Btw-aftrek voor gemengde belastingplichtigen verandert opnieuw!

Net als vorig jaar zijn er op 1 januari 2024 tal van btw-wijzigingen van kracht geworden. Eén wijziging in het bijzonder heeft betrekking op de formaliteiten voor de toepassing van de btw-aftrekregeling volgens de algemene pro-ratamethode.

Sinds 1 januari 2023 waren die formaliteiten al van toepassing op de aftrekmethode op basis van werkelijk gebruik. Voortaan zal dit dus ook gelden voor gemengde belastingplichtigen die de algemene pro-ratamethode toepassen. Zo krijgt de btw-administratie meer zicht op gemengde belastingplichtigen die hun recht op aftrek bepalen, en dat ongeacht de gebruikte methode.

Voor welke belastingplichtingen geldt dit?

Zoals hierboven vermeld, hebben deze maatregelen betrekking op gemengde belastingplichtigen. Dit zijn belastingplichtigen die zowel btw-plichtige als btw-vrijgestelde activiteiten verrichten, die beide binnen het toepassingsgebied van de btw vallen overeenkomstig artikel 2 van het Belgische btw-wetboek.

En wat met gedeeltelijke belastingplichtigen? Een gedeeltelijke belastingplichtige is een belastingplichtige die zowel handelingen verricht die binnen het toepassingsgebied van de btw vallen (onderworpen aan of vrijgesteld van btw) overeenkomstig artikel 2 van het Belgische btw-wetboek, als handelingen die buiten het toepassingsgebied van de btw vallen, zoals een holding die louter dividenden ontvangt en leningen verstrekt aan haar dochterondernemingen.

In principe zijn gedeeltelijk belastingplichtigen niet onderworpen aan de specifieke aftrekregels voor gemengde belastingplichtigen. Dat gezegd zijnde, passen ze in de praktijk dezelfde aftrekmethode toe als gemengde belastingbetalers die de berekening op basis van het werkelijke gebruik hanteren. De regels die hieronder worden uiteengezet met betrekking tot de methode van aftrek volgens het werkelijke gebruik (meer bepaald de terugkerende formaliteiten) zijn dus in principe ook op hen van toepassing. De verplichting tot voorafgaande kennisgeving wordt niet duidelijk vermeld in de wetgeving.

In dit artikel bespreken we de wijzigingen in de twee aftrekmethoden en belichten we de belangrijkste punten waarmee u in de praktijk rekening moet houden.

Herinnering aan de wijziging die op 1 januari 2023 van kracht werd voor de aftrek volgens werkelijk gebruik

Vereiste voorafgaande kennisgeving

Op 1 januari 2023 voerde de wetgever de verplichting tot voorafgaande kennisgeving in voor nieuwe belastingplichtigen en bestaande belastingplichtigen die de aftrekmethode volgens het werkelijke gebruik al toepasten of wilden toepassen (via MyMinfin).

Voor belastingplichtigen die deze methode al toepasten voordat de nieuwe maatregel van kracht werd, moest deze kennisgeving voor 1 juli 2023 worden ingediend met behulp van formulier E604.

Voortaan moet iedere belastingplichtige die de methode van aftrek volgens werkelijk gebruik wil toepassen, dit binnen de volgende termijnen aan de btw-administratie melden:

• Voor gewone belastingplichtigen die gemengde belastingplichtigen worden, moet de kennisgeving gebeuren voor het einde van de aangifteperiode volgend op die waarin de wijziging plaatsvond
• Voor beginnende belastingplichtigen die hun activiteiten opstarten in de loop van het kalenderjaar moet de kennisgeving gebeuren voor het einde van de eerste aangifteperiode volgend op het opstarten van de activiteiten

Zodra de kennisgeving is gebeurd, moet de regeling ten minste worden toegepast tot het einde van het derde jaar na de ingangsdatum van de kennisgeving (als de betrokken persoon een gemengde belastingplichtige blijft).

Terugkerende formaliteiten

Voor terugkerende formaliteiten moeten gemengde belastingplichtigen ook de volgende aanvullende informatie verstrekken via Intervat:

• Kennisgeving van de definitieve pro-rataverhoudingen voor het vorige kalenderjaar (als de belastingplichtige dit systeem eerder heeft toegepast)
• Het aandeel, uitgedrukt als percentage van:
  1. de vooraf betaalde btw die rechtstreeks verband houdt met de bedrijfssector van de belastingplichtige en recht geeft op 100% aftrek
  2. de vooraf betaalde btw die rechtstreeks verband houdt met de bedrijfssector van de belastingplichtige maar geen recht geeft op aftrek
  3. de vooraf betaalde btw die wordt toegerekend aan beide bovengenoemde bedrijfssectoren
• Het (de) bijzondere aftrekpercentage(s) dat (die) van toepassing is (zijn) op de werkzaamheden die thuishoren in de derde categorie, en bij toepassing van verschillende bijzondere percentages, het totale resultaat van de toepassing van deze bijzondere verhoudingen op de bedrijfssectoren van de eerste en tweede categorie

Als de belastingplichtige een maandaangever is, moet deze informatie worden verstrekt bij het indienen van een van de eerste drie maandelijkse aangiften. Kwartaalaangevers dienen deze informatie te verstrekken bij het indienen van de btw-aangifte voor het eerste kwartaal.

