Legal

De KBO: het belang van een correcte en volledige inschrijving

Jeroen Bouwsma Jeroen Bouwsma

De Kruispuntbank van Ondernemingen (‘KBO’) is een databank van de FOD Economie waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden verzameld zijn. De KBO heeft een dubbel doel: de werking van de overheidsdiensten efficiënter maken en de administratieve procedures voor ondernemingen vereenvoudigen. Het mag dan ook duidelijk zijn dat de gegevens in de KBO correct en volledig moeten zijn. Het zijn de ondernemingen zelf die hierover moeten waken.

Wie, wat, hoe, waarom? In deze bijdrage gaan we verder in op de verplichting voor ondernemingen om zich in te schrijven in de KBO.

Wie? De geregistreerde entiteiten en hun vestigingseenheden

Iedere geregistreerde entiteit moet worden ingeschreven in de KBO. Concreet gaat het over de volgende entiteiten:

  • elke natuurlijke persoon die in België een onderneming is (met uitzondering van de natuurlijke personen van wie de beroepsactiviteit als zelfstandige bestaat uit het uitoefenen van een of meerdere bestuursmandaten, alsook de natuurlijke personen die in België een activiteit uitoefenen binnen de deeleconomie)
  • elke rechtspersoon naar Belgisch recht
  • elke rechtspersoon naar buitenlands of internationaal recht die in België beschikt over een zetel of een bijkantoor
  • elke andere organisatie zonder rechtspersoonlijkheid die in België hetzij als werkgever aan de sociale zekerheid is onderworpen, hetzij aan de belasting over de toegevoegde waarde is onderworpen, of die een onderneming is
  • elke vestiging, instantie en dienst naar Belgisch recht die opdrachten van openbaar nut of verbonden met de openbare orde uitvoert en over een financiële en boekhoudkundige autonomie beschikt, onderscheiden van die van de rechtspersoon naar Belgisch publiekrecht waarvan ze afhankelijk zijn
  • elke natuurlijke persoon, rechtspersoon naar buitenlands of internationaal recht of andere organisatie zonder rechtspersoonlijkheid die zich moet registreren in uitvoering van bijzondere Belgische wetgeving.

Daarnaast moet voor elke van de voormelde geregistreerde entiteiten ook de vestigingseenheid of -eenheden worden ingeschreven in de KBO. Een vestigingseenheid is elke plaats die geografisch kan geïdentificeerd worden door een adres, waar minstens één activiteit van de entiteit wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend. Voorbeelden van vestigingseenheid zijn werkplaatsen, winkels, verkooppunten, kantoren, directies, zetels, agentschappen en filialen.

Elk geregistreerde entiteit en elke vestigingseenheid krijgen een uniek identificatienummer van de KBO. Met dit identificatienummer kunnen overheden onderling gegevens uitwisselen. Zo moet de ondernemer slechts één keer dezelfde gegevens aan de overheid overmaken.

Wat? Te registreren gegevens

In de eerste plaats bevat de KBO een aantal basisgegevens van de geregistreerde entiteit, zoals onder meer de maatschappelijke naam en de commerciële naam van de vestigingseenheid, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel van de vestigingen(en), financiële gegevens (zoals het bedrag van het kapitaal, de datum van de jaarvergadering en de datum einde boekjaar), de leden van het bestuur en de identiteit van alle personen die de ondernemingsvaardigheden (Brussel en Wallonië) aantonen.

Daarnaast bevat de KBO ook de gegevens over de activiteiten van de geregistreerde entiteit, ingedeeld volgens de NACE-codes, alsook de verschillende hoedanigheden waaronder de geregistreerde entiteit is ingeschreven (o.a. werkgever RSZ, btw-plichtige, enz.).

Hoe? De ondernemingsrechtbank en het erkend ondernemingsloket

De wijze waarop een geregistreerde entiteit zich kan inschrijven bij de KBO is afhankelijk van het type entiteit. Zo worden Belgische vennootschappen (en buitenlandse vennootschappen met een bijkantoor in België), IVZW’s en stichtingen in de KBO opgenomen via de ondernemingsrechtbank en een erkend ondernemingsloket. Vzw’s worden dan weer enkel opgenomen via de ondernemingsrechtbank. Ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid (bijvoorbeeld maatschappen) en eenmanszaken hoeven niet via de ondernemingsrechtbank te passeren. Voor deze ondernemingen volstaat het om de inschrijving te laten verlopen via een erkend ondernemingsloket.

