Het is geen geheim dat het management van heel wat bedrijven in handen is van een andere vennootschap. Ofwel gaat het dan over de zgn. managementvennootschap van de bedrijfsleider (of andere leden van het hoger management), ofwel over een andere vennootschap binnen een grotere groep. Vaak wordt deze vennootschap zelfs benoemd tot bestuurder of zaakvoerder en ontvangt zij ook bestuurdersvergoedingen en/of tantièmes.
Deze werkwijze is vaak fiscaal geïnspireerd, maar vereist de nodige
voorzichtigheid. We overlopen kort de voornaamste aandachtspunten.
Managementvergoedingen en hun aftrekbaarheid
Ingevolge art. 195 WIB’92 staat de aftrekbaarheid van bedrijfsleidersbezoldigingen aan natuurlijke personen niet ter discussie. Vanaf het moment dat deze vergoeding echter aan een vennootschap wordt toegekend, komt men in het vizier van de fiscus die de aftrekbaarheid van (te) hoge managementvergoedingen kan betwisten op basis van art. 49 WIB’92.
Op basis van dit artikel zijn kosten slechts aftrekbaar indien:
- ze verband houden met de uitoefening van de beroepswerkzaamheid
- ze tijdens het belastbaar tijdperk zijn gedaan of gedragen
- ze zijn gedaan met het oogmerk om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden - en
- de echtheid van het bedrag kan worden verantwoord
In concreto vereist de fiscus – ingevolge de laatste voorwaarde – dat een managementvergoeding terdege verantwoord moet worden door werkelijk geleverde prestaties. Indien men geen afdoende verband kan aantonen tussen de geleverde prestaties en de vergoedingen, zal de fiscus de aftrek van de vergoeding verwerpen (en dus nogmaals belasten in hoofde van de werkvennootschap).
Om dit risico te beperken is het aangewezen (voorafgaandelijk) de nodige bewijsstukken op te stellen om de prestaties te onderbouwen. Zo dient er alleszins een degelijk onderbouwde dienstverleningsovereenkomst te worden opgesteld waarin de concrete prestaties en de (berekening van de) vergoeding wordt vastgelegd en is het aangewezen dat ook de periodiek opgemaakte facturen de verrichte prestaties (correcte omschrijving) en hun prijs vermelden.
Maar dit is niet voldoende. Zo stelde het Hof van Cassatie onlangs (Cass. 15 oktober 2015) dat het niet volstaat om alleen maar een schriftelijke overeenkomst voor te leggen, maar dat ook moet kunnen aangetoond worden dat er tegenover de managementvergoedingen echte prestaties staan. Dit kan bijv. door timesheets, e-mails, rapporten van vergaderingen, nota’s, etc. die het effectief uitvoeren van de prestaties onderbouwen.
Het is dan ook aangewezen dat de managementvennootschap zelf beschikt over de nodige werkingsmiddelen om de prestaties te leveren (bijv. auto, laptop, gsm, ...). In de praktijk stellen wij vaak vast dat deze door de werkvennootschap ter beschikking worden gesteld. Dit maakt uiteraard het bovenstaand verhaal minder geloofwaardig. Maar bovendien creëert dit ook problemen inzake de voordelen van alle aard. Indien de werkingsmiddelen immers (eveneens) privé gebruikt worden, moet de managementvennootschap een voordeel van alle aard aangeven voor haar eigen zaakvoerder en moet de werkvennootschap de werkelijke kosten doorrekenen.
En hoe zit het met bestuurdersvergoedingen?
Een vennootschap kan ook een vergoeding ontvangen voor het mandaat als bestuurder. De fiscus hanteert voor de aftrekbaarheid van deze vergoedingen dezelfde voorwaarden. Echter, bij een bestuurder is er per definitie sprake van bepaalde prestaties op basis van het vennootschapsrecht (bijv. vertegenwoordiging vennootschap, deelname aan de raad van bestuur, opstellen jaarrekening, …), zodat de fiscus de vergoeding enkel kan verwerpen indien deze onredelijk of niet-marktconform is. Het uitoefenen van een mandaat verantwoordt m.a.w. niet eender welke vergoeding. Het zal dus ook hier noodzakelijk zijn effectieve prestaties aan te tonen.
