Grensoverschrijdend thuiswerk en vaste inrichting: wat de OESO‑update van 2025 betekent voor werkgevers

De toenemende populariteit van grensoverschrijdend thuiswerk stelt werkgevers voor belangrijke fiscale vraagstukken, in het bijzonder met betrekking tot het mogelijke ontstaan van een vaste inrichting (“VI”).

In dat kader heeft de OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling) in haar update van 2025 van het OESO‑modelverdrag bijkomende commentaren geïntroduceerd, die meer duidelijkheid verschaffen over de impact van thuiswerk op de beoordeling van een vaste inrichting.

Context

Op 18 november 2025 heeft de OESO een geactualiseerde versie van het modelverdrag en de bijhorende commentaren aangenomen, met belangrijke wijzigingen aan het commentaar op artikel 5 inzake vaste inrichting. Deze aanpassingen houden rekening met flexibele werkvormen en verduidelijken onder welke omstandigheden grensoverschrijdend thuiswerk (of werken vanop een andere locatie in het buitenland) kan leiden tot het ontstaan van een vaste inrichting.

De klassieke voorwaarden voor een materiële vaste inrichting blijven ongewijzigd:

• Er moet sprake zijn van een bedrijfsinrichting van de onderneming;
• Deze moet een voldoende duurzaam karakter hebben;
• De onderneming moet haar activiteiten geheel of gedeeltelijk via deze inrichting uitoefenen;
• Er is geen vaste inrichting wanneer de activiteiten louter voorbereidend of hulpkarakter hebben.

De beoordeling van een personele vaste inrichting (bijvoorbeeld via een afhankelijk agent) blijft afzonderlijk bestaan naast de analyse van een materiële vaste inrichting.

Een nieuwe praktische drempel: de 50%-regel

Een belangrijke nieuwigheid is de introductie van een tijdsgebaseerde indicatie voor grensoverschrijdend thuiswerk:

• Wanneer een werknemer gedurende minder dan 50% van zijn totale arbeidstijd over een periode van 12 maanden van thuis uit of vanuit een andere locatie in een ander land werkt, zal deze locatie in principe niet als vaste inrichting worden beschouwd;
• Wanneer de werknemer 50% of meer van zijn arbeidstijd op dergelijke locatie presteert, is een bijkomende feitelijke analyse vereist.

Deze periode van 12 maanden betreft een doorlopende periode en hoeft niet samen te vallen met het kalenderjaar.

Belangrijk is dat, zelfs wanneer deze drempel niet wordt overschreden, nog steeds een risico kan bestaan op het ontstaan van een persoonlijke vaste inrichting.

De doorslaggevende factor: commerciële redenen

Wanneer werknemers een substantieel deel van hun activiteiten in het buitenland uitvoeren, wordt de kernvraag of er een commerciële rechtvaardiging bestaat voor hun aanwezigheid in dat land.

Volgens de OESO is hiervan sprake wanneer de fysieke aanwezigheid van de werknemer een reële bijdrage levert aan de bedrijfsactiviteiten van de onderneming.

Voorbeelden van dergelijke situaties zijn onder meer:

• Rechtstreeks klantencontact;
• Ontwikkeling van een lokale klantenbasis;
• Beheer van leveranciers of belangrijke contracten;
• (Bijna) realtime dienstverlening over verschillende tijdzones heen;
• Toegang tot specifieke lokale expertise;
• Samenwerking met andere ondernemingen of groepsvennootschappen;
• Interactie met andere werknemers binnen de groep.

Daarentegen wordt geen commerciële rechtvaardiging aangenomen indien:

• Thuiswerk enkel wordt toegestaan om een werknemer te behouden; of
• De regeling uitsluitend is ingegeven door kostenoverwegingen (bijvoorbeeld het beperken van huurkosten voor kantoorruimte).

Ook occasionele of louter bijkomstige klantencontacten volstaan niet om een commerciële reden te vormen.

Case-by-case beoordeling blijft essentieel

Ondanks de bijkomende verduidelijkingen blijft de beoordeling van een vaste inrichting een feitenkwestie die geval per geval moet worden beoordeeld, waarbij alle relevante omstandigheden in rekening moeten worden gebracht.

Contractuele afspraken (bijvoorbeeld dat een werknemer het merendeel van zijn tijd “in the field” actief is) kunnen de beoordeling ondersteunen, op voorwaarde dat zij overeenstemmen met de feitelijke situatie.

Belgische context

Het OESO-commentaar is geen bindende wetgeving, maar speelt wel een belangrijke rol bij de interpretatie van het OESO-modelverdrag.

Hoewel België momenteel geen formeel standpunt heeft ingenomen over de toepassing van het 2025-commentaar, steunen de Belgische fiscale administratie en rechtspraak in de praktijk doorgaans op de OESO‑richtlijnen bij de interpretatie van het begrip vaste inrichting.

Belangrijkste conclusie

De OESO‑update van 2025 biedt een meer gestructureerd kader voor de beoordeling van grensoverschrijdend thuiswerk, met name door de invoering van een praktische 50%-drempel en een versterkte focus op commerciële substantie. Tegelijkertijd blijft de beoordeling in essentie sterk afhankelijk van de concrete feiten en omstandigheden. Een grondige analyse van de specifieke werksituatie blijft dan ook cruciaal om mogelijke risico’s op het ontstaan van een vaste inrichting tijdig te identificeren en te beheersen.

Hoe Grant Thornton u kan ondersteunen

De specialisten bij Grant Thornton kunnen u begeleiden bij het implementeren van deze ontwikkelingen via een pragmatische en op maat gemaakte aanpak:

• Analyse van bestaande of geplande grensoverschrijdende thuiswerkregelingen vanuit het perspectief van vaste inrichting;
• Identificatie van potentiële fiscale risico’s (zowel materiële als personele vaste inrichting);
• Ondersteuning bij de documentatie en afstemming tussen contractuele afspraken en de feitelijke uitvoering;
• Bijstand bij contacten met of afstemming richting de fiscale administratie.

Wij bekijken dit graag samen verder met u en analyseren de impact op uw organisatie.