Waarom? Meer dan louter een formaliteit - sancties

Het belang van een correcte en volledige inschrijving van uw geregistreerde entiteit in de KBO kan niet voldoende worden benadrukt. Het tijdig updaten van alle gegevens in de KBO is dan ook aangewezen.

Naast een aantal praktische problemen - zo zijn onder meer de elektronische aangifte van de vennootschapsbelasting en het UBO-register gekoppeld aan de KBO en zal een onjuiste inschrijving in de KBO ook op deze toepassingen een impact hebben, - heeft het gebrek aan of een foutieve inschrijving ook mogelijk heel wat verstrekkendere gevolgen voor uw onderneming. 

Geldboetes

​Uw onderneming riskeert bij onvolledige of ontbrekende inschrijvingen geldboetes van €26 tot €10.000. Deze boetes worden zelden opgelegd. In eerste instantie zal de beheersdienst van de KBO de onderneming verzoeken om binnen de dertig dagen over te gaan tot inschrijving, wijziging of schrapping van haar gegevens.

Kosten en teveel belastingen

Tal van overheidsdiensten baseren zich op de gegevens in de KBO om na te gaan of een onderneming bepaalde belastingen dient te betalen (bijvoorbeeld provinciebelastingen, bijdragen aan het FAVV, SABAM, enz.). Indien de gegevens van de onderneming niet correct zijn, dreigt zij teveel aan belastingen te moeten betalen of alleszins bijkomende kosten te moeten dragen om reeds gevestigde belastingaanslagen te moeten betwisten.

Ook als men beroepskosten wil inbrengen, houdt men de gegevens van de onderneming maar beter up-to-date. Kosten zijn volgens de fiscus aftrekbaar wanneer ze verband houden met de uitoefening van de activiteit. Als de activiteit van de onderneming niet is ingeschreven in de KBO, kan een controleur de beroepskosten die verband houden met deze niet ingeschreven activiteit, in twijfel trekken en verwerpen.

RSZ-verminderingen

Doelgroepverminderingen voor werkgevers zijn afhankelijk van het gewest waarin de exploitatiezetel waaraan de werknemer verbonden is, gevestigd is. Het is voor elke werkgever dan ook belangrijk om op te geven in welke vestiging van het bedrijf een werknemer werkzaam is. De niet-(correcte) inschrijving van de vestigingseenheid kan bijgevolg leiden tot een weigering van bepaalde bijdragevrijstellingen en/of -verminderingen.

Subsidies / premies

Wanneer een overheid (federaal, regionaal of lokaal) premies of subsidies toekent aan bijvoorbeeld startende ondernemers of voor milieuvriendelijke investeringen, maakt ze gebruik van de gegevens in de KBO om na te gaan of de onderneming voor dergelijke subsidies of premies in aanmerking komt. Zo kan een onderneming bijvoorbeeld slechts genieten van een kmo-portefeuille wanneer deze is ingeschreven met een ‘aanvaardbare’ hoofdactiviteit.

Onontvankelijkheid van de rechtsvordering

Vooreerst kan een onderneming maar een rechtsvordering instellen als zij rechtsgeldig is ingeschreven in de KBO. Indien zij dit niet is of indien zij dit niet kan bewijzen, verleent de rechtbank de onderneming een bepaalde termijn om haar inschrijving in orde te brengen en dit te bewijzen. Als de onderneming hierin niet slaagt, verklaart de rechtbank de vordering van ambtswege onontvankelijk. 

Besluit

Uit het bovenstaande blijkt niet alleen het belang van een correcte en volledige inschrijving van uw onderneming in de KBO bij de oprichting, maar ook de noodzaak de gegevens van uw onderneming in de KBO steeds bij te werken bij wijzigingen binnen uw onderneming (bijvoorbeeld adres, naam, activiteiten, vestigingen,…). De gevolgen en sancties bij een onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO zijn immers aanzienlijk.

Regularisatie is in de meeste gevallen weliswaar mogelijk, doch brengt vaak extra kosten met zich mee. Zoals steeds geldt: “Voorkomen is beter dan genezen”.

Het loont dan ook zeker de moeite om na te gaan of de gegevens van uw onderneming in de KBO nog steeds overeenstemmen met de feitelijke situatie.