die enerzijds verzoenbaar zijn met de maatregelen genomen naar aanleiding van de COVID-19 crisis, en anderzijds toch aan de aandeelhouders en de leden toe laten hun stemrecht uit te oefenen en hen de kans geven vragen te stellen.

Het bestuursorgaan kan de deelnemers verplichten om vóór de algemene vergadering:

  • te stemmen via een stemformulier dat het bestuursorgaan ter beschikking stelt (of dat via een website beschikbaar is); of
  • door volmacht te verlenen met steminstructies aan een door het bestuursorgaan aangeduid persoon.

Belangrijk is dat beide mogelijkheden altijd aangeboden moeten worden. Het bestuursorgaan mag niet zelf kiezen welke optie ze aanbiedt.

Het bestuursorgaan kan bepalen dat de stemformulieren en/of volmachten uiterlijk de vierde dag die de dag van de algemene vergadering voorafgaat ontvangen moeten worden. Een scan van het getekende stemformulier en/of getekende volmacht volstaat.

Het is  eveneens toegelaten om aan de deelnemers van elke algemene vergadering een elektronisch communicatiemiddel ter beschikking te stellen, ook indien dit (nog) niet zou zijn opgenomen in hun statuten. Dit elektronisch communicatiemiddel moet de effectenhouders in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken deel te nemen aan de besprekingen tijdens de vergadering en, wat de aandeelhouders betreft, om het stemrecht uit te oefenen m.b.t. alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken. Vergaderingen met een beperkt aantal aandeelhouders, waar iedereen elkaar kent en elkaar kan identificeren, kunnen bijvoorbeeld via video- of telefoonconferenties worden gehouden.

Men kan ook opleggen om vragen schriftelijk te stellen tot de 4e dag vóór de algemene vergadering. De antwoorden kunnen dan beantwoord worden:

  • mondeling, indien men de aandeelhouders of leden toelaat de vergadering rechtstreeks of uitgesteld via video of telefonie te volgen; of
  • schriftelijk, waarbij men de antwoorden dan ten laatste meedeelt op de dag van de algemene vergadering (uiteraard vóór de stemming)

Genoteerde vennootschappen, die ervoor kiezen om de vragen schriftelijk te beantwoorden, dienen de antwoorden op de schriftelijke vragen bekend te maken op hun website. Daarnaast worden genoteerde vennootschappen vrijgesteld van elke verplichting om de bijeenroeping en de andere documenten die zij ter beschikking moeten stellen van hun aandeelhouders en andere personen die het recht hebben deze te ontvangen per gewone post mee te delen of op de zetel van de vennootschap ter beschikking te houden.

Uitstel vergadering

Daarnaast kan het bestuursorgaan ook beslissen om de algemene vergadering uit te stellen, ook als de vergadering reeds werd bijeengeroepen, op voorwaarde dat de aandeelhouders en leden daarover correct worden geïnformeerd.

Indien het bestuursorgaan ervoor kiest om de algemene vergadering uit te stellen, leidt dit uitstel automatisch tot uitstel van 10 weken voor bepaalde deadlines uit het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Het gaat hier o.a. om de volgende termijnen:

  • om binnen de zes maanden na het einde van het boekjaar de algemene vergadering te houden;
  • om binnen de zeven maanden na het einde van het boekjaar de jaarrekening neer te leggen.

Concreet betekent dit dat, bij een uitstel van de algemene vergadering van rechtspersonen met een boekjaar eindigend op 31/12/2019, die normaliter uiterlijk 30/6/2020 hun algemene vergadering dienen te houden, deze rechtspersonen hun uitgestelde algemene vergadering uiterlijk op 8 september 2020 moeten houden en hun jaarrekening uiterlijk op 8 oktober 2020 (i.p.v. uiterlijk op 31 juli 2020) moeten neerleggen.

Opgelet! Niet alle algemene vergaderingen kunnen worden uitgesteld en de optie voor het bestuursorgaan om de algemene vergadering uit te stellen geldt niet voor:

  • vergaderingen die zijn bijeengeroepen wanneer het nettoactief negatief dreigt te worden (alarmbelprocedure);
  • de vergaderingen die zijn bijeengeroepen door, of op verzoek van, de commissaris; of
  • de vergaderingen die zijn bijeengeroepen op verzoek van de aandeelhouders of leden overeenkomstig het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (bijv. bijeenroeping op verzoek van aandeelhouders in een BV of NV die 10% van de stemgerechtigde aandelen vertegenwoordigen).

Schriftelijk besluiten

Tot slot is het ook mogelijk dat het bestuursorgaan onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk kan besluiten (d.i. zelfs indien de statuten van de vennootschap deze mogelijkheid uitsluiten of beperken). Het bestuursorgaan kan ook (in voorkomend geval bij meerderheid) beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie die discussie toelaat.