In dit kader is het dan ook af te raden om in de werkvennootschap zowel als natuurlijke persoon als via een managementvennootschap benoemd te zijn als bestuurder. In dit geval zal immers mogelijks discussie ontstaan over wie nu juist welke prestaties heeft geleverd.
Tevens verdwijnt de aansprakelijkheid van de bestuurder niet door te werken met een bestuurdersvennootschap. Een bestuurder-rechtspersoon zal immers een natuurlijke persoon moeten benoemen als zgn. ‘vaste vertegenwoordiger’, die optreedt in naam en voor rekening van deze rechtspersoon. Deze vaste vertegenwoordiger is zowel burgerrechtelijk als strafrechtelijk aansprakelijk alsof hij zelf de opdracht in eigen naam en voor eigen rekening zou vervuld hebben.
Geldt hetzelfde voor vergoedingen via tantièmes?
De algemene vergadering van de werkvennootschap kan via een tantième ook (een deel van) de winst uitkeren aan de vennootschap-bestuurder. Een tantième is geen vergoeding voor effectief geleverde prestaties, maar een vennootschapsrechtelijke techniek om ook bestuurders mee in de winst van de vennootschap te laten delen.
Toch tracht de fiscus ook in dit geval art. 49 WIB’92 toe te passen door een bewijs van werkelijke prestaties te eisen. Het Hof van Cassatie is ook hier tussengekomen (Cass., 24 oktober 2013) en heeft gesteld dat de fiscus de aftrekbaarheid niet kan betwisten mits de bestuurder heeft bijgedragen tot het behalen van het resultaat. Indien m.a.w. de tantième wordt uitgekeerd uit de winst van het boekjaar (of uit winsten van vorige boekjaren) waarin de vennootschap-bestuurder ook effectief het bestuur heeft waargenomen, zal de fiscus de aftrekbaarheid van de tantièmes nog moeilijk kunnen aanvallen.
Hoewel deze uitspraak uiteraard positief is, mag deze niet geïnterpreteerd worden als een uitnodiging voor overmatige tantièmes aan eender welke gemandateerde vennootschap. U zal nog steeds moeten aantonen dat de bestuurder-vennootschap door haar prestaties heeft bijgedragen tot de gerealiseerde winst.
Aftrek btw op management- en bestuurdersvergoedingen: ook enkel voor werkelijke prestaties
Uit de rechtspraak van de laatste jaren blijkt dat het bewijs van de geleverde prestaties niet enkel zijn belang heeft voor de aftrekbaarheid inzake inkomstenbelastingen, maar ook voor de toepassing van het recht op aftrek inzake btw op de ontvangen management- en bestuurdersvergoedingen. Dit zal des te meer onder de aandacht komen, nu dat voortaan ook de bestuurdersvergoedingen van rechtspersonen in principe onder toepassing van btw zullen vallen (in principe vanaf 1 juni 2016).
Op basis van artikel 45, §1 W.btw mag een belastingplichtige de btw geheven van de aan hem geleverde diensten en goederen in aftrek brengen in de mate dat hij die diensten en goederen bestemt voor zijn activiteiten die onderworpen zijn aan de btw. De btw-belastingplichtige die het recht op aftrek inroept dient het bewijs te leveren dat aan de vereiste voorwaarden daartoe is voldaan.
Voor het recht op aftrek van de btw is aldus niet alleen vereist dat de belastingplichtige beschikt over een btw-conforme factuur (formele voorwaarde in KB nr. 3), maar moet de belastingplichtige ook kunnen bewijzen dat de diensten ook ‘daadwerkelijk’ werden verstrekt (zogenaamde essentiële voorwaarde). In het kader van dat bewijs zullen net als inzake inkomstenbelastingen volgende stukken in aanmerking komen: (1) een schriftelijke overeenkomst, (2) btw-conforme facturen met vermelding van de prestaties en hun prijs, (3) enige verantwoording van de gehanteerde prijzen en (4) eventuele andere vastgelegde communicatie.
