Voor vele ondernemers blijft hun boekhouding vaak synoniem met verplichtingen en compliance. Als we echter op basis van de financiële cijfers een transparante rapportering kunnen generen, dan wordt de boekhouding veel meer dan alleen maar een administratieve last. Een managementrapportering kan gebruikt worden als een strategisch werkinstrument - deze rapportering kan het kompas van de onderneming worden.
Een managementrapportering kan bestaan uit verschillende componenten: resultatenrekening (al dan niet geconsolideerd) met vergelijking vorige periodes en budget, rendementsanalyses (per afdeling of business unit), margeanalyses, Key Performance Indicators (ook niet financiële), cashflow statement, ….
Op de eerste plaats is een goed gestructureerde en transparante rapportering belangrijk in communicatie met de verschillende stakeholders van een onderneming. Het is een basisprincipe van deugdelijk bestuur en laat betere controle toe op cijfers en processen. Doordat het management en de zaakvoerders van een onderneming een duidelijk beeld krijgen van de financiële situatie van hun organisatie, kunnen ze ten opzichte van hun klanten, leveranciers, werknemers, de fiscus, de overheid en alle andere partijen hun informatieverplichtingen voldoen.
Daarnaast biedt een efficiënte en transparante rapportering de basis om op een gefundeerde manier operationele beslissingen te nemen. Meten is ‘in’…
Door bepaalde kerncijfers of KPI’s (Key Performance Indicators) periodiek te monitoren kan als het ware een diagnose van de organisatie worden gesteld en kunnen operationele beslissingen onderbouwd worden met resultaten en bijgestuurd waar nodig.
KPI’s maken de missie, visie, strategie en organisatiedoelstellingen concreet en meetbaar. Op die manier wordt de boekhouding en administratie een enabler voor de ondernemingsstrategie. Elke bedrijfsleiding heeft een bepaalde missie voor ogen, maar dikwijls is dit moeilijk in woorden uit te drukken. Voor vele KMO’s is het bepalen van een mission statement al een eerste uitdagende denkoefening: hoe omschrijven we in één zin wat we de komende vijf jaar of tien jaar willen bereiken.
Vanuit deze mission statement worden de kritische succesfactoren bepaald, dit zijn zaken die van cruciaal belang zijn bij het verwezenlijken van de strategie. De KPI’s zijn dan de meetinstrumenten om te bepalen in welke mate we gevorderd zijn bij het realiseren van deze ondernemingsdoelstellingen.
Het opzetten van een transparante en efficiënte rapportering vraagt van de organisatie de nodige tijd en input, maar dit alles kan in goede banen geleid worden door uw adviseur bij Grant Thornton. Kennis van de onderneming is belangrijk: niet enkel van de boekhouding maar van alle afdelingen, processen, producten, diensten, marktpositie, management stijl ,… Enkel een persoonlijke aanpak op maat van de klant leidt tot het gewenste resultaat. Twee basisprincipes die onze adviseurs altijd hanteren:
‘One size does not fit all’
‘ Less is more’
Afhankelijk van de onderneming is de ene KPI relevant en de andere minder, elke onderneming vaart zijn eigen koers. Soms volstaat het slechts 5 KPI’s te meten, in andere gevallen zijn meer KPI’s nodig, maar een overvloed aan cijfers kan de focus op wat echt belangrijk is verstoren.
Periodiek worden deze KPI’s opgevolgd in een praktische rapporteringsstructuur en kunnen ze vergeleken worden met het verleden en / of met de prestaties van de concurrentie. Een transparante rapportering laat toe om sneller, flexibeler en vol vertrouwen keuzes te maken en de juiste beslissingen te nemen om de groeiambities van uw onderneming te ondersteunen.
