Formele vereisten van de factuur
De factuur is het handelsdocument bij uitstek. Het vormt de bevestiging van de geleverde prestaties waarvoor een vergoeding moet betaald worden.
Opdat de belastingplichtige recht op aftrek zou hebben dient in eerste instantie te worden voldaan aan een materiële voorwaarde, met name dat de aan hem (door een andere als zodanig handelende belastingplichtige) geleverde goederen en verleende diensten worden gebruikt voor het verrichten van de handelingen die recht op aftrek verlenen (artikel 45 Wetboek btw).
Maar daarnaast moet voor de uitoefening van dit recht op aftrek ook worden voldaan aan een formele voorwaarde, de belastingplichtige moet in het bezit zijn van een factuur (1) die correct werd uitgereikt (in de juiste vorm) en (2) die de verplichte vermeldingen van artikel 5, § 1 K.B. nr. 1 bevat. (artikel 3, § 1, 1° KB nr. 3).
Een correct opgestelde en uitgereikte factuur, zowel naar inhoud als naar vorm is dus van groot belang, niet alleen om sancties te vermijden bij diegene die ze uitreikt, maar ook ervoor te zorgen dat de klant het geen risico loopt om zijn recht op aftrek te verliezen want zo de commerciële relatie tussen leverancier en klant kunnen vertroebelen.
Vanaf 1 januari 2026 geldt elke btw-plichtige onderneming die B2B transacties uitvoert, de wettelijke verplichting om gestructureerde elektronische facturen (e-facturen) te verzenden en te ontvangen. Facturen worden aldus welswaar in een nieuw jasje gestoken, maar de overige vormvereisten blijven onverkort gelden ook al betreft het een e-factuur: (bv. factuurvermeldingen, taal, munteenheid, etc.).
- In eerste instantie zal een factuur maar btw-conform zijn wanneer de verplichte vermeldingen worden opgenomen. Dit zijn de vermeldingen zoals opgenomen in artikel 5, §1 van het Koninklijk Besluit nr. 1. Voor een opsomming verwijzen wij naar het artikel van Nele Pichal over de aandachtspunten van een btw-conform factuur.
Een van die verplichte vermeldingen betreft de vermelding van de gegevens die nodig zijn om de handeling te kunnen beoordelen en om het tarief te kunnen vaststellen, in het bijzonder: “de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen en van de verstrekte diensten en hun hoeveelheid alsook het voorwerp van de diensten”.
- Specifiek voor creditnota’s moet bijkomend een verwijzing worden opgenomen naar de onderliggende factuur die gecorrigeerd/aangevuld wordt en in geval van correcte, de vermelding ‘btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht’.
- De vermelding van het woord ‘factuur’ is in dat opzicht geen verplichte vermelding
- De btw-wetgeving bevat geen specifieke bepalingen over de taal waarin de factuur moet worden opgesteld. Wel kan de btw-administratie een vertaling eisen wanneer de factuur is opgesteld in een andere taal dan de een van de nationale talen. Er dient evenwel nog rekening te worden gehouden met andere wetgevingen (vb. taalwetgeving).
- De factuur moet melding maken van zowel de maatstaf van heffing als van het (totale) btw-bedrag. Maar in principe moet enkel het verschuldigde btw-bedrag te worden uitgedrukt in de nationale munteenheid van de bevoegde lidstaat. Wanneer de maatstaf van heffing in een nadere munteenheid wordt uitgedrukt, dient er wel een conversie te gebeuren naar euro voor de rapportering in de btw-boekhouding (en rapportering in de btw-aangifte).
De toe te passen wisselkoers is deze die is afgesproken tussen de partijen (vermeld in het contract of op de factuur) of bij gebreke hierban de laatste indicatiekoers van de euro die wordt gepubliceerd door de Europese Centrale Bank of door de Nationale Bank van België.
Over de vormvereisten van de factuur blijft de Belgische rechtspraak trouwens ondertussen ook niet stilzitten.
Weigering aftrek en boete bij incorrecte of onvolledige facturen
De formele voorwaarde voor de btw-aftrek
De hoofdregel is dat btw aftrekbaar is op het moment wanneer deze verschuldigd (opeisbaar) is. In het kader van de levering van goederen en diensten is de btw m.a.w. aftrekbaar op het moment dat de levering of dienst werd verricht. Wanneer een factuur wordt uitgereikt is de btw verschuldigd op het moment van de facturering.
De rechtspraak heeft al meermaals bevestigd dat btw niet aftrekbaar is wanneer de factuur niet voldoet aan de factuurvormvereisten. In het bijzonder wordt meer en meer ingegaan op de vermelding van de gebruikelijke benaming en hoeveelheid van de geleverde goederen en de gebruikelijke benaming van de verstrekte diensten en hun voorwerp.
