DIRECT TAX

Kostenvergoeding voor buitenlandse dienstreizen

Bart Verstuyft
Door:
insight featured image

Werknemers die op buitenlandse dienstreis gaan, kunnen een forfaitaire dagvergoeding ontvangen die vrijgesteld is van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Het bedrag van de vergoeding is gebaseerd op de ‘verblijfsvergoedingen’ toegekend door de FOD Buitenlandse Zaken waarbij – voor  de privésector – een onderscheid gemaakt wordt tussen opdrachten van ‘korte duur’ (maximum 30 kalenderdagen – zie kolom A) en langdurige dienstreizen (méér dan 30 opeenvolgende kalenderdagen tot maximum 24 maanden – zie kolom B).

Voor wie geldt de vergoeding?

De vergoeding mag worden toegekend aan werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan éénmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. Indien verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van de normale, dagelijkse beroepsactiviteit, gelden de forfaits principieel niet.  

Wat zit er in het forfait?

De forfaits omvatten kosten voor maaltijden, plaatselijk vervoer, telefonische communicatie en andere contante uitgaven. Als er rechtstreeks maaltijdkosten ten laste genomen worden door de werkgever, dan moet de dagvergoeding worden verminderd met 35% voor een lunch en 45% voor een diner. De werkgeversbijdrage van de toegekende maaltijdcheques voor deze dagen moeten eveneens in mindering worden gebracht. 

Wat valt buiten het forfait?

Het forfait omvat niet de huisvestingskosten en/of de verplaatsingskosten van en naar het buitenland. Hiervoor zijn nog wel bewijsstukken nodig.

Berekening van de dagvergoeding

De werkgever mag een volledige dagvergoeding toekennen voor elke volle dag van afwezigheid (i.e. dag tussen twee overnachtingen op dienstreis) en voor dienstreizen met vertrek en terugkeer op dezelfde dag met een afwezigheid van minstens 10 uren.

In geval van dienstreizen van meerdere dagen, mag voor de dag van vertrek en van terugkeer een halve dagvergoeding (50%) worden toegekend. Wanneer verschillende landen worden aangedaan is de plaats van overnachting bepalend om de forfaitaire dagvergoeding te bepalen voor de eerstvolgende dag. 

Tot slot kan nog worden opgemerkt dat ingeval van definitieve vestiging in het buitenland de forfaitaire vergoeding moet worden beëindigd en dat een door de werknemer vrijwillig gemaakte reisverlenging uiteraard niet meer als ‘dienstreis’ wordt aangemerkt.

Fiscale aftrekbaarheid

Wij merken nog op dat de fiscus – in hoofde van de werkgever – de volledige aftrekbaarheid aanvaardt van deze vergoedingen. De aftrekbeperking voor restaurantkosten is m.a.w. niet van toepassing. 

Deze landenlijst wordt regelmatig aangepast en gepubliceerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Op 1 augustus 2025 werd een nieuwe landenlijst met aangepaste bedragen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (PDF 4Mb).

Hierna vindt u een overzicht van de vergoedingen zoals die zijn vastgesteld voor onze belangrijkste handelspartners.

Countries
A
B
EUR
EUR

Australia

101
61
Austria
98
59
Canada
98
59
Denmark
110
66
Finland
110
66
France
95
57

Germany

92
55
Greece
81
49

Ireland

108
65
Italy
87
52
Japan
86
52
Luxembourg
107
64
Netherlands
103
62
Norway
110
66
Poland
71
43
Portugal
71
43
Russian Federation
86
52
Spain
76
45
Sweden
101
61
Switzerland
110
66
Turkey
50
30
Ukraine
80
48
United Kingdom
110
66
United States
110
66

The Field-nieuwsbrief: je maandelijkse businessupdate

Opt-in checkbox