Sinds 1 januari 2018 gelden – zoals u allicht weet - nieuwe forfaits voor de waardering van de voordelen in natura voor het privégebruik van PC of laptop (€6/maand), tablet (€3/maand), gsm of smartphone (€3/maand), telefoonabonnement (€4/maand) en internet (€5/maand, ongeacht het aantal toestellen). Voor een smartphone met abonnement bedraagt het voordeel van alle aard dus €144/jaar.
In tegenstelling tot vroeger aanvaarden zowel de RSZ als de fiscus deze forfaits. Recentelijk hebben beide echter een aantal verduidelijkingen gecommuniceerd waaruit dan weer blijkt dat ze helaas toch nog niet volledig op dezelfde golflengte zitten. Het is belangrijk om na te gaan of de interne gebruikspolicies moeten worden aangepast in functie van deze standpunten.
Eigen bijdrage van de werknemer (globale vs. specifieke tussenkomst)
Als de werknemer voor het privégebruik een vergoeding betaalt, dan vermindert het forfaitair bedrag met deze ‘eigen bijdrage’. Aangezien er aparte forfaits gelden voor de verschillende voordelen (zie hierboven), mag een eigen bijdrage uitsluitend in mindering worden gebracht van het specifieke voordeel waarvoor de werknemer tussenkomt.
Voorbeeld: Een werknemer mag onbeperkt privé bellen met een ter beschikking gestelde gsm, maar moet daarvoor €10/maand betalen. Dit bedrag mag enkel in mindering worden gebracht van het forfait voor het telefoonabonnement en niet van het forfait voor het toestel of het internetgebruik. Het saldo (€6/maand) mag met andere woorden niet in mindering worden gebracht van de andere forfaits.
Wanneer de werkgever evenwel een globale maandelijkse tussenkomst vraagt, dan mag deze het totale voordeel verminderen.
Wanneer de werkgever een éénmalige bijdrage vraagt (de werknemer betaalt bijvoorbeeld een eenmalig bedrag op het moment van de aankoop van de gsm), dan mag de aftrek hiervan over meerdere maanden gespreid worden. Over welke periode dit kan, daarover hebben de RSZ en de fiscus een andere visie:
- De RSZ aanvaardt de aftrek op het forfait voor het kwartaal waarin de werknemer zijn eenmalige bijdrage betaalt en de forfaits van de drie daaropvolgende kwartalen.
- De fiscus stelt dat - omwille van het éénjarigheidsbeginsel - de aftrek enkel kan in het kalenderjaar van betaling.
Split bill-regeling
Wanneer de werknemer op een correcte manier zijn volledige privégebruik van telefoon en/of internet betaalt, dan moet noch voor het telefoon-/internetabonnement, noch voor het toestel een voordeel worden aangegeven.
Het speelt daarbij geen rol welk systeem gehanteerd wordt: 2 simkaarten (dual sim), een systeem waarbij de werknemer met een toets aangeeft dat het een privégesprek betreft, een verantwoord forfait voor beroepsgebruik waarbij de werknemer het verbruik boven dat forfait betaalt, .... In dit laatste geval benadrukt de fiscus dat dit grensbedrag moet worden vastgesteld ‘overeenkomstig ernstige normen en criteria’ en derhalve moet overeenstemmen met de werkelijkheid.
De fiscus aanvaardt dit enkel wanneer het privégebruik afzonderlijk en rechtstreeks door de provider wordt gefactureerd aan de werknemer. Een eigen bijdrage (of een inhouding op het nettoloon) valt hier dus niet onder. De RSZ hanteert op dit vlak een soepelere interpretatie waarbij het geen rol speelt of de werknemer zijn privé-aandeel rechtstreeks betaalt aan de provider of aan zijn werkgever.
Occasioneel privégebruik tijdens arbeidstijd
De fiscus stelt tenslotte dat occasioneel privégebruik tijdens de arbeidstijd geen aanleiding geeft tot een voordeel van alle aard. De RSZ heeft zich hierover nog niet uitgesproken, zodat er voor RSZ-doeleinden mogelijk wel sprake is van een voordeel alle aard.