Zo benadrukte het Hof van Beroep van Antwerpen vorig jaar nogmaals het belang van een correct opgemaakte factuur. In deze zaak hadden de facturen geen vermelding gemaakt van de dagen waarop er gewerkt werd noch van het type prestaties die zouden geleverd zijn. Verder konden er geen stukken voorgelegd worden zoals prestatiefiches, contracten, planningen of e-mails op basis waarvan blijkt dat er de ene contractspartij werd ingeschakeld door de andere. Tot slot merkte het Hof op dat uit analyse van de gefactureerde prestaties bleek dat er sprake was van een onrealistisch hoog aantal uren die aangerekend werden en van bedrieglijk opzet. De btw-aftrek werd dan ook geweigerd en de btw-belastingplichtige werd bovendien ook veroordeeld tot een geldboete van 200%.
Ook het Hof van Beroep van Gent benadrukte dat de factuur moet voldoen aan de vormvereisten zoals voorzien in art. 5, §1 KB nr. 1 om de btw te kunnen aftrekken. In dit geval ontbrak een duidelijke omschrijving van de geleverde prestatie en kon de contractuele band tussen de betrokkenen niet bewezen worden op basis van enig geschrift. Bij een onduidelijke factuurbeschrijving is het steeds aangeraden dat u de geleverde diensten of goederen kan bewijzen aan de hand van overeenkomsten, contracten, e-mailverkeer, offertes, …
Een globale omschrijving op de factuur van de geleverde diensten en goederen voldoet op zich niet. De factuur moet immers de gegevens vermelden “die nodig zijn om de handeling te determineren en om het tarief van de belasting vast te stellen”.
Het is dus m.a.w. van belang dat u als ontvanger van de factuur steeds kan bewijzen dat de geleverde diensten en goederen daadwerkelijk zijn verricht om te kunnen genieten van de btw-aftrek en om boetes te vermijden.
Toch zullen de gevolgen niet altijd zo zwaar zijn als in de besproken arresten. Een al te formele benadering wordt immers genuanceerd in de Europese rechtspraak van het Europese Hof van Justitie in het kader van het ‘substance over form’-principe: het fundamentele beginsel van btw-neutraliteit eist dat aftrek van de voorbelasting wordt toegestaan indien de materiële voorwaarden daartoe zijn vervuld, ook al wordt niet voldaan aan bepaalde formele voorwaarden (H.v.J., inzake Senatex GmbH, C-518/14, 15.09.2016, punt 38; H.v.J. inzake Barlis, C-516/14, 15.09.2016, punt 42, H.v.J., zaak Trawertyn, C-280/10, 01.03.2012, punt 41).
In België wordt het ‘inhoud boven vorm’ principe erkend in circulaire 2017/C/64 van 12.10.2017 (nr. E.T. 131.409): Indien de belastingdienst over de nodige gegevens beschikt om vast te stellen dat is voldaan aan de materiële voorwaarden, mag hij bijgevolg voor het recht van de belastingplichtige op aftrek van die belasting, geen nadere voorwaarden stellen die tot gevolg kunnen hebben dat de uitoefening van dat recht wordt verhinderd (Hof van Justitie van de Europese Unie, Arrest Barlis, zaak C-516/14, van 15.09.2016, punt 42).
Er zou evenwel nog steeds een boete kunnen opgelegd worden…
Maar in sommige gevallen zullen de formele gebreken gepaard gaan met een gebrekkig bewijs van de waarachtigheid van de beweerde prestaties, in welk geval sowieso het recht op aftrek van de btw niet aanvaard zal worden. Dit was ook zo in de hiervoor bespreken rechtspraak.
Als ontvanger van de prestaties zorgt u er aldus best voor dat naast de formele vereisten van de factuur, er eveneens voldoende onderbouw is om de echtheid en de waarachtigheid van de geleverde prestaties te kunnen aantonen (contract, e-mailverkeer, offertes, etc.), zeker in geval van een onduidelijke factuurbeschrijving.
En hoe zit het met de aftrekbaarheid inzake directe belastingen?
Kosten zijn maar aftrekbaar als bepaalde voorwaarden zijn voldaan. Zo moet o.a. de ‘echtheid en het bedrag’ worden verantwoord met bewijsstukken. Meestal kan de aftrekbaarheid verantwoord worden door een factuur. Wanneer deze echter onvoldoende gedetailleerd om te kunnen nagaan welke specifieke prestaties werden verricht is er mogelijks een probleem.
Dit werd onlangs bevestigd door het Hof van Beroep van Gent dat de aftrek van kosten weigerde omdat de omschrijving van de prestaties op de factuur zeer vaag was en er geen bijkomende gegevens waren om de waarachtigheid van de prestaties (en de bedragen) te bewijzen.
Om de aftrekbaarheid niet in gevaar te brengen, is het dus aangeraden een nieuwe, voldoende gedetailleerde factuur te vragen als de ontvangen te vaag is. Zorg er ook steeds voor dat de (echtheid en waarachtigheid van de) geleverde diensten of goederen kunnen worden aangetoond aan de hand van overeenkomsten, contracten, e-mailverkeer, offertes, …
E-invoicing vanaf 1 januari 2026
Tot en met 31 december 2025 mogen nog zowel elektronische (mits akkoord van de ontvanger) als papieren facturen worden uitgereikt.