Als niet aan deze formaliteiten wordt voldaan, is de aftrekmethode op basis van werkelijk gebruik niet langer van toepassing.

Einde van de toepassing van de regeling op basis van werkelijk gebruik

Belastingplichtigen die de aftrekregeling op basis van werkelijk gebruik niet langer willen toepassen (om over te schakelen op de aftrekregeling volgens het algemene pro-ratatarief), moeten dit voor het einde van het jaar via elektronische weg melden. De wijziging gaat in op 1 januari van het jaar volgend op de kennisgeving.

Belangrijk: deze kennisgeving is niet vereist wanneer de overschakeling het gevolg is van een wijziging in de activiteiten van de belastingplichtige (waardoor hij volledig btw-vrijgesteld of volledig btw-plichtig wordt) of van de beëindiging van zijn activiteiten. Deze wijzigingen moeten in elk geval worden doorgegeven met formulier E604.

Aanvaarding of weigering door de btw-autoriteiten

Zodra de kennisgeving is ingediend, stuurt de btw-dienst een ontvangstbevestiging in pdf-formaat. Deze ontvangstbevestiging bewijst alleen dat de kennisgeving daadwerkelijk werd uitgevoerd.

In principe kan de btw-administratie haar weigering meedelen tot 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin de mogelijkheid om de aftrekmethode op basis van het werkelijke gebruik toe te passen van kracht wordt.

Weigeringen moeten worden gemotiveerd. De btw-administratie heeft ook de mogelijkheid om wijzigingen in de methode voor te stellen (bijvoorbeeld met betrekking tot de speciale pro-rataverhoudingen die moeten worden toegepast). De btw-plichtige kan dan een aangepast verzoek indienen (via een klacht of een verzoek om instemming).

Ook belangrijk om te weten: ook als er geen weigeringsbeslissing is, behoudt de btw-administratie zich steeds het recht voor om de aftrekmethode volgens het werkelijke gebruik te weigeren indien uit een latere controle blijkt dat de btw-aftrek niet overeenstemt met de werkelijkheid of veel te hoog is. De btw-administratie kan dus ofwel nieuwe speciale pro-ratatarieven opleggen of de belastingplichtige dwingen om het algemene pro-ratatarief toe te passen.

Formaliteiten die ook moeten worden vervuld als het algemene pro-ratasysteem vanaf 1 januari 2024 wordt toegepast

Vereiste voorafgaande kennisgeving

Net als bij de aftrekmethode op basis van het werkelijke gebruik, moeten gemengde belastingplichtigen die de algemene pro-ratamethode willen toepassen, dit vanaf 1 januari 2024 aan de btw-administratie melden door middel van formulier E604.

Daarvoor gelden de volgende deadlines:

• Voor belastingplichtigen die de pro-ratamethode al toepasten voordat de nieuwe maatregel van kracht werd, moet deze kennisgeving voor 1 juli 2024 worden ingediend met behulp van formulier E604.
• Voor gewone belastingplichtigen die gemengde belastingplichtigen worden, moet de kennisgeving gebeuren voor het einde van de aangifteperiode volgend op die waarin de wijziging plaatsvond
• Voor belastingplichtigen die hun activiteiten starten tijdens het kalenderjaar, lijkt er geen deadline te zijn gespecificeerd. Toch moet de kennisgeving in principe worden ingediend voor het einde van de eerste aangifteperiode na het begin van de activiteiten (zoals het geval is bij de methode van aftrek op basis van werkelijk gebruik)

Zodra de kennisgeving is gebeurd, zal de belastingplichtige de regeling voor onbepaalde tijd toepassen.

Terugkerende formaliteiten

Elk jaar moet de belastingplichtige zijn verhoudingen doorgeven op basis van de omzet van het voorgaande jaar (of op basis van prognoses als de belastingplichtige zijn activiteiten opstart). Deze pro-rataverhouding vormt

• De definitieve verhouding voor het voorgaande jaar
• De voorlopige verhouding voor het lopende jaar

Deze verhouding moet uiterlijk worden opgegeven in de btw-aangifte van maart (voor belastingplichtigen die maandelijks aangifte doen) of van het eerste kwartaal (voor belastingplichtigen die per kwartaal aangifte doen).

In principe moet er ook een rekenblad met betrekking tot de genoemde algemene verhoudingen worden verstrekt.

Einde van de toepassing van het algemene pro-ratasysteem

Belastingplichtigen die de pro-rataregeling niet langer willen toepassen (om over te schakelen op de aftrekregeling op basis van het werkelijke gebruik), moeten dit voor het einde van het jaar via elektronische weg melden. De wijziging gaat in op 1 januari van het jaar volgend op de kennisgeving.

Belangrijk: deze kennisgeving is niet vereist wanneer de overschakeling het gevolg is van een wijziging in de activiteiten van de belastingplichtige (waardoor hij volledig btw-vrijgesteld of volledig btw-plichtig wordt) of van de beëindiging van zijn activiteiten. Deze wijzigingen moeten in elk geval worden doorgegeven met formulier E604.

Samenvattende tabel