Privacyverklaring betreffende de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten

 1. Wat is het doel van deze privacyverklaring?

Alle Belgische vennootschappen die lid zijn van Grant Thornton International Ltd. (hierna gezamenlijk, “Grant Thornton”, “wij”, “ons” en “onze” genoemd) begrijpen hoe belangrijk privacy is voor u en respecteren uw privacy.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Grant Thornton, als verantwoordelijke voor de verwerking, de persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt in het kader van haar activiteiten. We kunnen deze verklaring van tijd tot tijd wijzigen, mocht dit nodig zijn. 

Hieronder staat een overzicht van de verscheidene Belgische vennootschappen van Grant Thornton.

De vennootschap waarbij de vacature hoort treedt op als de verantwoordelijke:

Identiteit en contactgegevens van de verantwoordelijke
Grant Thornton Belgium BV      (0474.684.049)	Uitbreidingstraat 72 bus 7,      2600 Antwerpen	Contact: HR afdeling,      hr@be.gt.com
Grant Thornton Accountancy, Tax & Legal      BV (0439.926.375)
Grant Thornton Efficiëntia BV      (0407.420.487)
Grant Thornton Bedrijfsrevisoren BV      (0439.814.826)

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

De persoonsgegevens die wij verwerken betreffen onder meer, doch zijn niet beperkt tot:

·         persoonlijke (contact)gegevens, zoals naam, voornaam, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mail, enzovoort

·         gegevens betreffende de aanwerving, zoals cv’s en/of sollicitatiebrieven, referenties en interviewnotities

·         huidige en vorige beroepsactiviteiten

·         academische curriculum

·         professionele ervaring

·         gewenst loon, onkostenvergoedingen, bonussen, toegekende voordelen van alle aard en andere vergoedingen, zoals bedrijfswagen, maaltijdcheques, telecom-abonnement, enzovoort

·         gegevens betreffende de beroepsbekwaamheid, zoals behaalde diploma’s en getuigschriften, enzovoort

·         gegevens betreffende licenties, toelatingen en vergunningen, enzovoort

·         foto’s

·         psychische beschrijvingen, zoals assessments

·         immigratiestatuut, enkel indien dit vereist is in het kader van de beoordeling van de mogelijkheid tot aanwerving

·         andere gegevens die u desgevallend uit eigen beweging aan ons zou bezorgen.

3. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens? 

Als algemene regel, verzamelen wij de persoonsgegevens rechtstreeks bij u.

Wij kunnen echter, in bepaalde omstandigheden, ook persoonsgegevens ontvangen van derde partijen (zoals een sollicitant die doorverwezen wordt door een head hunting kantoor, referenties van door u opgegeven personen, enzovoort) of deze zelf genereren (zoals eigen interviewnoties, enzovoort). 

Van tijd tot tijd kunnen we gebruik maken van de diensten van derden (inclusief andere groepsentiteiten) in het kader van de rekrutering en kunnen wij ook persoonsgegevens over u ontvangen die door deze derden zijn verzameld in de loop van de uitvoering van hun diensten voor ons of anderszins. Wanneer dit het geval is, zullen wij, desgevallend, alle stappen ondernemen die vereist zijn door de toepasselijke wet- of regelgeving om ervoor te zorgen dat dergelijke derde partijen ons hebben verzekerd dat zij het recht hebben uw persoonsgegevens aan ons bekend te maken en we zullen dergelijke persoonsgegevens niet gebruiken voor enige ander doel dan de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.

Wij zullen alleen persoonsgegevens verzamelen, verwerken of gebruiken, voor zover toegestaan of opgelegd door de toepasselijke wet- of regelgeving en rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. 

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens? 

We kunnen uw persoonsgegevens in het bijzonder voor, doch niet beperkt tot, de hierna vermelde doeleinden verwerken:

·         het bepalen van uw geschiktheid voor indienstneming, inclusief de verificatie van referenties en kwalificaties

·         beoordeling van de vereiste kwalificaties voor een bepaalde functie of taak (assessment)

·         naleving van de toepasselijke arbeids- of tewerkstellingsregelgeving

·         andere doeleinden die redelijkerwijs nodig zijn in verband met uw toekomstige tewerkstelling.