Maar vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur helemaal verplicht voor handelingen tussen Belgische btw-belastingplichtige ondernemingen (B2B). Eventueel kan daarnaast ook nog een pdf-versie of papieren versie van de factuur verstuurd worden, maar de gestructureerde elektronische factuur is de enige factuur die wettelijk conform is. Deze moet dan ook beantwoorden aan alle opgelegde vormvereisten en de vereiste factuurvermeldingen bevatten.
De invoering van e-invoicing kan worden gezien als eerste stap richting e-reporting, via het Peppol-netwerk. De e-factuur dient in overeenstemming te zijn met de EN 16931-1 en CEN/TS 16931-2 standaarden. In de praktijk zal de e-factuur de vorm aannemen van een XML-file, die toelaat om de factuur automatisch te verwerken in de boekhouding. Voor een overzicht van e-invoicing verwijzen wij naar deze artikelen van Lorien Van den Bempt en Sylwia Radomska over verplichte e-invoicing in B2B sector: Voordelen en invoering van het Belgische e-mandaat en over het Peppol netwerk, fiscale gunstmaatregelen en praktische stappen.
De uitreiking van gestructureerde elektronische facturen wordt in principe verplicht
(1) voor alle business-to-business (B2B) transacties van (Belgische) bedrijven
(2) wiens klant gehouden is tot het ontvangen (en automatisch verwerken) van de e-factuur en
(3) het gaat om lokale transacties, onderworpen aan Belgische btw. De hiernavolgende 3 regels moeten vervuld zijn.
Regel 1.
De uitreiking van gestructureerde elektronische facturen wordt verplicht voor alle business-to-business (B2B) transacties van (Belgische) bedrijven die gevestigd en geregistreerd zijn in België voor btw. De verplichting geldt evenwel niet voor:
- Buitenlandse belastingplichtigen die niet gevestigd zijn in België, maar hier desgevallend wel geregistreerd zijn voor btw-doeleinden (geen Belgische inrichting)
- Belgische entiteiten die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (vb. in financiële sector of in de medische, onderwijs-, sociale, sport- of culturele sector)
- Gefailleerde btw-belastingplichtigen (met een nog actief btw-nummer)
- Forfaitaire belastingplichtigen (uiterlijk op 1 januari 2028 uitdovend regime)
Regel 2.
Wat de klanten betreft moet het gaan om in België gevestigde entiteiten die gehouden zijn gewone periodieke btw-aangiften in te dienen en die verplicht zijn om hun Belgisch btw-nummer op te geven aan leveranciers of diensteverrichters. Aldus is er geen verplichting tot uitreiking/ontvangst van gestructureerde elektronische facturen aan/door:
- Buitenlandse belastingplichtigen die niet gevestigd zijn in België, maar hier desgevallend wel geregistreerd zijn voor btw-doeleinden (geen Belgische inrichting)
- Belgische entiteiten die uitsluitend volgens artikel 44 van het btw-wetboek vrijgestelde handelingen verrichten (vb. in financiële sector of in de medische, onderwijs-, sociale, sport- of culturele sector)
Regel 3.
Wat de transacties betreft, is de uitreiking van gestructureerde elektronische facturen verplicht voor alle lokale transacties die onderworpen zijn aan de btw. Ook de handelingen onder toepassing van de verleggingsregeling worden aldus beoogd (vb. werk in onroerende staat door aannemers). Maar er is geen verplichting tot uitreiking/ontvangst van gestructureerde elektronische facturen voor onder meer:
- handelingen die vrijgesteld worden volgens artikel 44 Wetboek btw (vb. in financiële sector of in de medische, onderwijs-, sociale, sport- of culturele sector)
- handelingen die voor btw geacht worden plaats te vinden in een andere EU-lidstaat of buiten EU.
- Voorgaande betekent aldus dat vanaf 1 januari 2026, in een B2B-relatie de gestructureerde elektronische factuur die de wettelijk verplichte vermeldingen van artikel 5 KB nr. 1 bevat, de enige wettelijk conforme factuur is.
- De leverancier/dienstverrichter die aldus geen dergelijke facturen uitreikt kan op die basis een verminderde proportionele boete oplopen naargelang het geval gaande van 60% tot 100% van de btw.
- De klant die dergelijke gestructureerde elektronische facturen niet of niet correct kan ontvangen, beschikt aldus niet over een wettelijk conforme factuur om zijn recht op aftrek te kunnen uitoefenen (artikel 3 K.B. nr. 3). In het geval van toepassing van de verlegging van heffing, dan zal de klant wel de btw moeten voldoen, maar kan hij deze btw in principe niet aftrekken. Het feit dat ook een PDF-factuur wordt ontvangen verandert dit niet. Onterechte btw-aftrek wordt bovendien bestraft met een verminderde proportionele boete van 10% van de btw.
- Los van de weigering van btw-aftrek, is er op dit ogenblik geen informatie inzake enige andere risico’s in hoofde van klanten bij het niet (correct) kunnen ontvangen van de gestructureerde elektronische factuur.
Naast de echtheid en de waarachtigheid van de verrichte prestaties, dient de e-factuur ook te voldoen aan de vormvereisten van de factuur, waaronder de verplichte factuurvermeldingen zoals een duidelijke omschrijving van de aldus geleverde goederen en de verstrekte diensten..