5. Wat is de rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken op basis van de volgende rechtsgronden:

·         het beoordelen van de opportuniteit tot het sluiten van een arbeidsovereenkomst en andere daarmee samenhangende contracten

·         de nakoming van onze wettelijke verplichtingen

·         uw toestemming, zoals voor gegevens die wij niet vragen, doch die u ons uit eigen beweging bezorgt of voor toevoeging van uw profiel aan onze wervingsreserve, enzovoort

·         onze gerechtvaardigde belangen, zoals de naleving van onze administratieve en vennootschapsrechtelijke verplichtingen, enzovoort.

6. Aan wie geven wij uw persoonsgegevens door? 

In zoverre toegestaan door de toepasselijke wet-of regelgeving, kunnen we uw persoonsgegevens onder meer delen met:

·         onze werknemers en medewerkers die bij de sollicitatie en de beoordeling van kandidaturen betrokken worden

·         onze dienstverleners (daarin begrepen, onze ICT-providers en sociaalrechtelijke dienstverleners) en

·         andere partijen (inclusief andere entiteiten van Grant Thornton) die uw persoonsgegevens nodig hebben.

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) is onderworpen aan waarborgen en/of overeenkomsten om de veiligheid van uw gegevens te garanderen.

Indien er geen adequaatheidsbesluit van de Commissie is voor het bestemmingsland, zullen wij bij doorgiften van persoonsgegevens gebruik maken van passende waarborgen, zoals beschreven in artikel 46 van de AVG, en dergelijke overdrachten en technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden gedocumenteerd overeenkomstig artikel 30 van de AVG. We maken bijvoorbeeld gebruik van standaardcontractbepalingen om de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) te beschermen, en ervoor te zorgen dat er een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming van toepassing is op uw persoonsgegevens, zelfs als de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming niet rechtstreeks van toepassing is.

7. Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd? 

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van door ons verwerkte persoonsgegevens te waarborgen, die omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

·         het opstellen en bijhouden van beleid- en proceduredocumenten met betrekking tot informatiebeveiliging en gegevensbescherming

·         het beoordelen en beheer van risico’s en incidenten

·         het uitvoeren van technische beveiligingscontroles, zoals het gebruikmaken van informatieclassificatie, toegangscontrole en authenticatiemethoden, fysieke/omgevings-/netwerk/perimetercontroles, technologieën zoals encryptie, anonimisering, pseudonimisering of segmentering, technologieën voor indringerdetectie en -preventie, monitoring- en antimalwaresoftware; gegevensback-up, bedrijfscontinuïteit en noodherstel, enzovoort

·         het onderzoek naar informatiebeveiligingsprogramma van leveranciers

·         het organiseren van bewustmakingsopleidingen

·         het deelnemen aan beveiligingscertificeringsproces en het uitvoeren van audits

·         enzovoort.

8. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Gegevens van sollicitanten worden bijgehouden voor maximum 180 dagen vanaf de dag van sollicitatie. 

9. Wat zijn uw rechten als betrokkene?

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschikt u als betrokkene over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:

·         recht om uw gegevens in te kijken

·         recht om uw gegevens aan te passen

·         recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

·         recht om de gegevensverwerking te beperken

·         recht om uw gegevens te laten wissen

·         recht om uw eerder gegeven toestemming in te trekken

·         recht om uw gegevens over te dragen

·         recht om klachten in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Wij dienen u erop te wijzen dat deze rechten niet altijd absoluut zijn, dat wij in bepaalde omstandigheden gerechtigd zijn of zelfs wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens verder te verwerken en dat wij derhalve niet steeds (volledig) aan uw verzoek kunnen tegemoetkomen. In dat geval zullen wij u hierover informeren.

U kan deze rechten kosteloos uitoefenen, behoudens in geval van misbruik en in welk geval wij gerechtigd zijn administratiekosten aan te rekenen om aan uw verzoek te voldoen.

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring, als u zich vragen stelt over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens beheren, of als u uw rechten wenst uit te oefenen, neem dan per e-mail contact op met HR afdeling: hr@be.gt.com.

Heeft u toch nog vragen of geraakt u er niet uit? Dan kan u contact opnemen met onze experten inzake gegevensbescherming en privacy via: privacyrights@be.gt.com